Министерство образования и науки Украины
Николаевская общеобразовательная школа № 3
Реферат
по информатике
на тему:
Использование электронной таблицы как базы данных. Сортировка и фильтрация данных в MicrosoftExcel 97
Подготовила
ученица 11-А класса
Воронова Елена
Проверила
Девяткова В.Н.
2002
Использование электронной таблицы как базы данных. Сортировка и
фильтрация данных в MicrosoftExcel 97
Электронные таблицы Excel 9x часто используют для ведения простейших баз данных Таблица, используемая в качестве базы данных, обычно состоит из нескольких столбцов, являющихся полями базы данных. Каждая строка представляет отдельную запись.
Существуют ограничения, накладываемые на структуру базы данных:
· первый ряд базы данных должен содержать неповторяющиеся имена полей;
· остальные ряды базы данных должны содержать записи, которые не являются пустыми рядами;
· информация по полям (столбцам) должна быть однородной, т.е. только циифры или только текст;
Основная работа любой базы данных заключается в поиске информации по определенным критериям. С увеличением количества записи поиск информации затрудняется.
Если данные представлены в таком виде, программа Excel позволяет упростить этот процесс путем сортировки и фильтрации данных.
Сортировка - это упорядочение данных по возрастанию или по убыванию. Проще всего произвести такую сортировку, выбрав одну из ячеек и щелкнув на кнопке Сортировка по возрастанию
или Сортировка по убыванию
на панели инструментов.
Параметры сортировки задают командой Данные > Сортировка
. При этом открывается диалоговое окно Сортировка диапазона
. В нем можно выбрать от одного до трех полей сортировки, а также задать порядок сортировки по каждому полю.
Другой способ поиска информации в базе данных — использование средства Автофильтр. Это средство отображает подмножество данных, не перемещая и не сортируя данные.
При фильтрации базы отображаются только записи, обладающие нужными свойствами. Простейшее средство фильтрации – автофильтр. Он запускается командой Данные > Фильтр > Автофильтр.
По команде Автофильтр
в ячейках, содержащих заголовки полей появляются раскрывающие кнопки. Щелчок на такой кнопке открывает доступ к списку вариантов фильтрации. Варианты фильтрации записываются обычно с помощью простых или составных условий. Составные условия формируются с помощью логических выражений и логических операции И или ИЛИ. Записи, не удовлетворяющие условию фильтрации, не отображаются.
Иногда вам потребуется работать с подмножеством данных. Например, вы могли бы выделить часть списка данных и передать его пользователю, которому не нужен полный список, или вам потребуется получить отфильтрованное представление данных, чтобы создать отчет, не включающий ненужную информацию. Можно фильтровать данные, переносить их на другой рабочий лист, в другую рабочую книгу или вообще в другое приложение. На некотором этапе работы, возможно, вы сочтете необходимым удалить ненужные более записи из базы данных. Это также можно сделать путем фильтрации и выделения данных из общего списка.
Команда Данные > Фильтр > Отобразить все
позволяет отобразить все записи. Чтобы отменить использование автофильтра, надо повторно дать команду Данные > Фильтр > Автофильтр.
Чтобы создать произвольный фильтр, следует в раскрывшемся списке выбрать пункт Другие.
Диалоговое окно Расширенный фильтр
позволяет задать более сложное условие фильтрации по данному полю.
С помощью диалогового окна Расширенный фильтр можно установить критерий сравнения, а также создать критерии И или ИЛИ. Например, можно заказать поиск в базе данных сведений обо всех служащих, идентификационные номера которых меньше числа 650. А с помощью критерия И можно отфильтровать всех служащих, идентификационные номера которых меньше числа 650 и которые работают в бухгалтерии. Используя критерий или, можно найти всех служащих, идентификационные номера которых больше числа 660, либо служащих, которые проработали в компании более 10 лет.
Фильтры позволяют отобразить пять типов критериев
• Отобразить все. Отображаются все записи в поле
•Расширенный фильтр. Открывается диалоговое окно Расширенный фильтр
, позволяющее создать критерии с использованием И либо ИЛИ.
• Точные значения. Отображаются только те записи, которые содержат точные значения в заданных полях.
• Пустые. Отображаются все записи с пустыми полями.
