Аборин Дмитрий Евгеньевич, ведущий эксперт-консультант Департамента правовой поддержки компании ПРАВОВЕСТ
Наверняка почти каждая организация сталкивалась с ситуациями, когда срочно требовалась подпись руководства. И именно в этот момент выяснялось, что директора сегодня не будет и никто из присутствующих не наделен правом подписи. Или другой пример: начальнику приносят на подпись стопку документов, вес которой измеряется килограммами. Что же делать? В подобных ситуациях выручит факсимиле.
Что такое факсимиле
Законодательного определения понятия факсимиле нет, а потому обратимся к словарям. Факсимиле называется точное воспроизведение графического оригинала фотографическим или печатным способом. В качестве оригинала может выступать рукопись, документ, подпись и т. д1. Как правило, под факсимиле принято понимать клише-печать, воспроизводящее подпись официального лица.
Единственным нормативным документом, хоть как-то устанавливающим применение клише подписи, является Гражданский кодекс РФ, в соответствии с которым при совершении сделок использовать факсимиле допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон2. Высококачественно выполненное факсимиле позволяет сделать оттиск подписи практически неотличимым от оригинала. Удобство же такой возможности неоспоримо: оперативность в решении проблем.
Легализуем применение
Как мы уже выяснили, закона о факсимиле нет, а, значит, при взаимодействии со своими контрагентами его использование нужно установить по взаимному согласию. То есть условие об использовании клише включить в текст договора. Если же планируются длительные партнерские отношения, имеет смысл оговорить это в отдельном соглашении сторон. Например: «Стороны допускают факсимильное воспроизведение подписей (факсимиле) уполномоченных на заключение сделок лиц с помощью средств механического или иного копирования, а также использовать факсимиле на иных необходимых документах, являющихся обязательными и необходимыми при проведении сделок. При этом факсимильная подпись будет иметь такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица». В любом случае документы, заверенные подобным образом, могут быть предъявлены в суде в качестве доказательств совершения сделок.
Важно помнить, что само соглашение об использовании клише-печати необходимо подписать собственноручно.
По взаимной договоренности в документе можно предусмотреть проставление образцов личных подписей и их факсимильных воспроизведений. Бытует мнение, что это поможет избежать злоупотреблений со стороны недобросовестного партнера, например в случае использования иного клише в целях дальнейшего признания недействительности сделки. Однако, по мнению автора, именно такая оговорка и может привести к указанным последствиям, поскольку стороны сами себя ограничивают в использовании конкретных экземпляров факсимиле. Им каждый раз придется сличать оттиск с образцом, указанным в соглашении, что порой возможно только путем проведения экспертизы. Кроме того, в таком случае даже обычная утеря факсимиле сможет воспрепятствовать использованию иного клише.
В то же время, если указанные образцы не воспроизводить в соглашении и предусмотреть возможность использования факсимильной подписи руководителя без каких-либо оговорок, то любой из применяемых оттисков подписи будет иметь юридическую силу.
Организуем использование
Порядок использования и хранения факсимиле необходимо прописать в каком-нибудь локальном акте по организации, например положении. В нем следует указать перечень документов, на которых можно проставлять оттиск, определить лицо (категорию лиц) в обязанности которого будет входить обеспечение сохранности клише, а также несение ответственности за нарушение порядка его использования и хранения.
При грамотном составлении указанного положения и иных кадровых документов в случае нарушения должностным лицом порядка использования факсимиле, при котором организации наносится ущерб, возможно привлечение этого лица к материальной ответственности.
Ограничения для факсимиле
Следует иметь в виду, что гражданское законодательство не применяется к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям.
Таким образом, применение факсимиле для оформления финансовых документов, налоговой отчетности, запросов или заявлений в государственные органы не представляется возможным. Это ограничение также распространяется:
на бухгалтерскую отчетность и первичные учетные документы;
платежные документы;
случаи оформления карточки с образцами подписей;
доверенности;
векселя.
Отдельного внимания заслуживает вопрос об использовании факсимильных подписей в счетах-фактурах. В этих документах, по мнению налоговой службы и Минфина РФ, не допустимо пользоваться факсимильным воспроизведением подписи. Однако арбитражная практика на сегодняшний день в этом вопросе полностью на стороне налогоплательщика. Как указывают судьи, факсимиле является аналогом собственноручной подписи, и запрета на его применение при оформлении счетов-фактур законодательством не установлено. Исключением могут быть лишь дела, в которых доказана недобросовестность действий организации.
Еще одним ограничением в использовании факсимиле является порядок оформления унифицированных документов по учету труда. В форме каждого из таких документов предусмотрено место именно для личной подписи руководителя. По этой причине применение клише подписи в них запрещено.
Отметим, что форма трудового договора унифицированным документом не является. Поэтому в данном случае однозначного мнения нет. Сторонники собственноручной подписи ссылаются на ст. 67 Трудового кодекса, согласно которой стороны должны подписать оба экземпляра трудового договора. Отсюда и делается вывод о невозможности применения факсимиле. По мнению же автора, ни указанная формулировка, в частности, ни трудовое законодательство в целом не содержат запрета на использование факсимиле при заключении трудового договора.
