Технология обеспечения сохранности документов

Рефераты по делопроизводству » Технология обеспечения сохранности документов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РФ

МИНИСТЕРСТВО РФ ПО АТОМНОЙ ЭНЕРГИИ

УРАЛЬСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по дисциплине

Архивоведение

на тему

Технология обеспечения

сохранности документов

Выполнил:

студент группы КАД-58В

…………………………. Е.В. Угарова

(дата роспись)

Проверил: преподаватель

…………………………. А.А. Матвеева

(дата роспись)

Новоуральск 2000

О Г Л А В Л Е Н И Е

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………………

Глава I. Основы обеспечения физико-химической сохранности документов…….

Физико-химические факторы разрушения документов…………………………

Биологические факторы разрушения документов……………………………….

Санитарно-гигиенические условия сохранности документов………………….

Температурно-влажностный режим сохранности документов…………………

Глава II. Основные требования к помещению и оборудованию архива…………..

Создание оптимальных условий хранения документов………………………..

Требования к помещению архива………………………………………………..

Электро- и противопожарное оборудование…………………………………….

Стеллажное оборудование………………………………………………………..

Упаковка документов……………………………………………………………..

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………………….

Приложение 1……………………………………………………………………………….

Приложение 2……………………………………………………………………………….

Список литературы………………………………………………………………………..

3

5

5

6

9

9

12

12

12

13

14

16

18

20

21

22

В В Е Д Е Н И Е

Цель данной работы рассмотрение и изучение технологии сохранности документов характеристика основных методов хранения документов и их описание.

В работе подробно рассматриваются основы физико-химической сохранности документов факторы их разрушения старения угасания режим и условия их хранения. А также материалы средства и оборудование для хранения и упаковки документов применяемые в архивах. Рассмотрение и изучение этих вопросов является основной задачей этой работы.

Документы являются средством закрепления различными способами на специальных материалах информации о фактах событиях явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В государственных и ведомственных архивах библиотеках других центрах документации сосредоточен большой объем ретроспективной информации используемой для диалектико-материалистического изучения истории государства в народнохозяйственных научных и культурных целях.

В соответствии с законом СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» акты государственной власти и органов государственного управления кинофотодокументы и звукозаписи древние рукописи а также редкие печатные издания отнесены к документальным памятникам истории и культуры. Обеспечение сохранности документов является крупной научной проблемой имеющей важное политическое народнохозяйственное и социально-культурное значение.

Российскими специалистами проделана большая работа по улучшению условий хранения документов и созданию вновь оборудованных архивохранилищ. В результате систематической работы проводимой в архивах библиотеках научных институтах и лабораториях стала более ясной картина физико-химического состояния документов и некоторых процессов изменения их первоначальных свойств под влиянием внешних факторов - света температуры и влажности воздуха его газового состава и др.

В различных хранилищах сконцентрированы весьма разнообразные по времени происхождения содержанию оформлению технике и способу воспроизведения документы. К ним относятся древние и современные рукописные и печатные материалы в виде книг отдельных государственных актов планов чертежей рисунков и художественных репродукций выполненных на различных сортах бумаги коже и пергаменте посредством использования различных красителей органического и неорганического происхождения.

В основе данной темы лежит ряд нормативных актов регламентирующих деятельность учреждений хранящих документы – архивов. Основными документами в данной области являются "Основные правила работы государственных архивов СССР" и "Основные правила работы ведомственных архивов". В этих нормативных актах подробно описываются условия хранения документов: температурно-влажностный режим размеры помещений архива размеры стеллажей и другое.

Вопросы касающиеся наиболее новой архивной техники подробно отображены в книгах по архивоведению. Наиболее полные сведения по теме этой работы содержатся в книгах "Архивоведение" авторов Крайской З.В. Челлини Э.В. и "Основах обеспечения сохранности документов" Сергазина Ж.Н. В данных источниках проанализированы современные методы и тенденции в области обеспечения сохранности документов. С естественнонаучной и технической точки зрения рассматриваются теоретические основы старения и долговечности документов на различных носителях; технология хранения и защиты информации от преждевременного разрушения.

Глава I

Основы обеспечения физико-химической

сохранности документов

Длительная сохранность документов зависит от создания оптимальных условий их хранения связанных с благоприятными температурно-влажностным и световым режимами а также от постоянного соблюдения санитарно-гигиенических требований.

