Рег. № 219
03.09.2008
«Документоведение»
Методические указания и контрольные задания
для студентов - заочников и экстерната
образовательных учреждений среднего профессионального образования
по специальности 032002 «Документационное обеспечение управления
и архивоведение»
2008
РАССМОТРЕНО кафедрой Методические указания
Общепрофессиональных составлены в соответствии
дисциплин с рабочей программой по дисциплине «Документоведение»
Зав.кафедрой утвержденной КТИТС
30.08.2008 № 218
_________ В.А.Балаганская
«___»________________ 2008
Соответствует требованиям ГОС СПО
по специальности 032002 «ДОУ и архивоведение»
Зам.директора по НМР
_____________ Г.И.Пелевина
«___»_________________ 2008
Составитель: С.В.Курченко, преподаватель Комсомольского-на-Амуре техникума
информационных технологий и сервиса
Рецензенты:
Содержание:
Введение
Требования к оформлению работы
Примерное содержание учебной дисциплины
4. Варианты контрольной работы
5. Рекомендуемая литература
Введение
Учебная программа по дисциплине «Документоведение» для специальности 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» содержит необходимую информацию о процессе управления, доказательствах принимаемых управленческих решений. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.
Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации. Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации.
Основными объектами изучения документоведения являются: закономерности образования документов; способы их создания; функции, свойства, структура документа; принципы организации документооборота; становление и развитие систем документации, а также комплексов документов; пути документационных процессов в обществе.
Предметами изучения курса документоведения являются документы и способы документирования.
В результате изучения учебной дисциплины «Документоведение» студенты осваивают теоретические и практические вопросы документирования управленческой деятельности на современном этапе; изучают основные законодательно-правовые акты, регламентирующие требования к оформлению различных видов документов; приобретают практические навыки и умения при составлении и оформлении управленческой документации в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления.
Требования к оформлению контрольной работы
Система заочного обучения предусматривает самостоятельное изучение учебного материала по дисциплине «Документоведение» и закрепление его путем выполнения домашней контрольной работы.
Выполняя контрольную работу, студент должен показать умения правильно, кратко и четко излагать материал по избранному варианту с необходимым приложением документов по тексту выполненной работы.
Объем контрольной работы 20 листов печатного текста формата А-4 с межстрочным интервалом – 1,5; шрифт – 14. Страницы должны быть пронумерованы арабскими цифрами в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
На титульном листе контрольной работы студент должен указать наименование техникума, специальность, по которой он обучается, по какой дисциплине выполнена домашняя контрольная работа, свой шифр, фамилию, имя, отчество, домашний адрес.
Работа должна быть представлена на проверку в сроки, установленные в соответствии с графиком учебного процесса.
Контрольная работа должна сопровождаться практическим заданием, тем или иным документом, составление и изготовление которого отвечает нормативным документам, не противоречит действующему законодательству, ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
В работе должен быть приведен список используемой литературы.
В работе допускаются только общепринятые сокращения.
Домашняя контрольная работа оценивается по пятибалльной системе. Если в работе много замечаний и исправлений, она возвращается на доработку. Если студент выполнил работу не самостоятельно или не соответствующую его варианту, то контрольная работа не будет принята на проверку. Ему необходимо будет выполнить свой вариант, а кроме этого, ему будут даны дополнительные задания.
Примерное содержание дисциплины
Введение
Студент должен
иметь представление:
о содержании дисциплины, ее связи с другими дисциплинами;
о современном состоянии документоведения;
о современных принципах организации документоведения.
Значение и содержание дисциплины «Документоведение». Связь с другими дисциплинами общепрофессионального и специального циклов.
Историческое развитие и современное состояние документоведения.
Роль документоведения в управленческих процессах.
Источники, законодательные акты, нормативные документы, государственные стандарты, унифицированные системы документации, государственные системы документационного обеспечения управления, литература.
РАЗДЕЛ 1. ДОКУМЕНТ И СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
Тема 1.1. Понятия «информация» и «документ».
Способы документирования
и материальные носители информации
Студент должен
знать:
определение термина «документ» по Государственному стандарту;
историю развития письменности и документа.
