Как составить пресс-релиз

Рефераты по рекламе » Как составить пресс-релиз

Е. Рыбакова

Пресс-релиз - это сообщение содержащее важную новость или полезную для широкой аудитории информацию. Пресс-релиз распространяется пресс-службами организаций или PR-агентствами для возможной публикации в прессе и информирования общественности.

Пресс-релиз создается по канонам журналистики новостей. Пресс-релиз всегда содержит новость ценную для редакций СМИ. В этой связи он должен отвечать на все вопросы журналистики новостей: Кто? Что? Где? Когда? Почему? Каким образом?

Пресс-релиз должен оптимально "вписываться" в специфику издания ориентироваться на целевую аудиторию его читателей (подписчиков). Иногда целесообразно делать два варианта пресс-релиза - для центральной и специализированной прессы. Ориентируя ваш текст на читателей определенных изданий вы сможете лучше учесть их интересы и уровень информированности по данному вопросу.

Особенно важно учитывать масштаб новости и ее актуальность. То что является значительным событием для специализированной или региональной прессы может оказаться слишком "мелким" для деловых изданий. Для ежедневных газет новость утрачивает свою актуальность через один-два дня. Поэтому упустив возможность сообщить новость вовремя Вам придется поломать голову над тем как привлечь к ней внимание журналистов.

При написании пресс-релиза важно правильно выбрать заголовок. Из заголовка должна быть понятна суть пресс-релиза и его важность для аудитории конкретного издания. Главная задача заголовка Вашего пресс-релиза - привлечь внимание редактора. Поэтому он должен кратко и четко формулировать основное содержание пресс-релиза.

Стиль изложения принятый в новостной журналистике называют принципом "перевернутой пирамиды" - важная информация дается вначале затем следуют подробности. Первый абзац - лид - несет в себе основную идею всего текста и должен иметь самостоятельный законченный смысл. Лид должен заинтересовать читателя - в первую очередь редактора к которому попадет Ваш пресс-релиз. Обычно первый абзац содержит ответ на вопрос Кто? или Что? и состоит из 2-3 предложений.

Назначение основного текста пресс-релиза - дать развернутую информацию и добавить интересные детали. В тексте необходимо подчеркнуть ценность новости для аудитории издания. Поэтому при написании пресс-релиза важно уметь встать на позиции читателя и понять чем его может заинтересовать подобная новость. Удержать внимание читателей до конца текста - основная задача PR-специалиста.

Сообщения должны быть понятными без использования специальной или жаргонной лексики. Ясный стиль изложения привлекает внимание читателя к теме пресс-релиза. Короткий комментарий или высказывание одного из руководителей компании делает текст более живым и интересным. При этом она должна быть информативной и не носить чисто рекламного характера. Вообще старайтесь избегать превосходных степеней и восхвалений компании. Вы можете действительно быть "крупнейшим производителем" и "мировым лидером" но при подготовке новости эти определения все равно вырежут. Инфомацию о положении компании на рынке ее достижениях и основных продуктах можно дать в информационной справке в конце пресс-релиза.

В идеале пресс-релиз должен помещаться на одной странице А4. Фраза должна содержать не больше 12 - 13 слов иначе предложение становится слишком перегруженным. Также не рекомендуется растягивать абзацы больше чем на 6 строк. Справочную информацию о компании направлениях ее деятельности финансовых показателях лучше дать отдельно после основного текста пресс-релиза. В конце сообщения укажите контактное лицо (должность телефон e-mail) у которого журналист сможет быстро и своевременно получить уточнения по содержанию пресс-релиза.

При рассылке пресс-релиза по e-mail постарайтесь учесть следующие моменты:

Самая важная информация должна находиться в теме письма и в тех абзацах которые будут видны в "первом экране".

Перед текстом пресс-релиза в теле письма можно сделать пометку "Информация для СМИ" или "ПРЕСС-РЕЛИЗ".

В теле письма необходимо разместить текст или краткую аннотацию. Помните однако что он может отразиться в нечитаемой кодировке. Поэтому и тема письма и название вложенного файла должно давать общее представление о теме пресс-релиза.

Не бойтесь прикреплять вложенные файлы с пресс-релизом - в любом серьезном издании есть антивирусные программы которые проверяют почту на возможные вирусы. Если Ваш пресс-релиз покажется интересным - его обязательно прочитают.

Дайте ссылку на раздел сайта компании в котором Вы выложите дополнительную информацию - например фотографии и логотипы компании. Они должны иметь хорошее разрешение - бумажные издания могут отказаться от публикации новости из-за отсутствия качественных иллюстраций к ней.

По возможности отправляйте каждому личное письмо т.е. указывайте в поле "Кому" только одного конкретного получателя. Если Вы отправляете письмо на общий редакционный адрес допустимо указывать несколько общих адресов одного издания (напр. адреса отдела финансовых и отраслевых новостей).

Если Вы отправляете письмо на личный адрес конкретного журналиста используйте его имя в обращении. Написание таких писем займет больше времени зато они будут выглядеть как личные.

Если ваш список получателей пресс-релизов слишком велик оформите как личные только письма в наиболее важные для Вас издания. При отправлении пресс-релиза на остальные адреса не забудьте убедиться что в поле "Кому" стоят "слепые копии" и получатели не увидят всего списка адресатов.