Документы делового общения

Рефераты по делопроизводству » Документы делового общения Скачать

Государственный комитет

Российской Федерации

по стандартизации метрологии

и сертификации


ПОТОКОЛ


12.03.04 N 4


Москва


Заседания научно-технической

комиссии по общетехническим

и организационно-методическим стандартам


Председатель – Ткаченко В.В.

Секретарь – Горелов В.А.

Присутствовали: Алмазов И.А Антоновский И.П. Балакирев П.С. Бурденков К.С.


Приглашённые: заместитель директора Книжной палаты Иванов Р.Н. начальник отдела методики стандартизации НИИС Сухарев В.И. начальник отдела систем документиро­ва­ния ВНИИДАД Соколова А.Н. заместитель директора ГНИЦВОК Сухов Н.К.


Повестка дня:

1. О проекте стандарта «Документация управленческая. Протокол».

Доклад начальника отдела методики стандартизации НИИС Сухарева В.И.

2. О проекте стандарта «Транслитерация русских слов латинскими буквами».

Доклад заместителя директора Книжной палаты Иванова Р.Н.


1. СЛУШАЛИ:

Сухарева В.И. – о проекте стандарта «Документация управленческая. Протокол». Текст доклада прилагается.


ВЫСТУПИЛИ:

Балакирев П.С. – Формуляр протокола построен на основе единой схемы (форму­ля­р-образец). Правила оформления протоколов базируется на существующей рацио­наль­ной практике документирования. Проект согласован с наиболее компетентными ор­га­ни­за­циями. Предложил утвердить стандарт и ввести его в действие с 1 января 2005

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Утвердить проект стандарта «Документация управленческая. Протокол» и установить срок введения в действие – 1 января 2005 года.


2. СЛУШАЛИ:

Иванова Р.Н. – о проекте стандарта «Транслитерация русских слов латинскими буквами». Необходимость стандарта вызвана резким возрастанием обмена информа­цией с зарубежными странами. Изучены все существующие способы транслитерации. Проект стандарта согласован со всеми заинтересованными ведомствами.

ВЫСТУПИЛИ:

Петров Е.Я. – проект не отражает существующую практику транслитерации в научной литературе.

Ткаченко В.В. – стандартом трудно пользоваться при передаче телеграмм за рубеж.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1 Поручить члену научно-технической комиссии Евсеенко Э.П. согласовать проект с институтом русского языка РАН к 08.07.04.

2.2 Доработать проект стандарта и представить его на утверждение научно-технической комиссии к 10.07.04. Ответственный – заместитель директора Книжной палаты Иванов Р.Н.


Председатель


Секретарь


личная подпись


личная подпись


В.В.Ткаченко


В.А.Горелова

В дело 13-10

подпись Резун Б.В.

15.03.04

Государственный комитет

Российской Федерации

по стандартизации метрологии

и сертификации


ВЫПИСКА ИЗ ПОТОКОЛА


12.03.04 N 4


Москва


Заседания научно-технической

комиссии по общетехническим

и организационно-методическим стандартам


Председатель – Ткаченко В.В.

Секретарь – Горелов В.А.

Присутствовали: Алмазов И.А Антоновский И.П. Балакирев П.С. Бурденков К.С.


Приглашённые: заместитель директора Книжной палаты Иванов Р.Н. начальник отдела методики стандартизации НИИС Сухарев В.И. начальник отдела систем документиро­ва­ния ВНИИДАД Соколова А.Н. заместитель директора ГНИЦВОК Сухов Н.К.


Повестка дня:

2. О проекте стандарта «Транслитерация русских слов латинскими буквами».

Доклад заместителя директора Книжной палаты Иванова Р.Н.


2. СЛУШАЛИ:

Иванова Р.Н. – о проекте стандарта «Транслитерация русских слов латинскими буквами». Необходимость стандарта вызвана резким возрастанием обмена информа­цией с зарубежными странами. Изучены все существующие способы транслитерации. Проект стандарта согласован со всеми заинтересованными ведомствами.


ПОСТАНОВИЛИ:

2.1 Поручить члену научно-технической комиссии Евсеенко Э.П. согласовать проект с институтом русского языка РАН к 08.07.04.

2.2 Доработать проект стандарта и представить его на утверждение научно-технической комиссии к 10.07.04. Ответственный – заместитель директора Книжной палаты Иванов Р.Н.

Председатель


Секретарь


личная подпись


личная подпись


В.В.Ткаченко


В.А.Горелова

ВЕРНО

секретарь

подпись

Б.В. Резун


16.03.04


Акт


Акт – документ составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

АКТ – справочно-информационный документ в системе организационно-распорядительной документации. Он содержит информацию необходимую для разработки и принятия управленческого решения и служит одним из определяющих юридических оснований для издания распорядительных документов.

В практике управления применяются и составляются акты многих разновидностей – ликвидации проверки экспертизы приёма-передачи инвентаризации списания аварии сдачи-приёма работы и т. п. которые могут относиться к другим системам документации и существовать в виде шаблона трафарета и даже унифицированной утверждённой формы.

Но общие правила составления и оформления и формуляр акта остаются едиными.

Акты составляются коллегиально с целью объективно зафиксировать существующие или происшедшие события факты и состояния установить их содержание сущность причины и следствия. В состав комиссии должны входить не менее двух составителей. На практике же число членов комиссии устанавливается всегда нечётным.

Акты составляются как постоянно действующими так и специально созданными комиссиями цель работы которых полномочия и состав членов закрепляются в издаваемых распорядительных документах предприятия или организации (приказе руководителя распоряжениях заместителей руководителя и главных специалистов).