Методические указания:
История развития письменности и документа.
Понятие «информация» и «документ». Связь информации и документа. Термин «документ» по Государственному стандарту Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». Изменение понятия «документ» в условиях автоматизации управления.
Вопросы для самоконтроля:
Что такое документ?
В чём взаимосвязь понятий «информация» и «документ»?
Какие материальные носители используют при создании документов?
Какие способы документирования вам известны?
Литература: 1, 5, 6, 7, 8.
Тема 1.2. Свойства, функции и признаки документов.
Классификация
Студент должен
знать:
функции документа;
признаки документа;
классификацию документов
Методические указания:
Свойства и функции документа. Информационная, социальная, культурная, коммуникативная функции документа. Правовая функция. Функция исторического источника.
Внешние признаки документа. Понятие оригинала. Черновики и беловики. Автограф. Понятие «подлинник». Основные признаки подлинника. Дубликат документа. Понятие «копия». Виды копий. Фальсификация документа.
Вопросы для самоконтроля:
Назовите информативное свойство документа.
Назовите эксплуатационные свойства документа.
Перечислите общие функции документов.
Перечислите специальные функции документа.
Перечислите типы документов с присущей им юридической силой.
Литература: 1, 5, 6, 7, 8, 13.
РАЗДЕЛ 2. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ УПРАВЛЕНИЯ
Тема 2.1. Структура документа. Формуляр управленческого документа.
Текст документа. Унификация текста документа
Студент должен
знать:
формуляр и реквизиты документа;
методы унификации текстов документов;
формы унифицированных текстов документов
уметь:
составлять и оформлять унифицированные тексты документов
Методические указания:
Понятие «формуляр документа» и его составные части. Особенности формуляров документов, полученных различными способами документирования. Типовой и индивидуальный формуляр документа. Формуляр-образец в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Этапы унификации текстов управленческих документов. Требования к унифицированным текстам. Метод унификации текстов управленческих документов. Постоянная и переменная информация текстов.
Формы представления унифицированных текстов: текстовой, трафаретный, таблица, анкета.
Особенности унификации текстов документов с учетом применения автоматизированных систем. Единая структура текста. Состав информации.
Вопросы для самоконтроля:
на какие документы распространяется стандарт ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»;
перечислите основные требования к построению унифицированных форм на основе формуляра-образца;
дайте определение формуляру-образцу документа;
назовите требования к разработке унифицированных форм документов
Литература: 2, 3, 4, 6, 7, 13.
Тема 2.2. Унификация и стандартизация
управленческих документов
Студент должен
знать:
методы унификации и стандартизации управленческих документов;
унифицированные системы документации;
унифицированные формы документов
Методические указания:
.Государственные стандарты Российской Федерации: ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»
Вопросы для самоконтроля:
Дайте определение «Система документации» и «Унифицированная система документации»?
Как вы понимаете процесс стандартизации?
Назовите суть унификации документов?
Назовите нормативные документы по стандартизации, действующие на территории РФ
Литература: 1, 2, 4, 5, 7, 13.
Тема 2.3. Реквизиты документа
Студент должен
знать:
формуляр и реквизиты документа;
уметь:
составлять и оформлять реквизиты документов
Методические указания:
Понятие «реквизит». Постоянные и переменные реквизиты. Правила оформления реквизитов документа.
Вопросы для самоконтроля:
Охарактеризуйте состав и область применения стандарта ГОСТ Р 6.30-2003.
Для чего необходим формуляр-образец ОРД? Назовите варианты расположения реквизитов ОРД по ГОСТ Р. 6.30-2003.
Какой формат бумаги рекомендуется использовать для издания служебных документов?
Перечислите реквизиты, располагающиеся в основной части документа;
Перечислите реквизиты, располагающиеся в оформляющей части документа
Литература: 3, 4, 6, 7, 9, 12, 13, 14.
Тема 2.4. Бланк документа
Студент должен
знать:
формуляр и реквизиты документа;
уметь:
составлять и оформлять бланки документов
Методические указания:
Бланк документа. Бланки с угловым и центрованным расположением реквизитов. Особенности изготовления бланков. Изображение Государственного герба и герба субъекта Российской Федерации. Эмблема организации или товарный знак организации. Код организации. Код формы документа.
