Основы делопроизводства

Рефераты по делопроизводству » Основы делопроизводства Скачать

Содержание

Введение.. 3

Структура и назначение номенклатурных дел.. 13

Требования к формированию дел.. 14

Правила хранения дел.. 22

Экспертиза ценности документов.. 25

Оформление дел.. 27

Составление описей дел.. 28

Порядок передачи дел в архив.. 30

Архивное хранение документов в электронной форме.. 31

Приложения.. 33

Введение

Приступая к изучению курса прежде всего следует ознако­миться с основными профессиональными терминами и опреде­лениями постоянно встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство — отрасль деятельности обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку­ментами.

Первоначально термин появился в устной речи (предполо­жительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения воз­никала необходимость закрепления результата например дос­тигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали доку­менты так как устное слово кратковременно может быть забы­то искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов относящих­ся к какому-либо делу вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания до­кументов (документирование);

• организацию работы с документами (получение передача обработка учет регистрация контроль хранение систе­матизация подготовка документов для сдачи в архив уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управ­ление компьютерных систем и их организационным программ­ным и информационным обеспечением для приближения к терминологии употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются сино­нимами и применяются для обозначения одной и той же дея­тельности. И тот и другой термин можно встретить например в названиях документов регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструк­ция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Рос­сийской Федерации».

Документирование — это процесс создания и оформления доку­мента. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у лю­дей в глубокой древности. До нашего времени дошли «докумен­ты» различных эпох созданные на глиняных табличках бересте каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок графика письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом доку­менты созданные каким-либо способом письма - рукописным машинописным типографским компьютерным а также с ис­пользованием графики рисунка фотографии звуко- и видеоза­писи и на специальном материале (бумаге кино- и фотопленке магнитной ленте диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается науч­ная дисциплина — документоведение.

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государ­ственным стандартом как «организация документооборота хранения и использования документов в текущей деятельно­сти учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документа­ми входит:

• прием и первичная обработка документов;

• их предварительное рассмотрение и распределение;

• регистрация документов;

• контроль исполнения документов;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов;

• их отправка;

• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так реги­страция означает запись учетных данных о документе по установ­ленной форме фиксирующая факт его создания отправления или получения контроль исполнения документов — совокупность дей­ствий обеспечивающих их своевременное исполнение формирова­ние дела — группирование исполненных документов в дело в соот­ветствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел заводимых в организации с указанием сроков их хранения оформленным в установленном порядке) и систематиза­ция документов внутри дела.

Любое управленческое решение всегда базируется на инфор­мации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные» «сведения» «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

«Информация — сведения о лицах предметах фактах событи­ях явлениях и процессах независимо от формы их представления».

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразде­ляется на медицинскую научную техническую технологиче­скую и др. В федеральных органах власти и управления в учре­ждениях организациях и на предприятиях (независимо от на­правления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота оперативность достоверность точность адресность дос­тупность для восприятия человеком.

Документы используются в различных областях деятельно­сти отраслях знаний сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того в какой отрасли и для каких целей он используется. Так для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо для историка - историческим источни­ком кибернетика-документалиста — носителем информации а I специалисты в области управления считают его средством фик­сации и передачи управленческих решений.

В Федеральном законе «Об информации информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на тер­мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов которые называются реквизитами (наименование автор адресат текст дата подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа?

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа его I назначением требованиями к содержанию и форме данного до­кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в лю­бом случае как следует из определения информация зафикси­рованная на материальном носителе должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь­ко тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов событий явлений объективной действительности и мыслительной деятельности челове­ка любым удобным способом на специальном материале.

Документы зафиксировав (отобразив) информацию тем са­мым обеспечивают ее сохранение и накопление возможность передачи другому лицу многократное использование повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затраги­вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические традиционные (рукописные машино­писные) и на машинных носителях научные технические лич­ные и официальные и др.

Официальные документы это документы созданные юриди­ческими или физическими лицами оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составля­ют служебные (управленческие) документы которые определяют­ся государственным стандартом как официальные документы используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж­дения предприятия любой фирмы обеспечивая взаимодейст­вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля­ются основанием для принятия управленческих решений слу­жат доказательством их исполнения и источником для обобще­ний и анализа а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных доку­ментов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической бухгалтерской оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому доку­менты можно классифицировать в соответствии с их назначени­ем как средства:

• регламентации деятельности (уставы положения регла­менты правила инструкции и др.);

• распорядительной деятельности (приказы указания по­становления решения распоряжения и др.);

• накопления и обобщения информации (отчеты акты доклады и др.);

• передачи информации (письма телеграммы телефоно­граммы и др.).

Кроме того важную роль в сфере управления играют доку­менты отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы) которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности и средством на­копления и обобщения информации.

Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать ин­формацию и придать ей юридическую силу. Значение латин­ского слова «документ» (documentum) - доказательство свиде­тельство. В настоящее время бесспорность документа также оп­ределяется понятием «юридическая сила документа».

