Электронный архив — интегрированный комплекс программных и технических средств, предназначенный для хранения архивных документов в электронном виде.
Преимущества электронного архива документации перед архивом бумажным достаточно многочисленны и убедительны:
оперативность в работе с документами: поиск необходимого документа, его копирование, распечатка занимают секунды.
надежность и долговечность: все цифровые документы со временем не разрушаются, не ухудшают своих пользовательских качеств и могут храниться практически вечно.
целостность документации: при правильной организации хранения электронных документов их несанкционированные удаление, фальсификация или неумышленная модификация невозможны.
многопользовательский режим: с одними и теми же документами при любой структуре и типе локальной сети предприятия одновременно могут работать несколько пользователей.
дистанционный доступ: обеспечение удаленного доступа к документам сотрудников территориально распределенных подразделений с авторизацией и разграничением прав доступа.
Одной из основных проблем, которую необходимо решить при организации долговременного хранения электронных документов, также является обеспечение их читаемости на протяжении всего жизненного цикла. Сохраненная на цифровом носителе информация может со временем стать нечитаемой. К этому может привести воздействие плохих условий хранения, моральное устаревание носителей и оборудования, устаревание программного обеспечения.
Соответственно, для минимизации затрат на поддержание нескольких экземпляров файлов необходимо создать оптимальные условия для хранения носителей информации. Общими моментами при хранении любых электронных носителей являются размещение их в вертикальном положении, защита от механических повреждений и деформаций, загрязнения и запыления, воздействия экстремальных температур и прямых солнечных лучей.
Важен также выбор типа носителя, его долговечность: в краткосрочной перспективе (5–10 лет) сохранность документов обеспечивается созданием резервного и рабочего экземпляров электронных документов на отдельных носителях. В долговременной перспективе (более 10 лет) необходимо проведение миграции документов в так называемые программно независимые страховые форматы.
И, безусловно, существует необходимость соблюдения температурно-влажностного режима хранения электронных носителей. Общие рекомендации таковы: срок сохранения носителем своих качеств тем больше, чем ниже температура и относительная влажность, при которой он постоянно хранится.
Вторая проблема – обеспечение аутентичности электронных документов при долговременном хранении и защита их от вредоносных компьютерных программ (вирусов) и от несанкционированного доступа. В частности, ЭЦП - реквизит электронного документа хотя и надежный, но крайне недолговечный: он рассчитан на 5-10 лет. Смена программной среды, устаревание со временем алгоритмов криптозащиты делают процедуру верификации ЭЦП невозможной или бесполезной.
Наиболее приемлемым методом обеспечения аутентичности электронных документов при долговременном хранения можно было бы считать применение эмуляторов или конверторов при их воспроизведении. Но подобная практика пока мало изучена из-за ограниченного набора этих программных средств и возможных ошибок воспроизведения документов. Инкапсуляция – более перспективный способ, однако и он требует долговременной апробации и дальнейшего развития.
Необходимость переформатирования электронных документов при долговременном хранении приводит к тому, что появляется другой документ с измененными реквизитами и контрольными характеристиками. Следовательно, формируется его аутентичная копия, которая не будет иметь юридической силы.
Для решения указанной проблемы специалисты рекомендуют одновременно с официальным электронным документом создавать и хранить на бумажном носителе его копию, а также удостоверять подлинность электронных документов при передаче их на внешних носителях в архив с помощью документа на бумаге.
В целом методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта архивистов, делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. Так как именно от этого зависит будущее накопленного информационного богатства страны.
3
Другие работы по теме:
Экспертиза и хранение документов
МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ факультет Кафедра Реферат
Понятие об описании дел
Содержание Введение…………………………………………………………………………………...3 1 Понятие об описании дел……………………………………………………………….4 2 Описание архивных документов и система научно-справочного аппарата к документам архива………………………………………………………………………..6
Делопроизводство в современной Италии
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Челябинский юридический институт Министерства внутренних дел Российской Федерации
Негосударственные архивы
Тема: : архивы политических партий и общественных объединений Оглавление Введение Негосударственные архивы Архивы политических партий архивы общественных организаций
Системы управления электронными документами
А.Чередов, Cognitive Technologies Тезисы доклада Для эффективного доступа к информации и ее использования в современном офисе все чаще используют Системы Управления Электронными Документам (СУЭД). На их базе решаются задачи электронного делопроизводства и документооборота. СУЭД опираются на технологии электронного архивирования документов включающие ввод, создание, хранение и поиск информации в Электронном архиве документов.
