Каждому человеку в своей жизни приходится оформлять те или иные документы. Сейчас это все чаще и чаще делают с помощью компьютера. Но, независимо от того, пишется ли документ от руки, печатается ли на пишущей машинке или с помощью ПК, его оформление подчиняется определенным правилам.
Единые требования и правила оформления документов устанавливаются государственными нормативными актами7. Они обеспечивают:
юридическую силу документов;
их оперативное составление и использование;
быстрый поиск;
возможность автоматизации работы.
Документы печатаются, чаще всего, на листах формата А4 и должны иметь поля:
левое -- не менее 20 мм (обычно, 35 мм) -- для подшивки;
верхнее -- не менее 20 мм;
правое -- не менее 10 мм;
нижнее -- не менее 10 мм.
Любой документ состоит из набора составляющих его элементов (названия, текста, подписи и т. п.), которые называются реквизитами8. Расположение реквизитов на листе и их набор для каждого конкретного документа определяется стандартом. Мы рассмотрим несколько наиболее часто встречающихся видов документов.
На рисунке показано расположение реквизитов, использующихся в этих документах.
Адресат
|
НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТА
Дата Номер
Заголовок к тексту
Текст документа
Подпись
|
В адресе должны быть указаны должность, фамилия и инициалы получателя документа (в некоторых документах по традиции -- и автора), например:
Директору школы №9999
Петрову В.В.
от ученика 8 класса "А"
Иванова Ивана
Реквизит "название документа" проставляется на всех документах, кроме писем. Он печатается заглавными буквами (раньше -- по центру строки, теперь он, как и другие реквизиты печатаются с выравниванием по левому краю).
Дата -- один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Чаще используется числовая запись даты, но допустима и полная.
Заголовок кратко описывает содержание документа. Он должен быть грамматически согласован с названием, отвечая на вопрос "о чем?" или "чего?". Например, "АКТ инвентаризации".
После заголовочной части документа ("шапки") следует основной текст. Для него при наборе на компьютере используется "полное" выравнивание, абзацный отступ устанавливается примерно 5-8 мм.
Заканчивает документ обязательный реквизит -- подпись. В ее состав входят: полное наименование должности; личная подпись и расшифровка (инициалы и фамилия). Документы коллегиального органа (собрания, совета, конференции и т. п.) подписываются его председателем и секретарем. На определенных видах документов подпись заверяется печатью, которая проставляется таким образом, чтобы захватить часть наименования должности и часть личной подписи.
Рассмотрим теперь конкретные виды документов.
Заявление -- документ, содержащий просьбу или предложение, адресованный должностному лицу или организации. Этот документ должен содержать: адрес, название документа, дату, текст и подпись.
При поступлении в учебное заведение или устройстве на работу может понадобиться автобиография. Она включает: название, дату, текст (краткие сведения о себе в хронологическом порядке) и подпись. В ряд фирм желающие получить там работу должны предоставлять документ, похожий на автобиографию -- резюме. Оно также содержит сведения биографического характера (в первую очередь, образование, опыт работы, навыки, имеющие отношение к профессии), а кроме того, персональные данные: фамилию, имя, отчество, специальность, адрес и телефон, дату и место рождения, гражданство, семейное положение (эти сведения указываются в начале текста).
В случае получения, например в долг, денег или ценностей, человек пишет специальный документ, подтверждающий это -- расписку. В ней должны быть: название, дата, текст и подпись. В тексте необходимо указать паспортные данные получившего ценности, а также перечислить полученное, обычно, с указанием стоимости.
Все эти документы являются личными. Кроме них приходится иметь дело с различными видами служебных документов. Наиболее часто возникает необходимость составления докладных и объяснительных записок, а также протоколов различных заседаний.
Докладная и объяснительная записка по набору реквизитов похожи на заявление, отличаются же только назначением. Докладная составляется при необходимости поставить руководителя в известность о тех или иных событиях, а также может включать предложения в связи с ними. Объяснительная же пишется человеком, причастным к какому-либо происшествию, и содержит описание его действий и объяснение причин, по которым эти действия совершены.