В некоторых случаях акт может быть составлен комиссией образованной на основании устного распоряжения руководителя или его заместителей в пределах их компетенции.

Акты составляются также полномочными должностными лицами (государственными санитарными врачами инспекторами пожарного надзора аудиторами и финансовыми консультантами имеющими государственный аттестат и т. п.) и представителями контролирующих органов (архивной налоговой торговой административно-технической и других инспекций).

В акте фиксируются только реальные точно установленные комиссией факты окончательные выводы объективные количественные показатели и другие сведения которые получены в результате работы комиссии.

На основе черновых и предварительных записей членов комиссии акт окончательно составляется и оформляется в том количестве экземпляров которое определяется целью и задачами работы комиссии количеством заинтересованных сторон или нормативными документами регламентирующими составление актов в конкретных случаях. Каждый экземпляр акта подписывается всеми членами комиссии принимавшими участие в проверке или установлении фактов состояний событий. Все экземпляры документа приобретают одинаковую юридическую силу.

Особое мнение члена комиссии должно быть изложено на отдельном листе бумаги и оформлено в виде приложения к акту.

Акт может быть оформлен на общем бланке предприятия учреждения организации или на чистом листе формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка (продольном или угловом).

В формуляр акта входят следующие реквизиты: наименование автора документа название вида документа (АКТ); дата; регистрационный номер; место составления; заголовок; текст; подписи; гриф утверждения.

Название вида документа (АКТ) оформляется при угловом расположении реквизитов от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже наименования предприятия или организации а при продольном расположении реквизитов и в общем бланке – центрованным способом прописными буквами.

Дата оформляется цифровым способом (10.03.04) и является как правило датой актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась несколько дней то при составлении акта указывают дату окончания работы. Эта дата является датой составления и подписания акта.

Регистрационные номера актов обычно проставляются при оформлении результатов работы комиссий имеющих конкретную постоянную компетенцию и установленный срок полномочий (экспертная аттестационная квалификационная и т. п.). При актировании единичных фактов и событий номер может отсутствовать.

Реквизит «место составления» содержит название географического пункта в котором реально состоялось событие зафиксированное в акте и где реально работала комиссия.

Заголовок акта оформляется в левом верхнем углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита «место составления». Он отвечает на вопрос «О чём?» начинается с предлога «О» («Об») и формулируется с помощью отлагательного существительного. В заголовке акта обычно отражается цель его составления цель работы комиссии:

О списании оборудования

полиграфической лаборатории

О выделении документов и дел

к уничтожению




О приёме-передаче дел по

должности бухгалтера-

операциониста



Текст акта состоит как правило из двух логических составных частей: введение – изложение (вводной и констатирующей). При необходимости допускается заключительная часть текста (заключение) в которой содержится выводы решения или рекомендации комиссии составившей акт.

Вводная часть текста строго формализована и фактически не является сплошным связным текстом. Основание которое закрепляет полномочия цель работы комиссии и состав её членов оформляются от границы левого поля через 2-3 межстрочных интервала ниже заголовка.

Например:

Основание: приказ генерального директора от 10.03.04 №42 «Об обеспечении сохранности документального фонда акционерного общества БиГ»

Все элементы текста относящиеся к слову «Основание» печатаются через межстрочный интервал от левого поля.

Характерный оборот текста «Составлен комиссией:» располагается через 2 межстрочных интервала ниже слова «Основание» и заканчивается двоеточием.

Составлен комиссией:

Председатель

- исполнительный директор Прохоров И.О.

Члены комиссии:

1 Управляющий делами Баринов П.Е.;

2 Член Совета директоров Воронин С.Д.

Через 2 межстрочных интервала ниже от границы левого поля оформляется состав комиссии с указанием должностей её членов и распределением обязанностей в ней. В некоторых случаях в актах полные названия должностей т. е. с указанием наименований учреждения и структурного подразделения. Строка с обозначением председателя комиссии отделяется 2 межстрочными интервалами; список членов комиссии нумеруется арабскими цифрами и печатается через 1.5 межстрочных интервала. Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту а не по значимости занимаемых ими должностей.

Во вводной части акта также могут быть указанны лица присутствовавшие при проверке участвовавшие в работе но не являющиеся членами комиссии (это как правило проверяемые сдающие дела руководители заинтересованных подразделений и т. п.).

Например:


Присутствовали: заведующий архивом Журавлёв Л. А.


Подобная формализация вводной части текста акта делает невозможным применение устаревшего канцелярского оборота: «Мы нижеподписавшиеся (далее – перечисление должностей и фамилий) составили настоящий акт в том что …» который не соответствует системе делового стиля современного русского литературного языка и употребляться не должен.

Констатирующая часть текста отражающая существо и результаты работы комиссии представляет собой сплошной связной текст оформляется с красной строки и отделяется от вводной части 3-4 межстрочными интервалами. Форма представления текста – изложение в котором установленные факты события обстоятельства перечисляются по степени значимости с помощью простых предложений преимущественно с прямым порядком слов. Текст удобно начинать с указания даты и цели составления акта.

Например:


15 марта 2004 г. комиссия провела экспертизу (проверку приём-передачу дел по должности и т. п.);

16 марта 2004 г. инспектор отдела кадров Иванов И. И. сдал а секретарь генерального директора Васильева В. В. приняла дело по должности инспектора отдела кадров фирмы «Салют».