Физико-химические факторы разрушения документов

Физико-химическим изменениям (старению) подвергаются все составные части документов: бумага красители (чернила тушь карандаш машинописные красители) клей картон переплетов. Бумага становится хрупкой и ломкой. Особенно неустойчива современная бумага сортов газетная и типографская № 3 которая уже через десять лет желтеет и становится хрупкой.

На физико-химическое состояние документов в хранилищах оказывает неблагоприятное воздействие ряд факторов: резкие перепады температуры и излишняя сухость воздуха отрицательно влияют на структуру бумаги делая ее ломкой; прямые солнечные лучи влияют на структуру бумаги и обесцвечивают краситель которым нанесен текст; наличие в воздухе вредных примесей (сернистого газа) в сочетании с повышенной влажностью также влечет за собой порчу текста: сырость вызывает развитие плесени которая пропитывая бумагу покрывает ее разноцветными пятнами разрушает и иногда полностью уничтожает текст. Обесцвечивание текста называется угасанием текста документа. Солнечный свет является одним из факторов губительно действующих на основу бумаги и красители. Под влиянием ультрафиолетовых лучей бумага желтеет и теряет механическую прочность а большинство текстов выцветает разрушаются также и кожаные переплеты. В связи с этим рекомендуется ставить стеллажи в хранилищах таким образом чтобы документы были освещены минимально. Мерами препятствующими старению бумаги и выцветанию текстов являются вставка светорассеивающих стекол а при их отсутствии - окраска стекол белилами или применение штор из плотной темной ткани а также раздвижных ставней. Особенно благоприятно хранение документов в коробках и папках изготавливаемых с учетом размеров документов. Дела размещают в коробках с таким расчетом чтобы их можно было свободно вынимать и подкладывать не повреждая обложек и листов документов. Если архив не имеет возможности закартонировать дела (уложить их в коробки или картонные папки с клапанами) то рекомендуется обертывать связки или обкладывать их бумагой. Для этого пригодны сорта бумаг: рисовальная марки В чертежная марок В 0 № 1 2 обложечная марки А перфокарточная форзацная лощеная марки А.

Картонирование предохраняет документы и от другого отрицательно влияющего на них фактора - пыли. Пыль попадая между волокнами бумаги разрушает целлюлозу и тем самым снижает прочности бумаги способствует увеличению влаги является средой для питания спор плесневых грибков переносчиком яиц насекомых. В промышленных районах где воздух загрязнен газами (сернистым окислами азота и др.) лежащая на документах пыль способствует концентрации газов а следовательно и активизации их старения.

Биологические факторы разрушения документов

Очень опасны для документов биологические вредители : растения (бактерии грибы) и животные (насекомые грызуны). Появление их в архиве - серьезная угроза сохранности документов. Поэтому необходимо иметь хотя бы элементарное представление о биологических факторах влияющих на ускорение "старения" документов.

Бактерии являются низшими одноклеточными организмами. Для их жизнедеятельности необходима высокая влажность бумаги возможная при затоплениях хранилищ или постоянной подмочке дел из-за неисправности кровли отопления сырых стен. На бумаге появляются пигментные пятна неправильной формы. Кожа и клей переплета разлагаются: на них появляется слизь а с течением времени (если не бороться с бактериями и не улучшить режим хранения документов) отверстия на месте поражений.

Способы борьбы: дезинфекция изменение условий хранения дел.

Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются грибы называемые в быту плесенью . Для документов характерно поражение грибами-паразитами живущими за счет мертвых органических остатков. Они появляются на бумаге коже и картоне переплетов клее нитках. Известно свыше 200 видов грибов обитающих в архиве и книгохранилищах. Грибы - многоклеточные растения размножающиеся спорами. Споры легко переносятся потоками воздуха особенно в запыленных помещениях и могут быстро заразить здоровые документы. Как правило грибы развиваются на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температурах 20 - 27 °С в тесно заставленных углах не проветриваемых шкафах. Грибы очень чувствительны к действию газов поэтому для борьбы с ними эффективна дезинфекция. Однако грибы обитающие в хранилищах очень жизнестойки: грибы погибшие от недостатка влаги или низких температур могут возродиться опять при возникновении благоприятных для них условий. В связи с этим необходимо сухую плесень удалять с бумаги и переплетов мягкими марлевыми или ватными тампонами.