Последний документ, который мы рассмотрим, -- протокол. Он фиксирует ход собрания, совещания, заседания и включает следующие реквизиты: название документа, дату, номер, заголовок (название органа), текст, подписи председателя и секретаря. Текст протокола состоит из вводной и основной частей. В первой указываются председатель и секретарь, а также присутствующие (если более 10 человек, то только общее количество), затем -- повестка дня.
В основной части -- либо краткое изложение выступлений и принятые решения по каждому вопросу, либо только принятые решения.
Поскольку любой документ строится по некоторой стандартной схеме, при оформлении их с помощью компьютера рационально использовать шаблоны. Заранее для каждого вида документов готовится бланк, содержащий постоянные реквизиты (название и т. п.) и места для вписывания изменяющейся информации. Созданный бланк сохраняется на диске как шаблон. Затем, когда возникнет необходимость, достаточно будет загрузить его, заполнить пропуски и распечатать готовый документ. Не понадобится даже вписывать вручную дату -- современные текстовые процессоры делают это автоматически, используя показания календаря компьютера.
Примечания
В настоящее время действует ГОСТ Р 6.30-97. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов"
От лат. Requisitum -- необходимое
Другие работы по теме:
Как работает электронная цифровая подпись
Для компаний, которые сами не вели бухгалтерию, а передавали право своим представителям, необходимость перехода на ЭЦП стала проблемой. Возникли неясности с организацией электронного документооборота. Как увести учет на «удаленку» грамотно и безопасно?
Классификация документов
Отбор видов документов производится на основе классификаторов участков и вопросов деятельности завода. Цель классификации – повышение оперативности работы и ответственности исполнителей.
Ведение документации
Документация – письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета.
Метод анализа информации
Анализ документов. Критерии отбора документов для изучения. Процедура формализованного анализа документов.
Второй Ватиканский собор 2
План Введение 1 Цель собора 2 Богослужебная реформа 3 Итоговые документы Введение Второй Ватиканский собор — последний из Соборов Католической церкви, XXI Вселенский Собор по её счёту, открытый по инициативе папы Иоанна XXIII в 1962 и продолжавшийся до 1965 года (за это время папа сменился, собор закрылся уже при папе Павле VI).
Практика по делопроизводству
Содержание Цель и задачи практики Миссия, цели и задачи предприятия – места практики Основной вид деятельности, структура предприятия Организация делопроизводства на предприятии
Поверка спидометров
Классификация автомобильных и мотоциклетных спидометров, их основные метрологические характеристики. Зависимость скорости, измеряемой спидометром от частоты вращения. Поверка спидометров, определение основной и относительной погрешности по скорости.
Регистрационно-контрольные документы и их роль в делопроизводстве 2
Обязательный состав реквизитов при регистрации документов При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов: оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Документ должен, как правило, оформляться на бланке организации, соответствующем стандарту, иметь стабильный порядок расположения реквизитов и комплекс обязательных реквизитов.
Ваши идеальные таможенные документы
Если Вы - частный предприниматель или руководитель предприятия, отдела снабжения или сбыта, то вполне вероятно, что при решении производственных задач и расширении сферы сбыта продукции Вас не раз посещала мысль о поиске партнеров в другой стране.
Легализация документов
В соответствии с общими требованиями законодательства большинства стран мира, а также с международными правилами, для признания подлинности или законности документов, необходимо их заверение или легализация.
Камеральные проверки: на что обратить внимание
Проверка представленных в инспекцию деклараций и других документов, по которым фирма исчисляет и уплачивает налоги, называется камеральной. Ей посвящена только одна статья Налогового кодекса РФ – 88-я.