Завершают текст сведения о количестве составленных экземпляров акта и месте нахождения каждого. Представление этих сведений также формализовано. Оформляются они через 2-3 межстрочных интервала ниже связного текста. С красной строки указывается: «Составлен в … экземплярах:» а на отдельных строках от границы левого поля фиксируется место хранения (номер дела по номенклатуре дел) или адресат которому направлен экземпляр акта.

Например:


Составлен в 3 экземплярах:

1 экземпляр – в дело № 03-12;

2 экземпляр – в Совет директоров;

3 экземпляр – в Управление по работе с персоналом.


При наличии приложений к акту ссылка на них даётся в конце текста перед подписями.

Подписи председателя и всех членов комиссии (составителей) располагаются через 3-4 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и разделяются двумя интервалами. Расшифровки подписей печатаются от 6-го положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме заглавных). Инициалы располагаются перед фамилией пробел между инициалами и фамилией не делается.

Личные подписи председателя и всех членов комиссии проставляются на каждом экземпляре акта. Названия должностей в подписях не указывается.

Например:


Председатель комиссии

И.А.Морозов


Члены комиссии


О.В.Аверина

Т.Г.Болотова

Н.В.Носов

В.С.Сидоров


Почти все разновидности актов подлежат утверждению или первым руководителем предприятия и организации или его заместителями по указанию приказу или распоряжению которых комиссия получила свои полномочия а также органами коллегиального управления предприятием (Общим собранием Советом директоров правлением) или вышестоящей организацией.

Утверждение оформляется грифом который располагается в верхнем правом углу документа и оформляется в соответствии с требованиями изложенными в ГОСТе.


УТВЕРЖДЕНО

Протокол заседания Правления

20.03.04 №2


Закрытое акционерное

Общество Издательство

«Дивина»

УТВЕРЖДАЮ

Коммерческий директор

(личная подпись) В.П.Сидоров


АКТ

21.03.04


      1. №3


Москва


О пересортице и недостаче

печатной продукции


Основание: устное распоряжение коммерческого директора от 20.03.04


Составлен комиссией:


Председатель – старший товаровед коммерческого отдела Рогова В.И.


Члены комиссии:


  1. Экспедитор склада Суриков А.П.

  2. Директор магазина Сухов Д.В.


20 марта 2004 г. со склада печатной продукции в магазин издательства «Дивина» поступило 100 пачек печатной продукции по товарно-транспортной накладной № 025 15627.

При поэкземплярной проверке литературы было установлено:

1. По сводной накладной № 1318 значится 100 экземпляров книги Альбова А.С. «Письмо зарубежному партнёру» на сумму 50 тыс. руб.

2. Фактически магазином получено 50 экземпляров книги Альбова А.С. на сумму 225 тыс. руб. и 50 экземпляров романа Хейли А. «Колёса» на сумму 15 тыс. руб.

3. Образовалась пересортица товарных фондов магазина и недостача в сумме 10 тыс. руб.

Комиссия считает необходимым в трёхдневный срок доставить со склада издательства в магазин недостающие 50 экземпляров книги Альбова А.С. «Письмо зарубежному партнёру» на сумму 25 тыс. руб. и накладную на полученные экземпляры книги А.Хейли.


Составлен в 3 экземплярах:

1 экземпляр – в дело № 06-11;

2 экземпляр – на склад печатной продукции;

3 экземпляр – в магазин издательства.


Председатель комиссии


(личная подпись)


В.И.Рогова

Члены комиссии


(личная подпись)

(личная подпись)


А.П.Суриков

Д.В.Сухов



Письмо-благодарность

В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

ОАО «Пром»


Директору


ОАО «АСТРОН»

П.И. Иванову

444567 г. Самара

440056 г. Пенза

ул. Кирова 12

ул. Попова 11

тел (095) 22 36 15


от 28.03.2002 1-78

на №__178 от 25.03.2002


Уважаемый Петр Иванович!

Мы получили Ваше приглашение на конференцию по обсуждению новой линии по производству оборудования за которое мы Вам признательны.

Мы рады присутствовать на этом мероприятии.

С наилучшими пожеланиями.


Генеральный директор

Н.Н. Лядов


Котова Татьяна Александровна

(095) 22 36 55


Введение


Любая управленческая деятельность связана с запечатлением информации в документе и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. Если создание документа обычно является функцией руководителей и специалистов то их оформление как правило поручается секретарям- референтам (секретарям) или работникам службы делопроизводства. Таким образом фактически все работники сферы управления занимаются оформлением документов.

Составление и оформление служебных документов регламентировано нормативными актами. Каждому работающему с документами прежде всего надо знать и иметь под рукой для справки новый российский стандарт – ГОСТ Р 6.30-97 «Требование к оформлению документов». Само название стандарта говорит о том что в нем установлен порядок оформления реквизитов документов. Следует помнить что стандарт распространяются на «предприятия организации и их объединения независимо от организационно-правовой формы и виды деятельности».


Доверенность


Общеизвестно что сотрудник не вправе совершать ряд действий от имени организации где он трудится без наличия у него определенных полномочий на их совершение.

Такие полномочия вытекают из закона иных нормативных актов либо доверенностей.

В последнее время различные организации все чаще и чаще используют доверенность в своей повседневной практической деятельности. Но как показывает опыт что порой приводит к неблагоприятным для организаций последствиям.

Рассмотрим оформление тех доверенностей которые выдаются организациями для совершения определенных действий от их имени и в их интересах.

Определение доверенности содержит часть 1 статьи 185 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ) – доверенностью признается письменное уполномочие выдаваемым одним лицом другому для представительства перед третьими лицами.

На основании доверенности поверенное лицо (тот есть то кому выдана доверенность) имеет право на совершение от лица выдавшего доверенность – доверителя – определенных действий.