Кроме того, необходимо иметь в виду, что Госкомстатом утвержден государственный стандарт, устанавливающий требования к оформлению организационно-распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и др). Согласно этому правилу, в указанных документах должны стоять личные подписи должностных лиц. Иногда контролирующие органы ссылаются на нормы данного стандарта в обосновании своей позиции, например, в письмах или в арбитраже.
Здесь следует знать, что требования этого ГОСТа являются рекомендуемыми, что указано в самом стандарте. Поэтому им можно руководствоваться по собственному усмотрению.
Что в итоге
Представим выводы в виде таблицы, в которой приведем оценку правомерности использования факсимиле при составлении и оформлении различных видов документов.
Другие работы по теме:
Мое поведение при пожаре
Мое поведение при пожаре План 1. Причины возникновения пожара. 2. Мое поведение при пожаре. 3. Ликвидация и локализация пожара. 4. Последствия пожара.
Мое поведение при пожаре
План 1. Причины возникновения пожара. 2. Мое поведение при пожаре. 3. Ликвидация и локализация пожара. 4. Последствия пожара. 1. Причины возникновения пожара.
Леонард Бернстайн
Леонард Бернстайн родился 25 августа 1918 года в городе Лоу-ренс (штат Массачусетс) в семье выходцев с Западной Украины, эмигрировавших в Америку до первой мировой войны. Любовь к музыке проявилась в нем с ранних лет.
«Селестина»
«Селестина», или «Трагикомедия о Калисто и Мелибее» (Celestina o Tragicomedia de Calixto y Melibea) — замечательный памятник испанской литературы XV в. «С.» написана в диалогической форме.
Египет. Большой сфинкс
Загадка Сфинкса не даёт покоя людям не меньше чем пирамиды. Хотя сейчас египтологи убеждены, что Сфинкс датируется эпохой IV династии, мы сталкиваемся с полным отсутствием упоминания о нем в текстах Древнего царства.
Операция Ranch Hand
Введение 1 Проведение 2 Последствия Введение «Ranch Hand» — долговременная операция вооружённых сил США в ходе войны во Вьетнаме, направленная на уничтожение растительности в Южном Вьетнаме и Лаосе. Один из самых известных случаев применения тактики «выжженная земля» и использования химического оружия в истории.
Война Домициана с даками
Введение 1 Предыстория 2 87 год 3 88 год 4 Последствия Введение Война Домициана с даками - серия сражений между римлянами даками в 87-88 годах. Война началась в результате опустошительных набегов даков на римскую провинцию Мёзию.
Операция на острове Анжуан
Введение 1 Предпосылки 2 Ход событий 3 Последствия Список литературы Операция на острове Анжуан Введение Опера́ция на́ о́строве Анжуа́н — военная операция вооружённых сил Коморских Островов, Франции, Ливии, Сенегала, Судана и Танзании против сепаратно настроенного острова Анжуан с 25 по 26 марта 2008 года[1].
Один доллар США банкнота
Введение 1 Изображение 1.1 Аверс 1.2 Реверс 1.2.1 Список элементов с числом тринадцать 2 История Список литературы Введение Один доллар США — наименьший по номиналу федеральный резервный билет США. На лицевой стороне банкноты изображён портрет первого президента Джордж Вашингтон, написанный Гилбертом Стюартом.
Ирано-византийские войны
Введение 1 Ирано-византийская война 420—422 годов 2 Ирано-византийская война 502—506 годов 3 Ирано-византийская война 526—532 годов 4 Ирано-византийская война 542—562 годов
Бейли, Джоанна
Введение 1 Биография 2 Признание 3 Прижизненные издания 3.1 Стихи 3.2 Драмы 3.3 Собрание сочинений 4 Новейшие издания Введение Джоанна Бейли (англ. Joanna Baillie, 11 сентября 1762, Босуэлл, близ Глазго — 23 февраля 1851, Хэмпстед) — английская (шотландская) поэтесса и драматург-романтик.
Взрывы посольств США в Африке
Введение 1 Взрывы 2 Организаторы 3 Последствия Список литературы Введение Взрывы посольств США в Африке — синхронные террористические акции, совершённые 7 августа 1998 года в Найроби (столица Кении) и Дар-эс-Саламе (столица Танзании на тот момент), объектами которых стали посольства США в этих странах.
Познанский июнь
Введение 1 Обзор 2 Последствия Список литературы Введение Познанский июнь или Познанские протесты 1956 года (польск. Poznański Czerwiec; также известно как Познанское восстание 1956 года) — первое из нескольких крупных выступлений против коммунистического правительства Польской народной республики.
