Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида - почтовая связь и электронная связь.
Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
- письма оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
- письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлении;
- независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
- содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).
Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.
Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письма должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого Дома сборника «Простые письма» считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.
Другие работы по теме:
Сущность делового этикета
Главная Содержание 7.1 Сущность делового этикета Деловой этикет — это совокупность правил, традиций, условностей, регламентирующих внешние проявления человеческих отношений во время деловых контактов, переговоров, переписки, подписания договоров, приемов, общения с партнерами и подчиненными.
Классификация логистических систем
Классификация систем имеет весьма условный характер. Границы между отдельными их типами и видами расплывчаты и определяются преимущественно отношением исследователя к изучаемой системе, а не реальной действительностью.
Классификация ядерных взрывов
1-классификация ядерных боеприпасов по мощности: -сверхмалые-мощность меньше 1 кт(кило тонна) -малые-меньше 10 кт -средние-от 10 до 100 кт -крупные-от 100 до 1000 кт
Сущность и классификация источников финансирования
Все виды инвестиционной деятельности хозяйствующих субъектов осуществляются за счет формируемых ими инвестиционных ресурсов. Инвестиционные ресурсы представляют собой все виды финансовых активов, привлекаемых для осуществления вложений в объекты инвестирования. Источники формирования инвестиционных ресурсов в рыночной экономике весьма многообразны.
Понятие о классификации
Деление, последовательно производимое по систематически выбираемым основаниям. Классификация — систематическое распределение элементов данного множества по классам. Классификация на примере треугольников.
Оценка деловой активности
Деловая активность является комплексной и динамичной характеристикой предпринимательской деятельности и эффективности использования ресурсов. Уровни деловой активности конкретной организации отражают этапы ее жизнедеятельности (зарождение, развитие, подъем, спад, кризис, депрессия) и показывают степень адаптации к быстроменяющимся рыночным условиям, качество управления.
Унификация в документах
Содержание Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 История формирования делового стиля . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Деловая корреспонденция
Деловые письма составляют до 80% входящей и исходящей документации компании. Письма составляются по самым различным вопросам деятельности, их предметом могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, разъяснения, отзывы, изменения и т п
Этические нормы деловой переписки
Деловая переписка, как и любая другая форма взаимодействия людей, основана на своде этических правил и норм, главное из которых – «корректность и уважение к партнеру».
Языковые конструкции деловых писем: письмо-просьба
Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету.
Письменная форма коммуникации в деловом общении
Переписка как элемент делового общения: сущность и виды; классификация корреспонденции, способы передачи информации, средства коммуникации. Реквизиты письма, содержание и требования к тексту, тавтология; сроки ответа. Правила этикета деловой переписки.
Исторические источники 2
Введение 1 Классификация 2 Работа с источниками Список литературы Введение Истори́ческие исто́чники — любые остатки жизнедеятельности человека [1].
Фоли, Марк
Введение 1 Биография 1.1 Скандал Список литературы Введение Марк Фо́ли (англ. Mark Adam Foley; р. 8 сентября 1954(19540908)) — американский конгрессмен от Республиканской партии из Флориды, бывший председатель комитета по противодействию сексуальным домогательствам к малолетним через интернет.
Сине-красный лори
Введение 1 Внешний вид 2 Распространение 3 Образ жизни 4 Угрозы и охрана 5 Классификация Список литературы Введение Сине-красный лори[1] (лат. Eos histrio) — птица семейства попугаевых.
Амбоинский королевский попугай
Введение 1 Внешний вид 2 Распространение 3 Классификация Список литературы Введение Амбоинский королевский попугай[1] (лат. Alisterus amboinensis) — птица семейства попугаевых.
Нитехвостый кольчатый попугай
Введение 1 Внешний вид 2 Распространение 3 Классификация Список литературы Введение Нитехвостый кольчатый попугай[1] (лат. Psittacula longicauda) — птица семейства попугаевых.
Бурый лесной муравей
Введение 1 Описание 2 Распространение 3 Классификация 4 Молекулярная биология Список литературы Введение Бурый лесной муравей (лат. Formica fusca) — вид средних по размеру наземных муравьёв рода Formica из подсемейства Formicinae семейства Formicidae.
Горшорлаг
Введение 1 История 1.1 Официальные документы 2 Производство 3 Известные люди Список литературы Введение Горношорский лагерь (Горшорлаг) — в 30-е годы XX века единственный самостоятельный лагерь системы ГУЛАГ на территории Кемеровской области.
Красноплечий попугай
План Введение 1 Внешний вид 2 Распространение 3 Образ жизни 4 Размножение 5 Классификация Введение Красноплечий попугай, или синегузый попугай (лат. Psittinus cyanurus) — птица семейства попугаевых. Единственный вид рода.
Стиль одежды
План Введение 1 Классификация стилей одежды по критериям 1.1 возраст 1.2 пол 1.3 профессия 1.4 социальный статус 1.5 принадлежность к субкультуре 1.6 личный вкус человека
Классификация ноутбуков
Существует 2 основные системы классификации ноутбуков, которые дополняют друг друга Классификация на основе размера диагонали дисплея: 17 дюймов и более— «замена настольного ПК» (Desktop Replacement)
Классификация программного обеспечения компьютера
Классификация программного обеспечения компьютера. Взаимосвязь аппаратного и программного обеспечения компьютера. Современные компьютеры можно считать универсальными, поскольку они применяются для автоматизации обработки и обмена самой разной информацией практически во всех отраслях современной жизни.
Классификация затрат в управленческом учете
В основу классификаций затрат в управленческом учете положены основные задачи, которые должна решать предлагаемая классификация. На рисунке 2 представлена классификация затрат в зависимости от поставленных целей.
Виды механической вентиляции
Виды механ вентилСтатьи » ОБЖ Виды механической вентиляции При естественной вентиляции воздухообмен осуществляется за счет разности температур, гравитационного давления наружного воздуха и воздуха в помещении, а также действия ветра.
Банковский кредит 5
СОДЕРЖАНИЯ Введение 3 Глава I. Теоретические и правовые основы системы банковского кредитования………………………………………………………………………5 1.1. Сущность кредита 5