Объем полномочий поверенного (т.е. тех действий которые он имеет право совершать от имени доверителя) определяет сам доверитель. Отсюда можно выделить несколько основных видов доверенностей. Так генеральная или полная доверенность возлагает на поверенного право совершать все допустимые законом действия от имени организации-доверителя. Доверенность специальная - лишь ряд однородных действий в определенный промежуток времени (например представительство по всем делам в арбитражном или общем судах; получения товарно-материальных ценностей регулярно поступающих в адрес организации и т. д.). На основании разовой доверенности допустимо совершение поверенным какого-либо конкретного юридического действия (например представительство в арбитражном суде по одному конкретному делу либо получение каких-то документов).

В соответствии с действующим гражданским законодательством выдача доверенности является сделкой и к организации ее совершающей предъявляются все требования какие существуют в отношении участвующих в сделках лиц.

Организация-доверитель должна в обязательном порядке обладать гражданской правоспособностью т.е. иметь гражданские права соответствующие целям деятельности предусмотренным в ее учредительных документах и нести связанные с этой деятельностью обязанности. Доверитель имеет право в любой момент отменить действия доверенности. В этом случае он обязан известить об этом поверенного а также всех тех лиц (организаций граждан) для представительства перед которыми выдана доверенность. При прекращении доверенности поверенный должен возвратить доверенность. Часто встречается что доверитель и поверенный заключают между собой соглашение об обязательстве доверителя не отменять действие доверенности до истечения срока ее действия. Скажу сразу такое соглашение не имеет юридической силы и обязательство доверителя не влечет никаких правовых последствий.

Поверенный в рассматриваемой нами ситуации в большинстве случаев выступают сотрудники организации-доверителя но доверенности могут выдаваться и другим лицам не связанным с организацией трудовыми отношениями а также и организациям.

Поверенный также должен обладать гражданской правоспособностью и дееспособностью. Надо отметить что поверенный не может совершать определенные действия от имени доверителя если он не имеет право совершать их самостоятельно. Поверенному в ряде случаев требуется специальное разрешение (лицензия) на совершение ряда действий для совершения которых законодательство требует наличие такого разрешения (лицензия).

Поверенный в соответствии с п. 3 ст. 182 ГК РФ не может совершать сделки от имени доверителя ни в отношении себя лично а также в отношении другого лица представителем которого он одновременно является за исключением коммерческого представительства (когда лицо постоянно и самостоятельно представительствует от имени предпринимателей при заключении ими договоров в сфере предпринимательской деятельности).

Следует отметить что поверенный не вправе выходить за пределы полномочий предоставленных доверенностью. Сделка заключенная с превышением полномочий считается заключенной от имени и в интересах самого поверенного если только организация-доверитель впоследствии не одобрит её.

Действие доверенности прекращается в следующих случаях:

  1. Истечения срока доверенности;

  2. Отмены доверенности лицом выдавшим её;

  3. Отказ лица которому выдана доверенность;

  4. Прекращение (ликвидации или реорганизации) юридического лица от имени которого выдана доверенность;

  5. Прекращение юридического лица которому выдана доверенность.

Рассмотрев ряд общих вопрос касающихся доверенности перейдем теперь непосредственно к порядку её оформления.

При оформлении секретарю важно неукоснительно соблюдать требования предъявляемые к форме доверенности. Ст. 185 ГК РФ предусматривает письменное исполнение доверенности. То есть секретарь должен составить доверенность в форме письменного документа. Обычно для этого используется фирменный бланк организации содержащий указание на её организационно-правовую форму и наименование а также основные реквизиты (почтовый адрес телефоны банковские реквизиты). Но возможно использование и просто листа бумаги с оттиском углового штампа организации.

Для наиболее часто используемых доверенностей а также для тех формы которых утверждены государственными органами существуют типографски исполненные бланки (доверенности на право получения товарно-материальных ценностей и денежных средств др.) что позволяет правильно их оформить избежав различного рода ошибок.

В тексте доверенности обязательно должны быть прописью указаны место и дата ее составления (подписания). Например «г. Москва двадцать первое февраля одна тысяча девятьсот девяносто восьмого года». Следует отметить что если в доверенности отсутствует дата ее совершения то такая доверенность в соответствии с п. 1 ст. 186 ГК РФ признается ничтожной т.е. не имеющей юридической силы с момента выдачи.

Следующим моментом который необходимо отразить в доверенности является срок её действия. Такой срок может быть различным – от нескольких дней (при совершении каких –либо разовых действий) до трех лет. Выдача доверенностей на более длительный срок гражданским законодательством Российской Федерации запрещена! Срок действия может быть определен конкретной датой («действует до 8 мая 1999 г.») или же определенным промежутком времени с момента ее выдачи («в течение 1 года со дня выдачи»). Если в доверенности по каким-то причинам не указан срок ее действия то в соответствии опять же с п.1 ст.186 ГК РФ такая доверенность имеет силу в течение одного года со дня ее совершения. Удостоверенная нотариусом доверенность предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указаний о сроке её действия сохраняет силу до её отмены доверителем. По правилам срок действия доверенности указывается в ее конце.

В доверенности необходимо отразить полное наименование организации-доверителя ее местонахождение а также фамилию имя отчество (а в необходимых случаях и занимаемую должность) поверенного. Не лишним будет отразить паспортные данные или данные иного документа удостоверяющего личность поверенного. Если поверенным является юридическое лицо указывается его полное наименование.

В доверенностях на имя адвоката указывает его место работы (адвокатскую фирму юридическую консультацию).