Инцидент 31 марта
Введение 1 Предыстория 2 Действия младотурок 3 Последствия 4 Источники Введение Инцидент 31 марта (тур. 31 Mart Vakası) — события в Османской империи, начавшиеся в результате отмены султаном Абдул-Хамидом II в 1909 году конституции страны.
Битва при Заальфельде
План Введение 1 Ход битвы 2 Последствия Битва при Заальфельде Введение Битва при Заальфельде произошла 10 октября 1806 между французской армией численностью 12 800 чел. и прусской армией численностью 8300 чел. Сражение закончилось победой Франции.
Пожар в кинотеатре Рекс
Введение 1 Обстоятельства и версии 2 Последствия Введение Пожар в кинотеатре "Рекс" (перс. رکس) в городе Абадан на юго-западе Ирана произошёл 20 августа 1978 года. В его результате погибли около 500 человек.
Русско-шведская война 1554 1557
План Введение 1 Предпосылки 2 Ход военных действий 3 Итоги и последствия Список литературы Введение Русско-шведская война 1554—1557 считается[] прелюдией к Ливонской войне 1558—1583 гг, начавшаяся из-за приграничных перепалок.
Бадахосский мирный договор
План Введение 1 Предыстория договора 2 Условия договора 3 Последствия договора Список литературы Введение Бадахосский мирный договор (исп. Tratado de Badajoz) — мирный договор заключённый 6 июня 1801 года в Бадахосе Португальским регентом Жуаном c Испанией и Францией, в результате поражения Португалии в войне против этих стран.
Византийско-генуэзская война 1348 1349
План Введение 1 Предыстория 2 Конфликт 3 Последствия Византийско-генуэзская война (1348—1349) Введение Византийско-генуэзская война — вооружённый конфликт 1348 — 1349 годов между Византийской империей и Генуэзской республикой, вызванный вопросом взымания пошлин за проход через Босфор.
Перенос столицы России из Санкт-Петербурга в Москву
План Введение 1 Предыстория 2 Перенос 2.1 Предпосылки 2.2 Москва как столица в 1728—1730 годах 3 Последствия Список литературы Введение В 1727 году во время правления российского императора Петра II столица России де-факто (до 1730 года) была перенесена из Санкт-Петербурга в Москву, хотя формально столицей остался Санкт-Петербург[1].
Битва при Павии
План Введение 1 Предыстория 2 Стороны сражения 3 Ход сражения 4 Потери 5 Исход сражения 6 Последствия 6.1 Политические последствия 6.2 Последствия для военного искусства
Мюнхенский центр оцифровки
План Введение 1 Формат выкладываемых произведений (документов) 2 Интерактивность при просмотре книг 3 Основные разделы цифровой коллекции MDZ 4 Новости MDZ
Битва в Ронсевальском ущелье
План Введение 1 Предшествующие события 2 Битва 2.1 Армия басков 2.2 Место сражения 3 Последствия Введение Битва в Ронсевальском ущелье — известная битва, произошедшая в 778 году, в которой войска Роланда, правителя Бретани и командующего армией Карла Великого, были разбиты басками. Сражение произошло в Ронсевальском ущелье, в Пиренейских горах, на границе современных Франции и Испании.
Покорение Сибири
План Введение 1 Ход 2 Вопрос о колонизации 3 Последствия Введение Покорение Сибири — процесс заселения и освоения Сибири и Дальнего Востока русскими во второй пол. XVI-XIX веках. Традиционно считается начатым в 1580 году походом Ермака Тимофеевича с казаками, положившем конец Сибирскому Ханству. Об окончании покорения Сибири судить сложно — даже в XX веке здесь оставались неосвоенные и незаселённые территории (отдельные условно белые пятна, например, южные и восточные склоны плато Путорана на Таймыре есть и сейчас).
Бой 1 мая 1781
Введение 1 Предыстория 2 Бой и последствия Список литературы Бой 1 мая 1781 Введение Бой 1 мая 1781 — дуэльный морской бой, произошедший примерно в 210 милях от Бреста, в котором HMS Canada Королевского флота под командованием капитана Джорджа Кольера (англ. George Collier) догнал, перехватил и взял в плен испанский фрегат Santa Leocadia, капитаном которого был дон Франсиско де Вентузен (исп.
Соглашение Цветковича Мачека
План Введение 1 Основные пункты соглашения 2 Последствия соглашения Введение Соглашение Цветковича — Мачека от 26 августа 1939 года — соглашение о предоставлении автономии Хорватии, заключенное между премьер-министром Королевства Югославия Драгишей Цветковичем и председателем Хорватской крестьянской партии Владко Мачеком.
Модемы, модемные стандарты, принцип работы
План реферата: Введение. Индикаторы внешнего модема. a) стандартные индикаторы. b) менее распространенные индикаторы состояния. c) индикатор коррекции ошибок и факсимильного режима.
Почему бы я посоветовала учиться PR
Почему бы я посоветовала учиться Ещё пару лет назад при вопросе «что такое PR?» многие пожимали плечами. В наши же дни сложно найти человека, который бы не знал значения этого слова.