Реферат: Пример должностной инструкции секретаря-референта - Refy.ru - Сайт рефератов, докладов, сочинений, дипломных и курсовых работ

Пример должностной инструкции секретаря-референта

Рефераты по менеджменту » Пример должностной инструкции секретаря-референта

ЗАО "РИНГО" ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

01.03.96 № 3

секретаря-референта генерального директора

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "РИНГО" О. В. Ломов

01.03.96

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия,
принимается и увольняется директором.

Основными задачами секретаря-референта являются организационное
и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

— законодательными актами РФ;

Уставом предприятия;

Положением о функциональных службах предприятия;


приказами (указаниями) руководства предприятия;

нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним
специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но
при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

Секретарь-референт должен владеть вопросами:

- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

организации работы с документами, составления документации;

организации управленческого труда;


применения средств вычислительной и организационной техники;

перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого
партнера;

культуры труда и служебной этики;

охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

оказания первичной медицинской помощи.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства
в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

Оперативно-организационное обслуживание руководства.

Выполнение машинописных, графическ- х, множительных работ

Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсут­
ствия инспектора по персоналу).

Ведение учета рабочего времени сотрудников.

Ведение учета командировочных удостоверений.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ Секретарь-референт должен;

Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финан­
сово-хозяйственную деятельность предприятия.

Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов,
информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования
и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства,
принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их
выполнение.

Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их
до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предо­
ставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как ком­
мерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам теку­
щей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта и т. п.).

Вести прием посетителей.

Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятель­
ности предприятия:


оформление приказов по личному составу;

оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
— оформление трудовых книжек;

оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

оформление командировочных документов;

оформление листов нетрудоспособности;

ведение табеля учета рабочего времени;

выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

3.9.Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

Использовать ПЭВМ как средство автоматизации делопроизводства.

Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на
уничтожение. •

Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-
хозяйственной деятельности предприятия.

Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.

4. ПРАВА Секретарь-референт имеет право:

Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также
объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям
и специалистам предприятия.

Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с на­
рушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-96),
международных правил оформления документов (ISO).

Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей
компетенции.

Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению доку-
ментационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм
и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения
служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятель­
ности предприятия.

Работать с документами, имеющими гриф "КТ" или "Конфиденциально".

Принимать решения в пределах своей компетенции.

Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по во­
просам проверки исполнения документов, поручений и представления необходимой
информации руководству.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Секретарь-референт несет ответственность за:

Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.

Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Кон­
фиденциально" или "КТ".

Зам. директора

подпись

С. Р. Сегедин

Юрисконсульт

подпись О.С. Васильева

28.02.96