Правильность изложения секретарем полномочий поверенного крайне важна. Полномочия – это указание на те действия которые поверенный имеет право совершать от лица доверителя. Полномочия излагаются предельно четко максимально конкретно во избежании в дальнейшем различного рода противоречий.

В зависимости от объектов сделок осуществляемых через представителей доверенности имеют свои особенности. Гражданское законодательство требует чтобы в доверенности на совершении дарения представителем был назван предмет дарения (автомашина строение и т.д.) а также одаряемый. (Замечу что дарение запрещается в отношениях между коммерческими организациями за исключением обычных подарков стоимость которых не более пяти минимальных размеров оплата труда). В доверенности должны быть отдельно оговорены полномочия поверенного по передаче недвижимого имущества (т.е. подписание соответствующего акта сдачи-приемки или иного документа) по договору купли-продажи или обмены. Такие полномочия возможно оформить и самостоятельной доверенностью.

Отдельная оговорка требуется и для права поверенного представляющего организацию в арбитражном и общем судах окончание дела миром признания или отказ полностью или частично от исковых требований изменения предмета иска обжалования решения суда получение исполнительного листа.

Следующим шагом является указание на то могут ли полномочия по настоящей доверенности быть переданы другим лицам (т.е. передоверие).

Далее следует указание на срок действия доверенности о котором подробно говорилось.

Ни в коем случае нельзя после срока действия доверенности дописывать какие-либо дополнительные полномочия поверенного. Такая доверенность не будет иметь юридической силы!

Теперь о том за чьей подписью выдаются доверенности от имени организации.

Гражданское законодательство определяет что от имени юридических лиц доверенности подписываются руководителем (генеральным директором председателем Правления и т.д.) возможно также возложение полномочий по подписанию доверенностей на какое-либо другое должностное лицо (например Вице-президент) но с условием что таковые полномочия отражены в учредительных документах организации.

Ряд доверенностей должны содержать две подписи: руководителя и главного (старшего) бухгалтера. К таким доверенностям закон относит доверенности от имени юридического лица основанного на государственной или муниципальной собственности на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей.

Закон возлагает на должностных лиц ряда организаций и удостоверение доверенностей которое приравнивается к нотариальному. Так начальники военных лечебных учреждений их заместители по медицинской части старшие или дежурные врачи удостоверяют доверенности находящихся на излечении военнослужащих; командиры воинских частей – доверенности военнослужащих проходящих службу в их частях; начальники исправительно-трудовых учреждений – доверенности лиц отбывающих заключение и т.д.

В организации где работает гражданин могут быть удостоверены доверенности на получение им заработной платы иных платежей связанных с трудовыми отношениями (премий и т.д.) вознаграждений авторов и изобретателей пенсии пособий и т.д.

На доверенности в обязательном порядке ставится печать юридического лица. В тех организациях где существует гербовая печать именно она и проставляется на доверенности. Остальные организации используют обычную круглую печать. Отмечу что доверенности не имеющие печати не обладают юридической силой!

Как показывает практика слабый контроль за выдачей доверенностей влечет порой для организаций самый неблагоприятные последствия. Поэтому секретарю важно правильно и четко организовать строгий учет выданных доверенностей.

Каждая доверенность должна иметь порядковый номер по форме которую целесообразно утвердить приказом по организации.

Необходимо иметь соответствующий журнал учета выданных доверенностей где должны содержаться следующие сведения: номер доверенности дата ее выдачи кому выдана доверенность и на совершения какого действия срок действия доверенности подпись лица получившему доверенность. Целесообразно также делать отметку о возращении доверенностей по истечению срока действия исполнению полномочий отмены и т.д.

Для доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и денежных средств существует установленная форма журнала учета (его обычно ведет бухгалтерия).

Приведем ряд примера наиболее распространенной доверенности.


Бланк организации


ДОВЕРЕННОСТЬ


г. Москва восьмое февраля одна тысяча девятьсот девяносто восьмого года

№ 000-0


Общество с ограниченной ответственностью «Интер-трей2 в лице Генерального директора Иванова П.И. действующего на основании Устава уполномочивает заместителя Генерального директора Васильева Ю.Н. (паспортные данные) подписывать от имени Общества любые договоры и соглашения бать полномочным представителем на всех предприятиях в учреждениях и организациях вести дела Общества в арбитражных и общих судах со всеми правами предоставленными законами истцу ответчику или третьему лицу в том числе с правом окончания дела миром признания иска или отказа полностью или частично от исковых требований изменения предмета иска обжалования решения суда.

Полномочия по настоящей доверенности не могут быть переданы другим лицам.

Доверенность действительна по 08 февраля 2001 года.


Генеральный директор П.И.Иванов

(печать организации)


ДОВЕРЕННОСТЬ


Я сотрудник фирмы «Юрисформсервис» Николаев Алексей Константинович доверяю консультанту Григорьевой Екатерине Александровне получить мой гонорар в размере 2 млн. 860 тыс. рублей (двух миллионов восьмисот шестидесяти тысячи рублей).


17 мая 1997 г. Николаев А.К.


Подпись Николаева А.К. удостоверяется

Дата подпись


Докладные и объяснительные записки


Докладная записка – документ содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса и в случае необходимости – выводы и предложения составителя по решению.

Объяснительная записка – документ объясняющий причины какого – либо действия события факта или поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана отчёта проекта постановления приказа и др.). В последнем случае он может называться пояснительной запиской.