Повреждение документов насекомыми встречается реже чем повреждение грибами но ущерб документам ими может быть нанесен в более короткие сроки. Известно около 100 видов насекомых повреждающих документы но это не специфические вредители бумаги. В естественных условиях это - вредители древесины муки меха кожи и т.д.

Наибольшее распространение в архивохранилищах получили жуки: точильщики притворяшки кожееды.


Среди точильщиков (мебельный хлебный пестрый) самым опасным и прожорливым является хлебный который поражает переплеты проклеенные мучным клеем а также прилегающие к нему листы. Особенно прожорливы его личинки. И жук и личинки живут и листах делая в них ходы.

а) б)

Рисунок 1.1. – а) хлебный точильщик; б) мебельный точильщик.


Личинки и жуки притворяшки-вора и шелковистого притворяшки повреждают все части переплетенных документов.

а) б)

Рисунок 1.2. – а) притворяшка-вор самец; б) притворяшка-вор самка.

Кожееды постоянно в документах не находятся а лишь питаются ими. Могут уничтожить бумагу пергамент все части переплета. Чаще всего они обгладывают документы с поверхности не делая ходов. В хранилищах встречаются кожееды: антренус ветчинный и ковровый. Жуки и личинки кожеедов днем прячутся за плинтусами под полом в закрытых шкафах книгах.



а) б) в)

Рисунок 1.3. – а) личинка кожееда; б) кожеед ветчинный(рябой); в) кожеед ковровый.

В архивохранилищах может обитать моль двух групп: питающаяся только растительной пищей - зерновая грибная и семенная моль (повреждает в основном переплеты и корешки проклеенные мучным клеем) питающаяся веществами животного происхождения - шубная мебельная ковровая и платяная (повреждает документы и части переплета). Все виды моли связаны с продовольственными складами складами древесины и гнездами птиц.


Тараканы не живут в листах а приходят питаться мучным клеем вместе с ним они грызут бумагу одновременно сильно загрязняя документы своими выделениями.

Рисунок 1.4. – таракан.

Для борьбы с биологическими вредителями необходимо проводить систематическую профилактику (периодически просматривать дела проверять состояние полов плинтусов не вносить в хранилища продукты не входить в пыльной одежде). При обнаружении грызунов и насекомых обратиться в санитарно-эпидемиологическую станцию. Документы пораженные насекомыми и плесенью продезинфицировать. При появлении плесени на коробках или делах можно провести простейшую дезинфекцию: сначала следует изолировать пораженные дела а затем в изоляторе продезинфицировать их трехпроцентным раствором формалина (1 часть 40 %-ного формалина на 13 - 15 частей воды). Для профилактики дела хранящиеся в помещениях с повышенной влажностью воздуха систематически просматриваются и могут просушиваться на открытом воздухе при температуре не выше 30 - 35 °С защищенными от прямых лучей.

Санитарно-гигиенические условия сохранности документов

Соблюдение санитарно-гигиенических условий является одной из мер сохранности документов. Для предохранения документов от пыли наилучшим средством является кондиционирование воздуха в архивохранилищах. Однако можно эффективно бороться с попаданием пыли в хранилища и с помощью приточно-вытяжной вентиляции с системой химических фильтров.

Рекомендуется обеспечить максимальную герметичность архивохранилища. Но если все-таки приходится открывать окна или форточки их надо затягивать марлей смоченной 50 %-ным раствором глицерина и отжатой. Уборку помещения следует проводить только влажную. Необходимо периодически обеспыливать дела коробки папки и стеллажи с помощью пылесосов. При отсутствии пылесосов обеспыливание проводят тряпкой смоченной в 1 %-ном растворе формалина. Для поддержания требуемых санитарно-гигиенических условий в архиве не реже одного раза в месяц следует проводить санитарные дни.

Температурно-влажностный режим сохранности документов

Температура и влажность воздуха являются основными факторами создающими благоприятные условия для длительной сохранности документов. На ускорение процесса старения бумаги влияет не только повышенная сверх нормы температура но и резкие ее колебания.