• Непустые. Отображаются все записи с непустыми полями.
При использовании Расширенного фильтра
необходимо сначала определить (создать) три области
· интервал списка - область базы данных, которая подлежит фильтрации;
· интервал критериев - область, где задаются критерии фильтрации;
Чтобы зарезервировать место для критерия сравнения, в верхнюю часть таблицы можно вставить несколько строк (критерий можно задать в произвольных ячейках, но если расположить его рядом с таблицей, будет намного наглядней). Критерий может состоять из нескольких столбцов, каждый из которых должен иметь заголовок из первой строки таблицы (имя поля). Используемые в критерии заголовки в точности должны соответствовать заголовкам таблицы. Чтобы не ошибиться, можно просто скопировать названия заголовков (полей) из таблицы в критерий. Под каждым именем поля, которое используется для фильтрации, должно стоять условие, которое определяет критерии фильтрации.
· интервал извлечения - область, в которой будут появляться результаты фильтрации.
Имена полей во всех интервалах должны точно совпадать.
Для выполнения действий по фильтрации необходимовоспользоваться командами меню Данные, Фильтр, Расширенный фильтр
.
В диалоговом окне надо указать координаты интервалов.
Если необходимо получить результаты фильтрации в интервале извлечения, нужно выбрать Копировать на другое место
и указать интервал извлечения.
Другие работы по теме:
Импорт таблиц EXCEL в текстовый документ WORD
Вопрос 12. Импорт таблиц EXCEL в текстовый документ WORD. Microsoft Excel – мощная программа для работы с электронными таблицами, являющаяся, также как и Word, частью пакета Microsoft Office. Обладая достаточно широкими возможностями и высокой степенью интеграции с другими приложениями Office и Windows вообще, Excel стала наиболее популярной программой среди людей, постоянно имеющих дело с огромными массивами чисел.
База данных "КОМУС" для информационной системы ООО "Лагуна"
Разработка базы данных "КОМУС" при помощи Microsoft Access для ввода информации о сотрудниках, клиентах и их регистрации; контрактах с клиентами, для хранения сведений о них, для автоматического получения отчетов, анализа работы сотрудников с клиентами.
Электронные таблицы Excel
Overview Диаграмма1 Диаграмма3 Диаграмма2 Лист1 Sheet 1: Диаграмма1 Sheet 2: Диаграмма3 Sheet 3: Диаграмма2 Sheet 4: Лист1 остатки денежных средств на счетах клиентов
Создание баз данных в Microsoft Access
Министерство просвещения Украины Национальная Горная Академия СОЗДАНИЕ ФАЙЛА И ТАБЛИЦ БАЗЫ ДАННЫХ МАСТЕРОМ И ПО ЗАДАННОЙ ЛОГИЧЕСКОЙ МОДЕЛИ Лабораторная работа Access 97
Microsoft Exel
ВОПРОСЫ К ЭКЗАМЕНУ ПО ИНФОРМАТИКЕ 2 семестр Табличные процессоры. Классификация. Табличный процессор Excel. Назначение. Основные приемы работы в Excel: ведение рабочей книги.
Excel 97 в качестве базы данных
СОДЕРЖАНИЕ Введение 3 Создание и Фильтрация Списков 3 Использование инструмента Автофильтр. 4 Фильтрация по определенному значению. 4 Использование фильтра Первые10 5
Табличный процессор Excel
Понятие табличного процессора, при работе с которым на экран выводится прямоугольная таблица, в клетках которой могут находиться числа, пояснительные тексты и формулы для расчета значений в клетке по имеющимся данным. Краткая характеристика MS Excel.
Работа с электронными таблицами Microsoft Excel
Пример создания в Microsoft Excel рабочей книги с именем, группой и фамилией студента. Алгоритм создания таблицы работников фирмы с указанием их должности и зарплаты. Пример построения диаграммы. Работа с сортировкой и поиском данных, автофильтром.
Створення та робота з таблицями у Microsoft Excel, Access
Характеристика методів створення таблиць і роботи з ними у програмі Microsoft Excel: розробка таблиці з прізвищами співробітників, розміщених у алфавітному порядку та сумами отримуваних ними заробітних плат. Створення таблиці в програмі Microsoft Access.