Докладные и объяснительные записки являются справочно-информационными документами и играют важную роль в документировании управленческой деятельности. Они служат не просто для передачи информации с одного уровня управления организацией предприятием фирмой на другой но являются непосредственными основаниями для издания распорядительных документов в тексте которых иногда предусматривается оформление соответствующей ссылке.

Докладная и объяснительная записки имеют одинаковый состав реквизитов типового формуляра но разные цели создания составляются в различных управленческих ситуациях. В системе организационно – распорядительной документации они имеют устойчивую сферу применения и даже получившие в последнее время широкое распространение служебные записки не смогли вытеснит их из так называемо «внутренней переписки» организации.

Докладная и объяснительная записка могут составляться как по указанию руководителя предприятия организации и структурного подразделения или вышестоящего учреждения так и по инициативе структурного подразделения конкретного работника или предприятия. Они являются основной для принятия управленческого решения или издания распорядительного документа и могут адресоваться руководителю данного предприятия организации и структурного подразделения или в вышестоящее министерство ведомство и организацию.

Оформление докладных и объяснительных записок должно соответствовать уставленным требованиям. Однако в зависимости от того является ли документ внутренним или направляется в вышестоящую организацию в оформление этих документов появляются свои особенности.

Докладные и объяснительные записки направляемые за пределы данного предприятия или организации называются внешними. Составляются они достаточно редко но как правило по вопросам имеющие существенное значение для деятельности предприятия. Поэтому оформляются они на общем бланке.

В состав типового формуляра внешней докладной или объяснительной записки входят следующие реквизиты:

наименование автора документа (организации фирмы может быть указано наименование вышестоящей организации в систему которой она входит);

название вида документа (докладная записка объяснительная);

дата;

регистрационный номер;

адресат;

место составления;

заголовок к тексту;

текст;

подпись.

При оформлении внешних докладных и объяснительных записок угловое расположение реквизитов является предпочтительным.

Например:

Северный административный

округ г. Москвы

Муниципальный

книжный магазин

«Лира»

Название вида документа (докладная записка объяснительная записка) оформляется ниже наименование предприятия или организации прописными буквами.

Дата оформляется цифровым способом (19.03.04) от границы левого поля ниже названия вида документа или объяснительной записки является датой её подписания и отправки. Дата проставляется лицом подписывающим документ.

Регистрационный номер помещается справа от даты на одной строке с ней и представляет собой простой порядковый номер (№ 25). Иногда он может включать в себя индекс структурного подразделения номер дела по номенклатуре дел и порядковый докладной записки (№ 09-14/25).

Адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании автора и формулируется в соответствии с установленными требованиями. Например адресование вышестоящей организации или структурному подразделению оформляется в именительном падеже:

Префектура Юго-Восточного

административного округа

г. Москвы

Центр делового сотрудничества

Адресование первому руководителю (иногда и его заместителям) формулируется в дательном падеже (кому?) причём в наименование должности включается полное наименование организации или предприятия-адресата а перед фамилией может указываться сокращённая форма от принятого но пока не ставшего нормой вежливого обращения «господину» «госпоже»:

Председателю

Московской

лицензионной палаты

г-ну Лямину А.Е.

Адресование другому конкретному должностному лицу формулируется следующим образом:

Комитет по культуре

Правительства Москвы

(именительный падеж)

Начальнику отдела театров

и концертной деятельности

Можаевой Л.А.

(дательный падеж)

Заголовок к тексту докладной записки оформляется в левом верхнем углу под бланком от границы левого поля. Заголовок кратко отражает содержание документа отвечает на вопрос «О чём?» начинается отглагольным существительным с предметом «О» и обычно не превышает 3-5 строк напечатанных через 1 межстрочный интервал (фланговым способом).

Структура текста докладной или объяснительной записки зависит от цели её создания.

Например текст инициативной внешней докладной записки состоит как правило из двух частей.

В одной содержится точное и объективное описание события или ситуации их оценка составителем и другая аргументируемая информация о необходимости принятия тех или иных управленческих решений. Архаичный оборот «Довожу (Доводим) до Вашего сведения …» в этой части текста не употребляется. В другой части текста формулируются выводы предложения и рекомендации. Характерными для этой части текста являются глаголы «предлагаю (-ем)» «считаю (-ем) необходимым» «прошу (просим)».

Две части выделяются в случае необходимости и в тексте объяснительной записки.

В одной – кратко констатируется или излагается содержание положений пунктов и разделов основного документа или управленческой ситуации фактов и событий. В другой – объясняются причины приводятся расчёты экономическое и юридическое обоснование и другие доказательства.

Информационные и отчётные докладные записки содержат как правило только одну часть текста – перечисление сведений о выполнении каких-либо заданий поручений планов и т. п.

Пояснения к положениям разделам и пунктам основного документа в объяснительной (пояснительной записке) также могут быть оформлены как одна часть текста и располагаться по степени их значимости по пунктам. Они могут быть также пронумерованы в соответствии с номерами положений разделов и пунктов основного документа.

Текст может быть представлен в виде сплошного связного текста а также в форме таблицы или сочетании этих форм в соответствии с установленными требованиями.

Внешнюю докладную или объяснительную записку подписывает как правило первый руководитель предприятия или организации а в некоторых случаях – его заместители в пределах их компетенции.

Подпись оформляется через 2-3 интервала ниже текста от границы левого поля и включает наименование должности лица подписавшего документ его личную подпись и расшифровку подписи.

В случае необходимости в формуляр внешней докладной или объяснительной записки включается реквизит «отметка о наличии приложений» которая располагается от границы левого поля ниже текста. Если приложения полностью названы в тексте то форма отметки следующая:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если документы-приложения не названы в тексте то в отметке необходимо перечислить их названия с указанием количества экземпляров.