Все материалы входящие в состав дел (бумага кожа клей) гигроскопичны и потому их состояние зависит от влажности воздуха. При низкой влажности воздуха бумага теряет эластичность клей становится хрупким кожа переплетов ссыхается и трескается и переплет деформируется. Высокая влажность воздуха разрыхляет бумагу деформирует ее края т.е. делает ее непрочной ускоряет протекающие в ней химические процессы. Переплеты дел могут расклеиваться. Кроме того высокая относительная влажность воздуха способствует образованию плесени которая быстро распространяется при резких колебаниях температуры и влажности воздуха.

В связи с этим в хранилищах путем кондиционирования вентиляции и других мер должен поддерживаться оптимальный режим хранения документов т.е. такой температурно-влажностный режим при котором бумага картон кожа и клей переплетов лучше всего сохраняют свои свойства.

В архивохранилищах рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до +20 °С. Допустимые границы относительной влажности воздуха от 45 до 60 %. Для поддержания нормального температурно-влажностного режима помимо регулирования отопления большое значение имеет хорошая циркуляция воздуха в помещении. Это достигается проветриванием (естественным и принудительным с помощью вентиляторов) и правильной установкой стеллажей. Если стеллаж стоит вплотную к стене у края полок устанавливают ограничители чтобы дела не касались стен. Опыт показывает что даже при недолгом хранении документов уложенных вплотную к стене они отсыревают и появляется плесень.

Для контроля за температурой и уровнем влажности в архивохранилище применяются термометры гигрометры психрометры гигрографы. Наиболее распространенным прибором простым в обращении и дешевым является психрометр бытовой жидкостный ПБ-1Б (психрометр Августа).

Прибор состоит из двух термометров - сухого и влажного. Сухой показывает температуру воздуха а показания влажного помогают установить относительную влажность воздуха. Влажность определяется по таблице приложенной к психрометру. Запись показаний температуры и влажности ведется ежедневно в специальном журнале.

Дата записи

Климатические параметры воздуха

Подпись

сотрудника, сделавшего запись

Примечание
наружный воздух воздух в хранилище
температура относительная влажность температура относительная влажность
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Отклонения от норм температуры и влажности воздуха устраняются так: при повышенной влажности воздуха - установка автономных кондиционеров интенсивное отапливание или проветривание помещения (проводится только в том случае если влажность наружного воздуха ниже влажности воздуха в хранилище) а также установка открытых сосудов с водным раствором хлористого кальция; при пониженной влажности воздуха - уменьшение нагрева отопительных приборов установка увлажнителей воздуха (климатизер КИ-0.4 или бытовые) установка сосудов с водой имеющих большую площадь испарения влажная уборка помещений.

а) б)

Рисунок 1.5. – а) сплит-система настенного типа LG LS – Р0760HL;

б) оконный кондиционер LG LW–C1261HL.

Однако все эти мероприятия проводятся только при постоянном наблюдении за температурно-влажностным режимом воздуха в хранилище.

Глава II

Основные требования к оборудованию и

помещениям архива

Создание оптимальных условий хранения документов

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

- предоставлением для архива помещения и проведением планово-предупредительного ремонта помещений;

- оборудованием помещения архива средствами пожаротушения охранной и противопожарной сигнализацией;

- применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей сейфов коробок и т.д.);

- созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива проведением санитарно-гигиенических мероприятий.

Требования к помещению архива

В соответствии с объемом и составом хранящихся дел архиву предоставляется отдельное здание (или часть здания) специально построенное и оборудованное или приспособленное для хранения документов.

Строительство специального здания архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов так и по индивидуальным проектам согласованным с заинтересованными организациями.

Специальные помещения для архива должны предусматриваться при строительстве административных зданий для организаций в структуре которых действует архив. При отсутствии специального помещения для архива выделяется приспособленное помещение в административных зданиях организаций.

Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление следующих помещений для архива:

- хранилище для хранения документов;

- помещения для приема временного хранения акклиматизации документов;

- помещения для работы исследователей (читальный зал);

- рабочих комнат для сотрудников архива.

Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от помещений хранилищ.

Помещения хранилищ не имеющие перегородок от рабочих комнат изолируются специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в хранилища только с разрешения заведующего архивом и в присутствии сотрудника архива.

Хранилища архива должны быть удалены от лабораторных производственных складских и бытовых помещений связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

Хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении гарантированы от затопления и иметь запасный выход.

Страницы: 1 2