Организация делопроизводства

Рефераты по административному праву » Организация делопроизводства Скачать

1.Краткая история развития делопроизводства.

Определение делопроизводства по ГОСТу 16487-83 (название ГОСТа).

Взаимосвязь вопросов усовершенствования делопроизводства с вопросами развития и усовершенствования управления.


Определение делопроизводства по ГОСТу 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

Настоящий стандарт устанавливает основные термины и определения понятий применяемые в области делопроизводства и архивного дела.

Термины установленные стандартом обязательны для применения в документации всех видов учебной и справочной литературе.

Делопроизводство – деятельность охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Документ – материальный объект с информацией закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.


С давних времен дошли до нас различные виды документов с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны ее героическое прошлое особенности быта своего народа правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того считают что именно потребность в создании различных документов (соглашений договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного но и государственного значения. Уже в Vв. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения иначе документ терял силу.

С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.

До конца ХVв. государственных учреждений еще не существовало их функции выполняли отдельные должностные лица или органы осуществляющие свою деятельность или с очень ограниченным штатом чиновников или вообще без штата. Единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.

Однако письменные документы дошедшие до нашего времени доказывают что уже в Хв. была культура написания документов. Это договоры с Византией 911и 945гг.

Документы хранились в центральных храмах в крупных городах существовали хранилища документов а местом создания документов стали храмы посвященные покровителям цеховых ремесел-рыбаков торговцев различным товаром. В этих храмах велись судебные дела и книги записи торговых операций а хранение документов в храмах придавало юридическую силу. Большой юридической силой обладали церкви.

С увеличением числа создаваемых документов накопились и традиции в сфере документирования что привело к созданию штата профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Этот штат состоял из псаломщиков и дьяков. Также стали формироваться устойчивые образцы обращений и завершений в документах формуляры т.е. типовые устойчивые формы отдельных документов из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники». Документы скрепляли буллами - свинцовые печати.

Со временем менялась и графика письменности первоначально документы составлялись уставной манерой письма выписыванием букв с прямыми очертаниями. Позже использовался полуустав который позволил ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документ составлялся сплошным текстом без разделения на отдельные слова а знаком препинания стала использоваться точка в конце предложения.

Сформировавшиеся практикой традиции постепенно становились нормами обычая закладывая основу будущей системы делопроизводства.

Система государственного делопроизводства начала формироваться с середины ХVв. Управление государством сложилось из удельного княжества хотя это нельзя было назвать государством это было хозяйство князя. Некоторые поручения выполняли бояре приближенные к князю. Вся деятельность по вопросам государственного управления объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Удалось создать сильную централизованную систему управления. Боярская Дума и приказы выполняли все важнейшие функции административного управления поэтому этот период называют приказным.

Однако в этот период не было отлаженной системы управления. Для ведения дела передавались определенным лицам или в управлении участвовало несколько ведомств что приводило к неразберихе.

Организацией и ведением делопроизводства занимались дьяки и подьячие распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям.

В приказной избе хранилась государственная городская печать денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба делилась на столы она представляла собой и канцелярию и архив. Документы размещались на столах или на скамьях особо ценные помещали в сундуках-ларях там же и велась текущая работа и прием посетителей.

В делопроизводстве приказов использовалась очень интересная форма документа – столбец (столп столпик) т.е. свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги вместе с этим зарождалась и начала применяться тетрадная форма. По мере необходимости тетради собирались вместе переплетались и составлялись книги. В книгах велись списки финансовые учетные регистрационные записи и др.

Важным признаком официального документа являлся его формуляр. Это определялось наличием устойчивых информационных элементов документа (реквизитов языковых формул) расположенных в определенной последовательности специфической для каждого вида документа.

В документах этого периода большинство реквизитов еще не выделялось из текста т.е. обращение адресат дата документа обозначение автора и др. содержание документа составлял сплошной текст. В заключительной части документа обозначалась дата ее составления и место где она была написана.

В приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений складывается штат создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство не принимало во внимание общие административные правила поэтому не могло ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство.

Отсутствие в прежних учреждениях установленного законом порядка общих письменных форм документов постоянных сроков для производства дел правительство вынуждено было искать новые формы государственного устройства. Появляются новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них точно определяющие состав организацию компетенцию и делопроизводство.