Например:

Приложение:

1 Договор о разработке научно-технической продукции от 19.02.04 на 2 л. в 1 экз.

2 Акт сдачи-приёмки научно-технической продукции по договору от 19.03.04 № 2 на 1 л. в 3-х экз.

Текст относящийся к отметке о наличии приложений печатается через 1 межстрочный интервал.


Муниципальное предприятие

при Правительстве Москвы

«Экспресс-реклама»

Заместителю председателя

Московской регистрационной

палаты


Докладная записка

Г-ну Мазкову В.В.


19.03.04 № 14

Москва


Об утверждении формы

паспорта регистрации

вывесок торговых предприятий


Во исполнение распоряжения Правительства Москвы от 20.02.04 № 136-р «О приведении в порядок вывесок и витрин торговых предприятий в г. Москве» нами разработана автоматизированная система регистрации вывесок.


Для внедрения системы с 01.04.04 прошу Вас утвердить единую машиноориентированную форму «Паспорт регистрации вывески торгового предприятия в г. Москве».


Приложение: на 1 л. в 5 экз.


Генеральный директор (личная подпись)

И.А.Истрин


Северный административный округ

г. Москвы


Общество с ограниченной

Ответственностью

«Продовольственный магазин

№ 35 «Наташа»

Начальнику Отдела

Госинспекции цен

Префектуры Северного

административного

округа г. Москвы


г-ну Костикову Л.П.


Объяснительная записка


19.03.04 № 17

Москва


О размере торговой надбавки


Ассортиментный перечень продовольственных товаров которые магазин будет реализовывать по социально низким ценам в подарочных наборах к Празднику 9 мая был утверждён Управлением потребительского рынка 01 марта 2004 г.


В пунктах 6. «Сахар» и 7. «Кондитерские изделия» при расчёте розничной цены процент торговой надбавки нашего магазина составил 10% что полностью соответствует распоряжению Правительства Москвы от 14.01.04 № 56-р.


Генеральный директор (личная подпись)

Г.Д.Андреева


Внутренние докладные и объяснительные записки адресуемые руководителю предприятия организации или структурного подразделения составляются значительно чаще и как правило являются непосредственными основаниями для издания приказов по основной деятельности по личному составу и распоряжений.

Внутренняя докладная или объяснительная записка оформляется на чистом листе бумаги с угловым расположением реквизитов по образцу общего бланка. Формуляры этих документов совпадают и состоят из следующих реквизитов:

Наименование структурного подразделения – автора; название вида документа; дата; регистрационный номер (только в случае необходимости); заголовок к тексту; адресат; текст; подпись.

Наименование структурного подразделения – автора (где непосредственный составитель документа занимает конкретную должность) оформляется в верхнем левом углу листа бумаги от границы левого поля.

Название вида документа (докладная или объяснительная записка) оформляется прописными буквами на следующей строке также от границы левого поля.

Дата является датой составления и подписания документа и оформляется цифровым способом (19.03.04).

Регистрационный номер на внутренних докладных записках проставляется только в случае необходимости.

Адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании структурного подразделения и формулируется в дательном падеже. В адресате указывается конкретное наименование должности фамилия и инициалы руководителя.

Например:

Начальнику транспортного

отдела

Трофимову О.Ф.

При адресовании первому руководителю название предприятия входящее в состав наименования его должности указывается как правило сокращённо:

Ректору ВАВТ

Шорину А.Б.

Заголовок к тексту располагается через 2-3 межстрочных интервала ниже даты и номера в верхнем левом углу.

Если текст внутренней докладной или объяснительной записки не превышает 6-8 строк то заголовок к нему допускается не формулировать.

Структуры текста внутренних докладной и объяснительной записок также похожи.

Внутренняя докладная записка также стоит как правило из двух логических смысловых частей.

В зависимости от цели создания докладной записки её текст может представлять собой только предложение автора.

В первой части текста внутренней объяснительной записки содержится подтверждение событий признание определённого поведения совершённых действий поступков и нарушений а во второй – объяснение их причин перечисление доказательств оправданий иногда – ссылка на оправдательные документы. Части текста подобной объяснительной записки могут не подразделяться на абзацы и входить в состав одного предложения. Например:

«10 марта 2004 г. я опоздал на работу на 30 минут т. к. в метро был нарушен график движения и поезд простоял в тоннеле перед станцией «Университет» с 8.30 до 8.50».

Документы служащие оправданием могут быть приложены к объяснительной записке. Отметка об их наличии оформляется так же как и во внешних докладных и объяснительных записках.

Подпись оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста и состоит из наименования должности лица составившего докладную записку личной подписи и её расшифровки.


Аналитическая лаборатория

Директору хлебозавода «Нива»


Докладная записка

Горбуновой В.П.


10.03.04


Лаборатория не может качественно осуществлять входной контроль поступающего вспомогательного материала и муки т. к. лабораторная печь и лабораторная тестомесильная машина давно не работают.

Прошу дать указание отделу материально-технического снабжения срочно закупить необходимое оборудование.

Приложение: заявка на приобретение оборудования на 1 л. в 1 экз.


Заведующий лабораторией (личная подпись)

И.И. Истомина


Научно-исследовательский

отдел автоматики

Заместителю директора

Политехнического музея


Объяснительная записка

Хитрову И.Н.


10.03.04


08 марта 2004 г. в зале № 8 посетителями был сломан макет промышленного робота ПР-222 инвентарный № 71547.

