Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.
Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных. Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей:
1. Вводная часть, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:
причина обращения
В связи с неполучением... ;
Учитывая социальную значимость ... ;
Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)... ;
Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)... ;
Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям... ;
Ввиду задержки получения груза... ;
Исходя из результатов переговоров по вопросу о... и т. п.
цель обращения
В целях выполнения распоряжения... ;
В целях скорейшего решения вопроса... ;
Для согласования вопросов... ;
В целях обеспечения безопасности прохождения груза... ;
Во избежание конфликтных ситуаций... и т. п.
ссылки на основание для обращения
В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…;
В связи с обращением в наш адрес... ;
На основании устной договоренности... ;
На основании нашего телефонного разговора... ;
Согласно постановлению правительства... ;
Согласно протоколу о взаимных поставках... и т. п.
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Следует обратить внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном падежах.
2. Собственно просьба. Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме требования.
В ряде случаев сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок.
Просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("Прошу..."), от первого лица множественного числа ("Просим..."), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Дирекция просит...", "Администрация просит...", "Совет трудового коллектива просит..." и т. п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (Администрация и Совет трудового коллектива просят...).
Если письмо-просьба является многоаспектным, то композиция второй части такого письма может выглядеть следующим образом (части композиции должны соответствовать абзацному членению текста):
Прошу... (Просим...)
Одновременно прошу... (Также просим...)
А также прошу... (А также просим...)
и т. д.
При составлении письма-просьбы следует учесть и такие рекомендации:
1. Излагая просьбу, подчеркните вашу заинтересованность или заинтересованность вашей организации в ее исполнении.
2. Ни при каких условиях не начинайте письмо со слова "Прошу..." - тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже в том случае, когда все детали уже согласованы с адресатом).
3. Не спешите благодарить адресата заранее. Этим вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение. Старайтесь поблагодарить, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена.
При формулировке просьбы часто используют следующие стандартные выражения:
Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой...
...об отправке в наш адрес...
...о направлении в мой адрес...
...о высылке в адрес нашей организации...
...о предоставлении мне...;
Просим (прошу) Вас (вас)...
...сообщить (нам)...
...выслать (мне)...
...срочно представить...
...немедленно доложить...
...известить (руководство предприятия) о...
...проинформировать меня о...;
Прошу Вашего (вашего) согласия на...
...отправку в адрес...
...предоставление нам...
...ознакомление ... с...
...передачу ... следующего оборудования... ;
Просим Вашего (вашего) содействия в...
...получении...
...скорейшей отправке...
...предоставлении дополнительной информации относительно...
...проведении... ;
Прошу Ваших (ваших) указаний...
...на заключение договора о...
...на выдачу со склада предприятия ... представителю...
...на оформление документов о...
...на пересмотр... ;
Просим Вас не отказать в любезности и ... .
Другие работы по теме:
Стилистика
Русский литературный язык. Языковые средства, используемые при создании того или иного стиля.
Принципы составления коммерческой переписки
Содержание Введение...........................................................................................................3 Особенности написания коммерческих писем.........................................4
Портфолио делового человека
Особенности делового стиля Официально-деловой стиль – это разновидность современного русского литературного языка, которая функционирует в сфере правовой и административно-общественной деятельности. Официально-деловой стиль реализуется в устной и письменной формах.
Культура деловой переписки
Содержание Введение…………………………………………………………………….2 Виды деловых писем……………………………………………………….3 Структура делового письма……………………………………………......7
Коммерческие письма оферты, акцепты, договорные и претензионные письма
Коммерческие письма (оферты, акцепты, договорные и претензионные письма) Коммерческие письма составляются от имени юридического лица для заключения или сопровождения коммерческой сделки. Существуют следующие виды коммерческих писем: запрос, оферта (предложение), договорное и претензионное письмо, а также ответы на них.
Понятие, определение служебного письма
Особое место в системе информационно-справочной документации занимает переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.
Служебные письма
Содержание Введение 1. История делового письма 2. Служебные письма 3. Классификация документов составляющих служебную переписку 4.Разновидности служебных писем
Коммерческие письма
Виды писем. План работы. Введение Письмо-просьба Сопроводительное письмо Письма-подтверждения Письмо-напоминание Письмо-сообщение Письмо приглашение
Служебное письмо 2
Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, т.к. при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов.
Унификация в документах
Содержание Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 История формирования делового стиля . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Деловая корреспонденция
Деловые письма составляют до 80% входящей и исходящей документации компании. Письма составляются по самым различным вопросам деятельности, их предметом могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, разъяснения, отзывы, изменения и т п
«между строк»
Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов
Этические нормы деловой переписки
Деловая переписка, как и любая другая форма взаимодействия людей, основана на своде этических правил и норм, главное из которых – «корректность и уважение к партнеру».