Сенат стал первым законосовещательным органом и органом надзора за правительственными учреждениями. В то время всего было создано 12 коллегий. Каждая коллегия руководилась своим регламентом. После чего законодательной основой реформы стал « Генеральный регламент» который ввел систему делопроизводства которая получило название « коллежское» делопроизводство.

С созданием Генерального регламента делопроизводство узаконивается. Делопроизводственная деятельность закрепляется за самостоятельным подразделением-канцелярией. Были разработаны вопросы о правильном ведении регистрации документов что обеспечивало сохранность документов оперативное ведение справочной работы контроль за движением документов и их исполнением. Также были подробно проработаны вопросы документирования и движения дел ( документооборота).

В коллежском делопроизводстве возникало большое число новых документов появились и новые названия документов такие как векселя облигации реляции мемории рапорты журналы протоколы корреспонденция инструкции и другие.

В это время происходят большие изменения в форме документов. Самостоятельными элементами формуляра становятся дата документа и наименование документа. Появляются ряд реквизитов отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи отметки о согласовании регистрационные индексы отметка о контроле отметка о направлении в дело и другие.

С увеличением документооборота значительно поднялся объем письменной работы у канцелярских чиновников что привело к медлительности делопроизводства и волоките.

Большое значение для организации делопроизводства имеет установленная «Учреждением для управления губерний» «иерархия властей и мест» определившая порядок отношений между собой высших центральных и местных учреждений. Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений присутствует в некоторой степени и в современном делопроизводстве.

Начало ХIХ века встретило новые реформы государственного управления и делопроизводства которая затронула главным образом верхний уровень управления – высшие и центральные учреждения и завершило формирование системы центральных и местных учреждений.

Новая система управления – министерская была основана на создании министерств с управляющими министрами что было необходимо для более низкой и оперативной системы управления.

В 1802 году были созданы первые министерства. Комитет министров стало высшим административным учреждением.

Позже в 1910 году был создан Государственный Совет – высшее законосовещательное учреждение. Вместе с этим была проведена реформа Сената который становится высшей судебной инстанцией выполняющая функцию надзора за правительственным аппаратом. «Общие учреждением министерств» принималось единообразие в систему делопроизводства министерств а именно: создание документов архивное хранение формы документов по которым совершается делопроизводство движением документов и дел.

Существенные изменения в системе управления потерпели и формы документов. Появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка включались наименование учреждения наименование структурных подразделений отражающие место подразделений – автора в структуре учреждения (департамент отделение стол). Также включаются в состав реквизитов бланка дата документа регистрационный индекс документа заголовок к тексту документа. Появляется ссылка на поступивший документ.

Несмотря на глобальные изменения в системе управления жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Система министерского делопроизводства оставалась громоздкой и неповоротливой несмотря на использование пишущих машинок. Появление телеграфа и телефона воплотила в жизнь новый вид переписки как телеграммы и телефонограммы. Это был поистине революционный переворот в документировании деятельности учреждений.

Октябрьская революция 1917 года привела к слому старого государственного аппарата что кардинально изменило строй: высшим органом государственной власти стал Всероссийский Съезд Советов. Для управления страной образовано первое советское правительство – Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы первые 13 народных комиссариатов (наркоматов).

Отстранение от власти бывших помещиков дворян представителей купечества было закреплено декретом ВЦИК и СНК РСФСР. Для работы в советских учреждениях были привлечены солдаты рабочие не имеющие специального образования что привело к понижению уровня документационного обеспечения управления. В 1917 году СНК издает декрет « О порядке утверждения и опубликовании законов». В 1918 году было принято постановление СНК для оформления административных документов «О форме бланков государственных учреждений». В этом постановлении перечислялись обязательные реквизиты бланка документов что привело к упрощению и рационализации делопроизводства.

В 1926 году был создан Государственный институт техники управления (ИТУ) в котором велись перспективные разработки проблем делопроизводства. Проект «Общих правил документации и документооборота» был подготовлен ИТУ и издан 1931 году. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых единых для всех учреждений. В этих правилах определялись функции работников их обязанности и содержание работ.

