Регистрация
документов
-
важнейший этап
работы с документами
и определяется
как "Запись
учетных данных
о документе
по установленной
форме, фиксирующая
факт его создания,
отправления
или получения".
Как
вытекает из
определения,
регистрация
прежде всего
придаёт юридическую
силу документу,
так как фиксирует
факт его создания
или получения.
Пока документ
не зарегистрирован,
не получил
своего номера,
он не оформлен,
он как бы ещё
не существует.
Например, приказ,
постановление
и т.п. Если полученный
документ не
зарегистрирован,
учреждение
за него не отвечает,
так как факт
получения не
подтверждён.
Регистрация
преследует
три цели: учет
документов,
контроль за
их исполнением
и справочная
работа по документам.
Регистрации
подлежат все
документы,
требующие
специального
учета, исполнения
и использования
в справочных
целях независимо
от способа
получения. Сам
процесс регистрации
- это снятие с
документа
показателей
(реквизитов)
и занесение
их в определённую
регистрационную
форму (журнал,
картотеку,
ПЭВМ) для создания
базы данных
о документах
учреждения.
Таким образом
в процессе
регистрации
создаётся
информационно-поисковая
система по всем
документам
организации
(фирмы).
Каждый
документ, отнесённый
к числу регистрируемых,
получает свой
регистрационный
номер. Он не
совпадает и
существенно
меньше учётного
порядкового
номера, проставленного
в отметке о
поступлении
документа
в организацию.
Документы
регистрируются
один раз. В небольшом
учреждении,
фирме все документы
регистрирует
централизованно
секретарь. В
учреждении,
имеющем отделы,
регистрация
внутренних
документов
проводится
децентрализованно
по группам: в
бухгалтерии,
отделе кадров,
канцелярии.
При этом внутренние
документы
должны регистрироваться
в день подписания
или утверждения,
входящие
-
в день поступления,
исходящие
-
в день отправки.
для
входящих, исходящих
и внутренних
документов
ведутся раздельные
регистрационные
формы с самостоятельными
регистрационными
номерами.
Из
документа в
процессе регистрации
в регистрационную
форму выписываются,
как правило,
следующие
сведения:
-
дата получения;
-
входящий
№
(индекс);
-
дата документа;
-
индекс документа;
-
регистрационный
номер документа;
-
автор (корреспондент)
-т.е. чей это
документ;
-
заголовок (о
чем документ);
-
резолюция;
-
срок исполнения;
-
исполнитель
(кто с ним работает);
-
ход исполнения
(фиксируются
все передачи
документа и
как исполнен)
-
№
дела (куда документ
помещен после
исполнения)
При
регистрации
отдельных видов
документов,
например обращений
граждан, внутренних
и исходящих
документов
сведения, вписываемые
в регистрационные
формы, частично
изменяются
и дополняются.
Например, при
регистрации
обращений
граждан записывается
их адрес.
Учреждение
имеет право,
учитывая свою
специфику,
дополнять
сведения о
регистрируемом
входящем документе.
Например, часто
учитывается
количество
листов, наличие
приложений
и т.д.
Формы
регистрации
могут быть трех
видов: журнальная,
карточная и
автоматизированная
электронная
(на ПЭВМ).
Журнальная
система регистрации
нужна только
тогда, когда
учет документов
выступает на
первое место,
предотвращает
претензии со
стороны граждан,
конфликтные
ситуации. Например,
при выдаче
документов
об образовании,
трудовых книжек,
пропусков. Это,
как правило,
Документы,
регистрационный
индекс которых
состоит из
порядкового
номера.
Можно
оставить журнальную
систему и в том
случае, когда
поступает
очень незначительное
количество
документов.
Во
всех остальных
случаях эта
форма регистрации
устарела48,
так как затрудняет
ведение контроля
за исполнением
документов
и справочную
работу по ним.
Более
удобной является
карточная
система регистрации
документов.
Форма карточки
(РКК регистрационно-контрольной
карточки) и
расположение
в ней реквизитов
могут быть
определены
в самом учреждении
и записаны в
инструкцию
по делопроизводству.