Письменная форма коммуникации в деловом общении
Переписка как элемент делового общения: сущность и виды; классификация корреспонденции, способы передачи информации, средства коммуникации. Реквизиты письма, содержание и требования к тексту, тавтология; сроки ответа. Правила этикета деловой переписки.
ДВС-синдром
Составитель: к.м.н. Филимонова Т.Ю, СГМА. Убедительная просьба не использовать материал полностью, без изменений. Уважайте труд авторов. ДВС-синдром.
Письмо президенту о проблемах России
Автор: Сочинения на свободную тему Уважаемый Владимир Владимирович Путин! Я надеюсь, что моё письмо дойдёт до Вас, и Вы узнаете моё мнение о том, как сделать наше будущее лучше.
Сравнение писем Онегина и Татьяны
Автор: Пушкин А.С. В произведении А.С. Пушкина «Евгений Онегин» мы встречаемся с образцами любовных писем начала девятнадцатого века. Эти письма, как и весь роман, написаны в стихах, в этом их отличие от обычных писем. Рубеж восемнадцатого-девятнадцатого веков называют эпистолярной эпохой. В то время было модно писать письма, многие из них сейчас опубликованы как документы и образцы письменности того времени.
Письмо от матери
Автор: Есенин С.А. Чего же мне Еще теперь придумать, О чем теперь Еще мне написать? Передо мной На столике угрюмом Лежит письмо, Что мне прислала мать. Она мне пишет:
Юморист Опальные рассказы
Автор: Зощенко М.М. На-днях мне позвонили по телефону. Кто-то вежливым, мягким голосом спросил: -- Товарищ Зощенко? -- Да. -- Вот в чем дело. Мы производим опыты над усилителем. Большая просьба прочесть несколько строк из какого-нибудь вашего рассказа.
Письмо Софье Павловне Фамусовой
Автор: Грибоедов А.С. Здравствуйте, уважаемая Софья Павловна! Прежде, чем написать Вам письмо, я долго раздумывал над этим. И окончательно сделал для себя вывод, что я должен был его написать.
Письмо Софье Павловне Фамусовой 2
Письмо Софье Павловне Фамусовой Автор: Грибоедов А.С. Здравствуйте, уважаемая Софья Павловна! Я давно хотел написать вам это письмо, но всё никак не решался. И наконец, после долгих раздумий, окончательно сделал для себя вывод, что я должен был его написать. Хотелось бы Вам сказать, что после прочтения ваших предыдущих писем, адресованных мне, я понял лишь то, что вы очень загадочная и весьма непредсказуемая молодая особа.
Искусство делового письма
ОГЛАВЛЕНИЕ Введение 2 Глава 1. История делового письма 4 Глава 2. Классификация деловых писем 5 Глава 3. Виды деловых писем 6 Глава 4. Правила оформления и структура деловых писем 8
Виды деловой переписки, классификация
Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида - почтовая связь и электронная связь.
Восковая табличка
Введение 1 Применение 2 Сохранившиеся образцы 3 Время существования Список литературы Введение Воскова́я табли́чка (воскова́я доще́чка, воще́чка, це́ра) — дощечка из твёрдого материала (самшит, бук, кость) с выдолбленным углублением, куда заливался тёмный воск.
Президентские выборы в США 1884
План Введение 1 Выборы 1.1 Кампания 1.2 Результаты Введение Президентские выборы в США 1884 года проходили 4 ноября и отличались грязной предвыборной кампанией и личностными нападками. С небольшим перевесом кандидат от демократов губернатор Нью-Йорка Гровер Кливленд победил республиканца сенатора Джеймса Блэйна.
Персональный заслон для спама
Несовершенство протоколов, осуществляющих возможность общения пользователей посредством e-mail, позволяет использовать электронную почту как средство несанкционированной рассылки незапрошенных пользователем сообщений.
Стилистика русского языка
Смысловое и стилистическое сходство и различие между словами с помощью словарей русского языка. Нарушение языковых норм в речевой структуре. Функциональный стиль, реализованный в тексте. Служебный документ, относящийся к группе распорядительных.
Оформление документов и деловых писем
Разновидности писем и особенности их составления. Деловая беседа как основная форма делового общения. Принципы организации работы с документами. Оформление письма-отказа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 и №1 ГОСТ Р №9-ст от 21.01.2002г.