Несмотря на разнообразия видов и форм документов которые вращались в советских учреждениях оставались неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. Поэтому остро встала проблема их унификации и стандартизации. Кабинетом стандартизации были разработаны стандарты служебных писем телеграмм телефонограмм протоколов извещений и др. Также стандартизировались материалы (бумага чернила ленты для пишущих машин и т.п.) средства и предметы конторского труда.

В 1921 году была создана Государственная общеплановая комиссия (Госплан) которая занималась разработкой общехозяйственного плана с учетом текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Документы постепенно становились более упорядоченными по структуре содержанию показателей и по форме.

Конституция 1936 года существенно изменила политическую систему иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным органом. Установилась система полномочий в издании видов документов для каждой иерархической структуры. Новые введения упростили и упорядочили процессы документирования в высших органах власти.

В 1941 году на первом межотраслевом совещании по оргтехнике была выдвинута программа по вопросу документационного обеспечения управления но этой программе ВОВ.

Экономический упадок и проблемы восстановления народного хозяйства отодвинули на второй план проблему документационного обеспечения управления.

В 1960 году состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Поднятые вопросы во многом совпадали вопросами межотраслевого совещания 1941 года.

С 1958 года Главное архивное управление (ГАУ) при Совете Министров СССР стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений организации и предприятий.

В 1963 году ГАУ изданы № Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений организаций предприятий СССР» которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.

В 1965 году была разработана единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) а в 1973 году « Основные положения ЕГСД» одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и были использованы в министерствах ведомствах и организациях как положение не имеющее официального статуса. В 1988 году была создана новая редакция государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Важным событием 70-80-ых годов в делопроизводстве стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39 – 72 и др.) общесоюзных классификаторов (ОКУД ОКПО ОКОНХ и др.) технико-экономической информации унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Это значительно улучшило оформление документации облегчило процессы поиска учета и хранения разнообразной информации.

В 1991 году с распадом СССР в республике были созданы самостоятельные структуры которые занимались проблемами научного и нормативно-методического обеспечения делопроизводственных служб. Главное управление при Совете Министров БССР было преобразовано в Комитет по архивам и делопроизводству в Республике Беларусь.

Белорусским государственным институтом стандартизации и сертификации (БелГИСС) в 1995 году был утвержден и введен в действие стандарт Беларуси СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения». В 1996 году был введен в действие СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» который был разработан Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела.

Современное белорусское делопроизводство находится на стадии развития. С ростом развития и усовершенствования делопроизводства в системе управления усовершенствовалось и само управление и развитие технологии управления государственного аппарата. Стремительный рост в усовершенствовании делопроизводства привело к снижению излишних документов к снижению объемов информации снижение затрат труда на все виды работ с документацией повысилась оперативность надежность экономичность и организация управленческого труда культура работы аппарата возможность использования в будущем информации зафиксированной в документах.


2. Определение УСОРД по ГОСТ 6.10.1 –88 ( название ГОСТа).

Основания для разработки УСОРД ее основная цель. Порядок применения и ведения УСОРД.


Определение УСОРД по ГОСТ 6.10.1 –88 « Унифицированная система документации используемые в АСУ. Основные положения»

УСОРД – унифицированная система организационно-распорядительной документации.

АСУ – автоматизированная система управления.


Для повышения эффективности производства в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений организаций и предприятий документов типизации их формы снижение трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку достижения информационной совместимости автоматизированных без данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности средств их ведения нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление единообразия состава и форм управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда.

Основные принципы и основания для разработки УСОРД являются:


  • Создание общей модели построения документов. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации отдельных видов документов конкретного документа и т.д. Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление но и стало основным методом унификации документов;

  • Единообразие форм документов и правил их построения составление оформление. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов унификации расположения данных на полях документа выработки терминологии и условных сокращений.

  • Комплексность унификации. Унификация показателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех стадиях его создания обработки и хранения. Кроме того должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию установление единой структуры показателей применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления единообразие формулировок наименований реквизитов входящих в состав показателей расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов кодирование показателей с помощью ЭВМ.

  • Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов которые нужны для решения конкретных задач для поиска и подтверждения юридической силы документов.

Страницы: 1 2