Для управленческой деятельности юридическая сила докумен­тов чрезвычайно важна так как означает что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них инфор­мации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех кому он адресован или для круга уча­стников управленческих действий (органов управления их струк­турных подразделений общественных организаций должностные лиц и граждан) которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления1 . Из этого определения следует что орган управления или должностные лица выпускающие документ обязаны:

• соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

• издавать документы только в пределах своей компетенции;

• соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов отно­сятся: наименование организации дата и регистрационным номер документа подпись печать грифы согласования и ут­верждения.

В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые бело­вые подлинники копии.

Черновой документ изготовленный рукописным машино­писным способом или распечатанный с компьютера отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ — это рукописный или машинописный доку­мент текст которого переписан с чернового документа или напи­сан без помарок и исправлений.

Документ в котором содержатся сведения подтверждающие его достоверность (об авторе времени и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр документа обладающий юридической силой.

Копия документа — это документ полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть и х. Копия документа может быть факсимильной или сво­бодной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содер­жание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты включая подпись и печать) или часть их особенности их расположения. Факсимильная копия изго­тавливается на копировальной технике с использованием фо­тографии аппаратов факсимильной связи принтеров. Для документов изготовленных на пишущих машинках факсимиль­ной копией является второй и последующие экземпляры доку­ментов полученные через копировальную бумагу. Они как пра­вило остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий — отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты до­кумента но не обязательно повторяет его форму.

Система документации — это совокупность документов взаи­мосвязанных по признакам происхождения назначения вида сферы деятельности единых требований к их оформлению.

Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов отно­сящихся к различным системам документации. Соотношение до­кументов из различных систем в делопроизводстве разных учреж­дений и организаций неодинаково так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения его масштабности места в системе федерального управления и ряда других причин. Но не­зависимо от этого в любой организации используются документы отражающие организационную распорядительную и исполнитель­скую деятельность. Их совокупность составляет систему организа­ционно-распорядительной документации. Государственный стан­дарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы в которых фиксируются решения админист­ративных и организационных вопросов а также вопросов управления взаимодействия обеспечения и регулирования деятельности органов власти учреждений предприятий организаций их подразделений и должностных лиц. Таким образом система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

Помимо общих для всех учреждений и предприятий функ­циональных систем документации выделяют также отраслевые системы которые используются при документировании соответ­ствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это например системы документации по здравоохранению образо­ванию (общему и специальному) нотариальные судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми так и с функциональными системами. С од­ной стороны она представляет для других систем правовую ос­нову а с другой — в ней находят отражение вопросы руково­дства контроля планирования учета отчетности и т.д.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Стандартизация — это процесс установления и применения стан­дартов под которыми понимается «образец эталон модель прини­маемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объ­ектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанав­ливает комплекс норм правил требований к объекту стандартиза­ции и утверждается компетентным органом. Применение стандар­тов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартиза­ции координируется государственными органами стандартизации.

Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят та­кие элементы как типизация унификация агрегирование. С одной стороны это методы стандартизации с другой — виды работ которые могут осуществляться как самостоятельные. На­пример в широком смысле типизация — это разработка типо­вых конструкций или технологических процессов на основе об­щих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод используется для создания ти­повых форм документов и типовых текстов т.е. образцов или эталонов на основе которых создаются конкретные документы.

Типовой текст — это текст-образец на основе которого в после­дующем создаются тексты аналогичного содержания.

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе форме единообразию». По официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции процессов и услуг значений их параметров и разме­ров. Исходя из этого следует что во-первых в процессе унифи­кации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например форм или видов доку­ментов их показателей и реквизитов). А во-вторых унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой облас­ти деятельности в том числе и в документировании. Управленче­ские документы используемые в самых разных сферах и органах управления должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизвод­ства способствует их оперативной обработке и исполнению со­кращает затраты времени на работу с документами не только дело­производственного персонала но и всех работников управленче­ского аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.

Унифицированная система документации (УСД) — система документации созданная по единым правилам и требованиям со держащая информацию необходимую для управления в определен­ной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм докумен­тов и систем документации — министерства (ведомства) осуще­ствляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так министерство финансов отвечает за бухгалтерские докумен­ты министерство здравоохранения РФ — за медицинские Госу­дарственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации Росархив РФ — за сис­тему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обра­ботки. Они обязательны для применения во всех учреждениях организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.


Структура и назначение номенклатурных дел

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать необходима систематизация исполненных доку­ментов т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ относящихся к одному вопросу или участку деятельности по­мещенных в отдельную обложку».

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возмож­ность использования нужной информации документы класси­фицируют: разделяют их на группы с разными сроками хране­ния. Специальным классификационным справочником позво­ляющим определить порядок распределения документов в дела является номенклатура дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наимено­ваний дел заводимых в организации с указанием сроков их хране­ния оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел - это многофункциональный документ используемый для разных целей:

• номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки).

Страницы: 1 2 3