Можно
предложить
следующую форму
регистрационной
карточки на
формате А5
(148х210)
или А6
(105х148):
Вычертив
на формате А5
или А6 такую
форму карточки,
ее размножают
на копировальном
аппарате, выбрав
достаточно
плотную бумагу.
Для различных
регистрируемых
групп документов
можно использовать
карточки разных
цветов, цветовые
полосы по верхнему
полю или по
диагонали.
Для
ведения карточной
системы регистрации
в ручном режиме
необходимо
иметь тираж
карточек на
год и как минимум
два картотечных
ящика для хранения
карточек: в
сроковой контрольной
картотеке и
справочной
картотеке.
Количество
экземпляров
заполняемых
регистрационных
карточек (их
обычно называют
регистрационно-контрольными
карточками
-
РКК) определяется
учреждением.
Как правило,
таких карточек
заполняется
как минимум
две.
Наиболее
рациональной
является сегодня
регистрация
документов
на компьютере.
Но и в этом случае
на экран выводится
форма карточки
(экранная форма
РКК) с аналогичными
полями и в нее
заносятся
сведения о
документе.
Карточку
на документ
можно заполнить
сначала не
полностью, до
передачи документа
руководителю,
т.е. без резолюции,
срока исполнения
и исполнителя.
После рассмотрения
документа
руководителем
карточка
дозаполняется,
т.е. эти сведения
вносятся в нее.
При
четком взаимодействии
с руководителем,
если руководитель
утром просматривает
полученную
корреспонденцию,
можно сначала
дать документы
на просмотр
руководителю,
а затем уже,
имея его резолюцию,
заполнить
полностью
регистрационную
форму.
Заполнив
карточку, одну
из них помещают
в сроковую
картотеку,
другую в
информационно-справочную,
а документ
передают исполнителю
для работы с
ним.
При
регистрации
на ПЭВМ, данные
о документе,
заложенные
при его регистрации,
будут использованы
в программах
по автоматизированному
контролю и
справочной
работе. При
этом поиск
можно вести
по любому из
введённых
показателей.
Российский
Государственный
Гуманитарный
Университет
Калужский
филиал
Реферат
Тема:
«Регистрация
документов
как ключевой
этап работы
с документами»
Учебная
дисциплина
«Делопроизводство»
Студент:
Карасев Андрей
Викторович
Группа:
ЭЗПС
Преподаватель
Оценка
«_______________»
Калуга
– 2000
Другие работы по теме:
Деньги
- одно из величайших человеческих изобретений. Происхождение денег связано с 7 - 8 тыс. до н. э., когда у первобытных племен появились излишки каких-то продуктов, которые можно было обменять на другие нужные продукты. Исторически в качестве средства облегчения обмена использовались - с переменным успехом - скот, сигары, раковины, камни, куски металла.
Бесхозная «первичка»
На сегодняшний день ни один государственный орган не имеет права разрабатывать и утверждать формы первичных учетных документов, а также давать разъяснения по их применению. Такой вывод Минфин России сделал в письме от 04.05.2009 № 07-02-10/24.
Представительские расходы. Первичные документы
Для того, чтобы учесть данные расходы и в бухгалтерском, а с 1 января 2002 года и в налоговом учете, организация должна иметь на руках все первичные документы, подтверждающие, что данные расходы были произведены.
Регистрация и лицензирование малого бизнеса
Регистрация и лицензирование деятельности малый предприятий. Регистрация предприятий. Каждое вновь созданное предприятие малого бизнеса подлежит государственной регистрации в соответствии с Федеральным законом «О государственной регистрации юридических лиц» от 8 августа 2001 г. С момента государственной регистрации предприятие считается созданным и в соответствии со ст. 51 Гражданского кодекса Российской Федерации приобретает статус юридического лица.
Делопроизводство в туризме
Регистрация документов и контроль их исполнения в туризме. Ведение учета всей документации, которая имеет хождение в туристической организации. Компьютеризация процесса регистрации всех исходящих и входящих документов. Общие принципы работы с документами.