Поломка была совершена в моё отсутствие т. к. с 05 марта я замещаю на 0.5 ставки музейного смотрителя отдела космонавтики и обхожу закреплённые за мной залы по специальному графику.


Музейный смотритель (личная подпись)

Н.П. Ковалёва



Московский Экономико-Финансовый Институт


Курсовая работа по предмету

«Деловое общение»


Документы делового общения


Выполнил студент группы:

7МТ-331-ВЧ-С

Воротников В. В.

Проверила:

Труфанова И. В.


Москва 2004


Содержание

ЗАО "Статус"

ПОТОКОЛ

12.07.99 N 4

Рязань

общего собрания

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ - ......

СЕКРЕТАРЬ - .....

ПРИСУТСТВОВАЛИ: .......

ПРИГЛАШЁННЫЕ: .......

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об организации летнего отдыха сотрудников

2. О переходе на новую систему премирования

1. СЛУШАЛИ:

......

ВЫСТУПИЛИ:

Грачёв И.И. .......

Каршин А.И. .......

Лан О.Б. .......

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Подготовить документы для организации семейных туров по на­шей стране и за рубежом до 21.07.99

2. СЛУШАЛИ:

.......

ВЫСТУПИЛИ:

Словин Н.Н. .......

Шмелёв А.В. .......

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1. Перейти на новую систему премирования с 01.08.99

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ < > ............

СЕКРЕТАРЬ < > ............

В дело 13-10

18.07.99 < >


Литература


1) Кузнецова Т.В. Составление и оформление служебных документов – Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез» 1999 г.

2) Кузнецова Т.В. Делопроизводство – Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез» 2000 г.



Служебные письма


Письмо – самый распространённый способ обмена информацией оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов выделяемых по способу передачи текста (по почте).

Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любой организации и имеют множество разновидностей: сопроводительные информационные гарантийные рекламные претензионные арбитражные письма-подтверждения письма-напоминания письма-извещения письма-просьбы письма-уведомления и т.д.

Письмом выражают поздравление пожелание приветствие в торжественных случаях. Письма направляются в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документов бланке формата А4 (210х297 мм); если текст не превышает семи строк возможно использования формата А5 (148х210 мм).

Бланк письма включает название вышестоящей организации полное и сокращённое название данной организации код организации по ОКПО. Далее размещают почтовый и телеграфный адреса номера справочного телефона факса. Эти реквизиты представляют собой блок справочной информации об организации – авторе документа поэтому они могут быть дополнены номером счёта в банке адресом электронной почты и другими сведениями.

В бланке предусмотрено место для проставления номера и даты письма (при его регистрации) а также номера и даты входящего письма место для заголовка тексту и для адресата. Инициативные письма организации-автора имеют один номер (индекс) и дату. В ответных письмах принято давать кроме того ёще ссылку на номер и дату того письма на которое отвечают.

Письма могут быть составлены на так называемых областных бланках где после названия организации указывается должность руководителя.

Датой документа является датой его подписания. Установлены три способа оформления даты. Даты содержащиеся в тексте документа даты согласования визирования утверждения заверения подписания регистрации оформляются цифровым способом – две пары арабских цифр в последовательности: день месяца месяц; четыре арабских цифры – год.


Например: 01.03.04.


Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.


Например: 1 марта 2004 г.


Возможно оформление даты в следующей последовательности расположение цифр: год месяц день месяца.


Например: 2004.03.01


Этот способ оформления даты закреплён в стандарты ISO (Международной организации по стандартизации).

Существуют несколько способов адресования. При направлении писем в адрес организации фамилия его руководителя может быть корреспонденту не известно. В таком случае наименование учреждения пишется в именительном падеже и адресование оформляются следующим образом:


Министерство труда РФ


При направлении писем конкретному должностному лицу название организации указывается в именительном падеже а должность и фамилия адресата – в дательном.

Например:

Министерство высшего

и профессионального образования РФ


Управление делами

Заместителю начальника

Ялимову Н.П.


При адресовании документа физическому лицу в реквизите «адресат» вначале указывают инициалы и фамилию получателя затем почтовый адрес. Почтовый адрес указывается на документе в соответствии с действующими почтовыми правилами.


Например:

П.Р.Кореву

ул. Парковая д.17 кв.34

Иваново 153043


Письма не должны содержать более четырёх адресов. Слово «копия» перед вторым и следующими адресатами не проставляются.

Почтовый адрес может указываться только на конверте.

Заголовок к тексту составляется во всех случаях когда документ оформлен на бумаге формата А4. Если письмо (как и все другие информационные документы) подготовлены на формате А5 то заголовок можно опустить. Заголовок должен в краткой форме выражать основное содержание документа. Наличие заголовка помогает быстро определить степень информативности документа его важность или срочность помогает ориентироваться в содержании документа при его получении рассмотрении.

Заголовок должен быть кратким точно передавать смысл текста он должен быть грамматически согласован с названием вида документа.


Например:

Докладная записка (о чём?) об изменении штатного расписания.

Письмо (о чём?) об условиях найма на работу иностранной рабочей силы.

Справка (о чём?) о подготовке отчёта.


Подпись. Обычно право подписи писем является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей установленным правовым актом (уставом положением об организации приказом о распределении обязанностей и др.) т.к. письма оформляют на бланке то в реквизит «подпись» входит наименование должности руководителя (без названия организации) личная подпись инициалы и фамилия.


Например:

Генеральный директор

личная подпись

А.Д.Лукьянов

Письма содержащие финансовые обязательства подписывают несколько должностных лиц одной организации их подписи располагают одну под другой в порядке соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.

Страницы: 1 2 3 4 5