Виды документов в образовательных учреждениях и их классификация
При этом при работе с бумажными документами неизбежно возникают трудности, связанные с большим объемом рутинного ручного труда, сопровождающего подготовку, оформление и передачу документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы образовательных учреждений
Методы формирования целей организации
Методика системного анализа, процесс формирования целей организации представляется тремя этапами: 1.Анализ исходной информации. Анализу подлежат, нормативные документы, различные государственные программы, дынные о территории, схемы развития и размещения производительных сил, мировой и отечественный опыт и т.д.;
Права и обязанности временного управляющего
Права и обязанности временного управляющего Временный управляющий вправе: - предъявлять в арбитражный суд от своего имени требования о признании недействительными сделок и решений, а также требования о применении последствий недействительности ничтожных сделок, заключенных или исполненных должником с нарушением требований, установленных статьями 63 и 64 закона о банкротстве;
Отчёт об информационной системе управления предприятием Галактика
Отчет по КИС Галактика 7.1 Система «Галактика» предназначена для решения задач управления производством, финансами, персоналом, логистикой для крупного и среднего сектора бизнеса. В «Галактике» реализованы основные функциональные элементы системы, поддерживающей стандарт MRP II/ ERP.
Родное село
Автор: Сочинения на свободную тему «Мой край родной, тебе поклон земной» Родное село Край любимый! Сердцу снятся Скирды солнца в водах лунных. Я хотел бы затеряться
Горшорлаг
Введение 1 История 1.1 Официальные документы 2 Производство 3 Известные люди Список литературы Введение Горношорский лагерь (Горшорлаг) — в 30-е годы XX века единственный самостоятельный лагерь системы ГУЛАГ на территории Кемеровской области.
I Всероссийский съезд Советов рабочих и солдатских депутатов
Введение 1 Состав 2 Повестка дня 3 Решения 6 Документы I Всероссийский съезд Советов рабочих и солдатских депутатов Введение Первый Всероссийский съезд Советов рабочих и солдатских депутатов проходил с 3 (16) июня 1917 года по 24 (7) июля 1917 года в Петрограде.
Акты Западной России
Акты Западной России («Акты, относящиеся к истории Западной России, собранные и изданные Археографическою комиссиею») — сборник документов по истории России, Белоруссии, Литвы и Украины, за XIV—XVII вв. (тт. 1-5, СПБ., 1846—1853).
Верстка полос в газетах, журналах, книгах
Аннотацию обычно размещают на обороте титула, набирают шрифтом сниженного кегля на уменьшенный формат и размещают по оптической середине полосы издания с двусторонней втяжкой.
Общие требования к оформлению документов
ПЛАН 3 ВВЕДЕНИЕ 4 1. ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА 4 2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА 8 3. ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦ 10 4. ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ОБРАЗЦА ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 11
Иск 2
Иск всегда оформляют письменно. В "шапке" заявления нужно указать наименование суда, в который подается иск, данные истца (его место жительства или место нахождения), данные представителя истца и сведения о документе, на основании которого представитель наделен соответствующими полномочиями (если заявление подает представитель).
Документы фиксирующие юридические факты
Введение Правовое регулирование - важнейшее средство управления делами общества. Большинство специалистов разных областей знаний отводят праву глобальную роль в современной цивилизации и оценивают юридические механизмы как новейшие требования современности, способы и формы коммуникации.
Организационные документы 2
Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых.
Организация инженерно-геологических исследований
Инженерно-геологические изыскания разделяются на подготовительный, полевой и камеральный периоды. Главное содержание подготовительного периода — подготовка к проведению полевых и камеральных работ.
Методы бухгалтерского учета
Метод бухгалтерского учета - совокупность способов и приемов, с помощью которых познается предмет (объекты) бухгалтерского учета. Он позволяет изучить явления в движении, изменении, взаимосвязи и взаимодействии. Метод бухгалтерского учета зависит от предмета учета, т.е. отражаемых и контролируемых объектов, а также поставленных перед учетом задач и предъявляемых к нему требований.
по Судебной бухгалтерии 2
КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ЮРИДИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ Контрольная работа по дисциплине СУДЕБНАЯ БУХГАЛТЕРИЯ Выполнила: Студентка 4-го курса
Инвентаризация основных средств
Специальный транзитный валютный счет. Особенности учета курсовой разницы, связанные с формированием уставного капитала. Инвентаризационная опись по основным средствам производственного и непроизводственного назначения. Учет и отпуск материалов со склада.
Исследование устойчивости объекта экономики
Исследование устойчивости функционирования объекта экономики впервые выполняется на стадии проектирования, затем при выполнении экономической, экологической и технической экспертиз.