Использование электронных таблиц
Выполнение заданий на вычисление функции на указанном диапазоне и построение графика функции. Нахождение суммы числового ряда. Нахождение корней уравнения командой "Подбор параметра". Описание технологии работы со списками в электронной таблице Excel.
Бази даних в Excel, Access з викликами на VBA
Введення формул з математичними, статистичними функціями та функціями для роботи з базами даних. Звичайне сортування бази даних по одному полю. Експорт таблиці з середовища MS Excel до середовища MS Access. Алгоритм програми на VBA, її інтерфейс.
Основи інформатики та застосування ЕОМ в психології
Користування програмами Microsoft Excel та Microsoft Access, створення таблиць за допомогою конструктора, занесення в них даних про студентів та їх успішність. Створення запитів до бази, які виводять інформацію; критерії відбору інформації для запиту.
Создание презентации, формирование массива
Подготовка презентации по теме "Excel – фильтрация данных". Сличительная ведомость по материальным ценностям, форма разработки документа. Построение сводной таблицы расчета суммарного и среднего значений поля. Характеристика формирования массива.
Создание базы данных, состоящей из одной таблицы
Проектирование структуры базы данных. Конструирование структуры будущих таблиц баз данных, основные приемы их заполнения и редактирования. Простая сортировка значений таблицы. Поиск записей по образцу. Как правильно сохранить и загрузить базу данных.
Электронные таблицы, назначение и основные функции
Электронные таблицы (или табличные процессоры) — это прикладные программы, предназначенные для проведения табличных расчетов. В электронных таблицах вся обрабатываемая информация располагается в ячейках прямоугольной таблицы. Отличие электронной таблицы от простой заключается в том, что в ней есть «поля» (столбцы таблицы), значения которых вычисляются через значения других «полей», где располагаются исходные данные.
Особенности работы с Microsoft Access
Введение Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.
Назначение и основные понятия электронных таблиц
Назначение электронных таблиц Microsoft Excel — один из наиболее популярных пакетов для среды Windows , принадлежащий к классу так называемых табличных процессоров, или электронных таблиц. Но
Назначение и возможности Excel
Введение Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок для налоговых органов, возможных финансовых отчетов.
Создание базы данных состоящей из одной таблицы
Проектирование структуры базы данных. Конструирование структуры будущих таблиц баз данных основные приемы их заполнения и редактирования. Простая сортировка значений таблицы. Поиск записей по образцу. Как правильно сохранить и загрузить базу данных.
Microsoft Essay Research Paper Microsoft has had
Microsoft Essay, Research Paper Microsoft has had a couple of though months since July last year, when Judge Thomas Jackson ordered the company to break up in two. However, since the beginning of this year things have just looked better for Microsoft.
Loophole Or A Conspiracy Essay Research Paper
Loophole Or A Conspiracy? Virus, Hmmm I am sure that you have heard this word before. I am not talking about the living virus like an influenza virus. I am talking about the computer virus. According to the New York Times, Microsoft, Compaq, and Hewlett Packards computers are at a great risk. I wonder why we the consumer, are in this position? I cannot come up with one straight answer.
Information Methods Essay Research Paper The aim
Information Methods Essay, Research Paper The aim of this assignment was to show and explain the value and importance of information and the tools readily accessible to us as students. We were to investigate the individual components of Access, Excel, Word and Powerpoint, then to transform, manipulate and present the information we gathered.
Microsoft Essay Research Paper Microsoft the world
Microsoft Essay, Research Paper Microsoft, the world’s largest company by market value, is accused of acting monopolistic in the computer software industry. Microsoft provides for eighty percent of the computers used, operating system. The operating system is a basic program that loads or boots up your computer to make it perform.
Microsot Word 2000 Essay Research Paper Name
Microsot Word 2000 Essay, Research Paper Name and Type: -Microsot Word 2000 -Word Processor Producer/Maker: -Microsoft Corporation -The creator of the popular Windows operating system founded by Bill Gates.
Табличний редактор Microsoft Excel
Теоретичні відомості 1.1. Табличний редактор Microsoft Excel Microsoft Excel – це складова частина пакето-прикладних програм Microsoft Office. Microsoft Excel – призначений для створення електронних таблиць і найбільшою перевагою є можливість досліджувати, аналізувати дані і виконувати обчислення.