Информационное общество в глазах У.Мартина
Как считает профессор У. Мартин, под информационным обществом понимается «развитое постиндустриальное общество», возникшее прежде всего на Западе. По его мнению, не случаен тот факт, что информационное общество утверждается прежде всего в тех странах - в Японии, США и Западной Европе, - в которых в 60-х - 70-х годах сформировалось постиндустриальное общество.
Аналитический обзор СЭД
Составить своеобразный аналитический обзор рынка программных продуктов. Анализируя тенденции развития мирового рынка программных продуктов, можно отметить тот факт, что СЭД стали своеобразными средствами помощи в систематизации данных после информационного взрыва, произошедшего в 90х годах, когда в организациях появилось огромнейшее количество неупорядоченной информации, содержащейся в электронном виде.
Делопроизводство в современной Италии
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Челябинский юридический институт Министерства внутренних дел Российской Федерации
Системы управления электронными документами
А.Чередов, Cognitive Technologies Тезисы доклада Для эффективного доступа к информации и ее использования в современном офисе все чаще используют Системы Управления Электронными Документам (СУЭД). На их базе решаются задачи электронного делопроизводства и документооборота. СУЭД опираются на технологии электронного архивирования документов включающие ввод, создание, хранение и поиск информации в Электронном архиве документов.
Номенклатура дел организации 2
Номенклатура дел организации. Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как они являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов производится в номенклатуре дел.
Правила ведения деловой документации
Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования - процесса создания, исполнения и оформления документов.
Возникновение и развитие отечественного делопроизводства
проверила подготовила преподаватель студентка гр. БУ-22 Ежкова Н.А. Харитонова Анна 2011год Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Регистрационно-контрольные документы и их роль в делопроизводстве 2
Обязательный состав реквизитов при регистрации документов При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов: оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Документ должен, как правило, оформляться на бланке организации, соответствующем стандарту, иметь стабильный порядок расположения реквизитов и комплекс обязательных реквизитов.
Виды документов в образовательных учреждениях и их классификация
При этом при работе с бумажными документами неизбежно возникают трудности, связанные с большим объемом рутинного ручного труда, сопровождающего подготовку, оформление и передачу документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы образовательных учреждений
Документоведение
Современные организационные формы службы делопроизводства. Регламентация основных задач и функции службы доу
Системы управления документами, их функции
Содержание Введение Часть . Системы управления документами, их функции Основные функции СУД Архитектура СУД Хранилище документов Система управления документооборотом Коммуникационная среда
Ричард Невилл, 16-й граф Уорик
Ричард Невилл (англ. Richard Neville; 22 ноября 1428(14281122) — 14 апреля 1471) — 6-й граф Солсбери и 16-й граф Уорик (по праву брака), прозванный «Уорик — Делатель королей» (англ. «Warwick Kingmaker»). Был ключевой фигурой в войне Алой и Белой Розы, в течение которой он помог свергнуть короля Генриха VI из династии Ланкастеров в пользу короля Эдуарда IV из династии Йорков.
Административная реформа в Российской Федерации 2
Введение 1 Этапы административной реформы 1.1 Первый этап (2003–2005) 1.2 Второй этап (2006-2008) Список литературы Введение Администрати́вная рефо́рма в Российской Федерации — реформа системы государственного управления.
О понятии "исполнительный документ"
Исполнительный документ - это вынесенный судом юрисдикционный акт, соответствующий обязательным требованиям, содержащий сведения о присуждении, подтверждающий наличие оснований для возбуждения исполнительного производства.
Регистрация недвижимого имущества
Содержание и нормативное регулирование регистрации недвижимости на основании договоров дарения и мены; необходимый пакет документов для совершения данной процедуры. Основания приостановления и вынесения решения об отказе в государственном учете объектов.
Деловая документация
Понятие и значение согласования документов (внутреннего и внешнего). Характеристика бланков документов и указание способов расположения реквизитов. Изучение проведения регистрации и отправки входящих документов. Составление сопроводительного письма.
Ликвидация коммерческой организации
Последовательность ликвидации действующего ООО схематично можно представить в виде следующих основных этапов: принятие решения о ликвидации и назначении ликвидационной комиссии;