Электронные документы в архивах
Введение С каждым годом в органах власти и организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов.
Составление номенклатуры дел
Содержание Составление номенклатуры дел 2 Список литературы 5 Приложение №1 Приложение №2 Приложение №3 Приложение №4 Приложение №5 Приложение №6 Приложение №7
Нормативные требования к зданиям и помещениям архива
Введение Архивы - те незаменимые вполне реальные нити (от паутинки до корабельного каната), которые связывают день сегодняшний с ушедшим. Хорошо организованные и правильно комплектуемые они - условие нашего "нового знания о прошлом", которое современная наука способна значительно обогатить и уточнить.
Экспертиза ценности документов в государственном архиве
Проведение экспертизы ценности документов является неотъемлемой частью любых архивных работ. Составление описей, передача документов на хранение при ликвидации, уничтожение бухгалтерских документов, при всех этих процедурах необходимо проведение экспертизы ценности документов
Делопроизводство и архивное дело в Республике Казахстан
Основные документы по регулированию делопроизводства и архивного дела в Республики Казахстан. Делопроизводство на государственном языке. Нормативная база Единой системы электронного документооборота Республики Казахстан.
Архивное дело на современном этапе
Архивное строительство в России. История архивного дела на Ставрополье. Разработка вопросов архивного законодательства. Федеральное архивное агентство. Федеральный Закон "Об архивном деле в Российской Федерации".
Век глобализации
Научный журнал Век глобализации призван выполнить интегрирующую роль в области глобальных исследований и станет творческой площадкой, на которой специалисты из различных областей знания будут анализировать актуальные проблемы глобализации и ее последствий, предлагать теоретические и практические решения, а также апробировать и обсуждать новые идеи, выступать с рецензиями, экспертными оценками и т.п.
Вишневский, Михаил Станиславович
План Введение 1 Биография 1.1 Дополнительные сведения Список литературы Введение Вишневский, Михаил Станиславович (дата рождения 1890, место рождения с. Алесандровское Иркутской губернии — дата смерти 1938) — историк-архивист, профессор.
Перспективы внедрения автоматизированных технологий в архиве
Информационные технологии, организация и перспективы их внедрения в архивах; этапы, объекты и цели информатизации. Направления процесса внедрения автоматизированных архивных технологий (ААТ): базы данных, сканирование документов, сетевые технологии.
Электронные архивы: отечественный опыт в оцифровке документов
Понятие электронного архива и проблема сохранения цифрового наследия, обзор проектов по оцифровке документов. Методы сканирования документов и их распознавания. Организация и создание электронного архива, сохранение цифровых информационных ресурсов.
Интернет ресурсы в архивном деле
На рубеже тысячелетий мировая цивилизация вступает в новую фазу развития – информационное общество. Его основу составляет всемирная электронная сеть Интернет, являющаяся неотъемлемой частью глобальной информационной инфраструктуры. Интернет на наших глазах становится одной из форм существования современного информационного пространства, доступ в которое открыт и для архивов.
Информатизация архивного дела
Содержание: Содержание: 2 Введение 3 1. Цели информатизации архивного дела 4 2. Направления и принципы информатизации 6 3. Программное обеспечение в архивных учреждениях 9
Основные требования при хранении бухгалтерских документов
Хранение бухгалтерских документов Перед передачей в архив первичные бухгалтерские документы, необходимо правильно обработать. Кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.
Экспертиза ценности документов
Задачи, порядок проведения экспертизы ценности документов. Организационные мероприятия проведения экспертизы. Оперативное хранение документов. Хранение документов в структурных подразделениях организаций. Оперативное хранение машиночитаемых документов.
Экспертиза ценности документов
Изучение документов на основании принципов и критериев ценности для определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Основные задачи и критерии проведения экспертизы ценности документов. Целевая комплексная экспертиза.
Экспертиза ценности документов
Управленческая деятельность. Документы как источники информации. Экспертиза ценности документов. Функции и права экспертной комиссии. Критерии экспертизы ценности и методики проведения. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации.
Распорядительные документы
Распорядительные документы, их состав, назначение. Экспертиза ценности документов. Этапы и порядок ее проведения. Правила оформления реквизитов «гриф утверждения», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Составление резюме.
Организация хранения документов и обеспечение их сохранности
Особенности и правила хранения документов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Современные подходы к обеспечению сохранности документов. Основные правила хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях.