Должностная инструкция – главный организационно –правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря.
Должностная инструкция – документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкции. Поэтому к её составлению следует отнестись с большой ответственностью. Что в должностной инструкции записано, то и спросится. Какие права в ней даны, те Вы и имеете.
Секретарь должен знать:
постановления, распоряжения, приказы и др. руководящие нормативные документы вышестоящих и др. органов, касающиеся организации делопроизводства;
государственную систему документационного обеспечения управления;
стандарты Унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
структуру организации;
организацию делопроизводства в организации;
схемы документооборота;
порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
сроки и порядок сдачи дел в архив;
системы организации контроля за исполнением документов;
оргтехнику и др. средства механизации управленческого труда;
основные экономики, организации производства, труда и управления;
законодательства о труде и охране труда РФ;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда, техники безопасности производственной санитарии, противопожарной защиты.
Квалификационные характеристики секретаря, секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки фактически аналогичны с добавлением машинописного оформления документов у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик. Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:
выполняет функции по обеспечению обслуживания работы руководителя организации или её подразделений;
получает для руководителя сведения от работников подразделений, вызывает их по его поручению; организует телефонные переговоры руководителя;
принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения;
следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;
передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;
печатает по указанию руководителя различные материалы;
ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после её рассмотрения руководителям подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;
принимает документы на подпись руководителю;
организует прием посетителей, содействует оперативности и выполнению просьб и предложений работников;
формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность в установленные сроки и сдает в архив.
Должен знать:
постановления, распоряжения, приказы и др. руководящие нормативные документы вышестоящих и др. органов, касающиеся организации делопроизводства;
руководящий состав организации и её подразделений;
машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок расположения материала при печати различных документов;
правила печатания деловых писем и использования типовых форм;
правила эксплуатации организационной техники;
стандарты, унифицированные системы организационно-распорядительной документации;
основы организации труда;
законодательство о труде и охрана труда РФ;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Другие работы по теме:
Гуро ЕГ
Елена (Элеонора) Генриховна Гуро 1877-1913 Елена Гуро, единственная поэтесса в "мужском" движении кубофутуристов, не похожая ни на кого из современников, оставила яркий след в истории русского авангарда. Была дочерью полковника (позже - генерал-лейтенанта) Генриха Гельмута Гуро, секретаря штаба Петербургского военного ок-руга и войск гвардии.
Свифт Джонатан
(30.11.1667 - 19.10.1745) Родился 30 ноября 1667 года в Дублине, учился в дублинском Тринити-колледже, в 1689 году получил место литературного секретаря у английского дипломата и писателя сэра Уильяма Темпла. Отношения с Темплом у Свифта не сложились, и в 1694 году он возвратился в Ирландию и принял посвящение в сан.
Кальдерон Педро
(17.01.1600 - 25.05.1681) Кальдерон родился в Мадриде, в семье дона Диего Кальдерона, секретаря казначейства, дворянина средней руки. Мать будущего драматурга Анна Мария де Энао, была дочерью оружейника, родом из Фландрии. Отец готовил Кальдерона к духовной карьере: он получил образование в мадридской иезуитской коллегии, также учился в университетах Саламанки и Алькала-де-Энарес.
Конституция Ирландии
Ныне действующая Конституция Ирландии была принята 29 декабря 1937 года. Она объявила прежний британский доминион суверенным, независимым демократическим государством.
Папуцис, Христос
Введение 1 Биография 2 Политическая карьера 2.1 Публикации Список литературы Введение Христос Папуцис (греч. Χρήστος Παπουτσής, 11 апреля, 1953, Лариса) — греческий политик, член ПАСОК, действующий министр защиты граждан.
Целовальник
— должностные лица Московской Руси, выбиравшиеся земщиной в уездах и на посадах для исполнения судебных, финансовых и полицейских обязанностей. Избранный человек клялся честно исполнять свои обязанности и в подтверждение клятвы целовал крест, откуда и происходит название.
Список титулов Ким Чен Ира
В Северной Корее принято употреблять определённые титулы перед именем Ким Чен Ира (руководителя страны с 1994 года, председателя ГКО КНДР и генерального секретаря ЦК ТПК). Имя вождя при этом выделяется особым шрифтом — более крупным или жирным. Выглядит это, например, так: «Великий руководитель товарищ
Фан И
(26 февраля 1916, г. Сямэнь, пров. Фуцзянь — 17 октября 1997, Пекин) — учёный и политический деятель КНР. Президент Академии наук Китая в 1978—1981 гг. Биография
Мансурова, Мария Николаевна
(урождённая - княжна Долгорукова, (сконч. 29 января 1914 г.)), благотворительница, супруга Государственного Статс-Секретаря, действительного статского советника, Бориса Павловича Мансурова (1826-1910).
Резолюция Генеральной Ассамблеи ООН 48 114
Резолюция № 48/114 . Принятая без голосования на 85 пленарном заседании, 48 Сессии Генеральной Ассамблеи ООН, 20 декабря 1993 года резолюция под названием «Чрезвычайная международная помощь беженцам и перемещенным лицам в Азербайджане[1][2].
Костюшко-Моризе, Натали
Натали Костюшко-Моризе (фр. Nathalie Kosciusko-Morizet; род. 14 мая 1973(19730514)) — французский политический деятель. Родом из семьи с большим политическим прошлым. Дальний предок Костюшко-Моризе был братом Тадеуша Костюшко. Её дед Жак Костюшко был послом Франции в США, прадед Андре Моризе — сенатором, отец, Франсуа Костюшко-Моризе (род. 1940), является мэром Севра.
Политический кризис в Польше 1968
Польский политический кризис 1968 года был спровоцирован «закручиванием гаек» со стороны терявшего власть 1-го секретаря ЦК ПОРП В. Гомулки при поддержке правого крыла ПОРП (премьер-министр Ю. Циранкевич, министр внутренних дел М. Мочар и др.).
Министр иностранных дел США
Министр иностранных дел США , точнее Секретарь иностранных дел Соединённых Штатов Америки (англ. United States Secretary of Foreign Affairs) — министерский пост, существовавший в правительстве Соединенных Штатов Америки с 10 января 1781 по 15 сентября 1789, отвечавший за иностранные дела и ведавший внешними сношениями.
Руководитель военно-морскими операциями
Введение 1 Список руководителей военно-морскими операциями 2 Структура Оперативного штаба ВМС Список литературы Введение CNO это Главнокомандующий Военно-морскими силами США(англ. Chief of Naval Operations, CNO) — высшая офицерская должность в военно-морских силах США и член Объединённого комитета начальников штабов.
Охеда, Алонсо
Алонсо Охеда Олаэчеа (исп. Alonso Ojeda Olaechea, подпольный псевдоним — Карлос Самора , 11 августа 1918, Баринас — 8 апреля 2006, Каракас) — один из видных деятелей венесуэльского рабочего и коммунистического движения, генеральный секретарь Коммунистической партии Венесуэлы (1985 - 1990).
Гранвела, Антуан Перрено де
Антуан Перрено де Гранвель Гранвела (фр. Antoine Perrenot de Granvelle, исп. Antonio de Granvela; 20 августа 1517(15170820) — 21 сентября 1586) — первый министр и ближайший советник испанского короля Филиппа II.
Почиталин, Иван Яковлевич
Ива́н Я́ковлевич Почита́лин (1754 - после 1797) - яицкий казак, входивший в ближайшее окружение Е.И.Пугачева, автор многих из его указов.
Маски, Эдмунд
Эдмунд Сикстус Маски (англ. Edmund Sixtus Muskie, 28 марта 1914 — 26 марта 1996) — американский политик-демократ и государственный деятель. Избирался губернатором штата Мэн, сенатором. Занимал пост государственного секретаря США и был кандидатом в вице-президенты США.
Хегай, Алексей Иванович
Алексей Иванович Хегай , также Хо Га И (허가이 (許哥而), 18 марта 1908, Хабаровск, Российская империя — 2 июля 1953, Пхеньян, КНДР) — российский и корейский революционер.
Альтести, Андрей Иванович
Андрей Иванович Альтести — государственный деятель Российской империи. Андрей Иванович Альтести родился в городе Рагуза в середине XVIII века. Во времена правления императрицы Екатерины II Альтести вступил в русскую службу в Коллегию иностранных дел. Андрей Иванович Альтести исполнял (вместе с Грибовским и Рибасом) обязанности секретаря практически всесильного в то время Платона Александровича Зубова и пользовался его полным доверием.
Добрянски, Пола
Добрянски Пола (англ. Paula Jon Dobriansky, род. 14 сентября 1955, Александрия, шт. Виргиния, Соединённые Штаты Америки) — американский политический и государственный деятель, дочь и соратница Льва Добрянского.
Должностная инструкция
Министерство образования Российской Федерации Тюменский государственный университет Институт государства и права Специальность: Государственное и муниципальное управление
Аннан, Кофи
Аннан, Кофи (Annan, Kofi), (р. 1938), генеральный секретарь ООН, лауреат Нобелевской премии мира (совместно с ООН) «за вклад в создание более организованного мира и укрепление мира во всем мире».
Секретарь
План Немного из истории. Возможности секретаря-референта. Основные функции секретаря. Современные требования. Классификация секретарей. Обязанности.