Автор документа: наименование организации, справочные данные организации. Наименование вида документа. Дата документа. Регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа. Место составления или издания документа.
Вопросы для самоконтроля:
Перечислите состав реквизитов и порядок их расположения на бланках, установленных ГОСТом Р 6.30-2003;
Назовите форматы каждого вида бланка на основе углового и продольного расположения реквизитов;
Назовите основные виды бланков, применяемые в учреждениях;
Перечислите основные отличия общего бланка, бланка конкретного вида документа и бланка письма
Литература: 3, 4, 6, 7, 9, 12, 13, 14.
Тема 2.5. Реквизиты согласования, утверждения и удостоверения
документа. Отметки на документах
Студент должен
знать:
формуляр и реквизиты документа
уметь:
составлять и оформлять реквизиты документов
Методические указания:
Согласование и утверждение документа. Грифы утверждения и согласования, визирования документа.
Состав удостоверения документа. Оформление подписи. Порядок применения и хранения печати. Виды печатей.
Отметки на документах: резолюция о контроле, о наличии приложений, о заверении копий, об исполнителе, о поступлении документа в организацию, идентификатор электронной копии документа.
Вопросы для самоконтроля:
Назовите значение отметок на документах;
Раскройте все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003. Расскажите об их расположении на документах и оформлении
Литература: 3, 4, 6, 7, 9, 12, 13, 14.
РАЗДЕЛ 3. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
Тема 3.1. Классификация организационно-распорядительной
документации
Студент должен
знать:
виды и разновидности документов, входящих в состав организационно-распорядительной документации
уметь:
составлять и оформлять организационно-распорядительную документацию
Методические указания:
Классификация организационно-распорядительных документов: организационные, распорядительные, справочно-информационные.
Вопросы для самоконтроля:
Расскажите о единых правилах документирования управленческих действий, которые определены ГС ДОУ;
Перечислите виды организационно-распорядительных документов, которые издаются в органах управления;
Назовите все виды документов и укажите, по каким признакам они классифицируюся.
Литература: 2, 3, 4, 5, 7, 10, 13, 14.
Тема 3.2. Организационные документы
Студент должен
знать:
виды и разновидности документов, входящих в состав организационной документации
уметь:
составлять и оформлять организационные документы
Методические указания:
Организационные документы – устав, положения (об учреждении, о структурном подразделении); правила, регламент, структура и штатная численность, штатное расписание, инструкции. Особенности составления и оформления документов.
Вопросы для самоконтроля:
Перечислите виды организационно-правовых документов и расскажите, каков общий порядок их оформления;
Дайте определение понятию «организационные документы»
Литература: 2, 3, 4, 5, 7, 10, 13, 14.
Тема 3.3. Распорядительные документы
Студент должен
знать:
виды и разновидности документов, входящих в состав распорядительной документации
уметь:
составлять и оформлять распорядительные документы
Методические указания:
Распорядительные документы. Процедура издания распорядительных документов. Документы, издаваемые на основе коллегиального принятия решения: постановления, решения. Документы, издаваемые на основе единоличного принятия решения: приказы, распоряжения, указания. Правила их составления и оформления.
Вопросы для самоконтроля:
Дайте определение понятию «распорядительная документация»;
Перечислите распорядительные документы, издаваемые на основе коллегиального принятия решения, и назовите процедуру издания этих документов;
Перечислите распорядительные документы, издаваемые на основе единоличного принятия решения, и назовите процедуру издания этих документов;
Перечислите правила их составления и оформления.
Литература: 2, 3, 4, 5, 7, 10, 13, 14.
Тема 3.4. Справочно-информационные документы
Студент должен
знать:
виды и разновидности документов, входящих в состав справочно-информационных документов
уметь:
составлять и оформлять справочно-информационные документы
Методические указания:
Справочно-информационные документы: акты, докладные, служебные, объяснительные записки, представления, протоколы, служебные письма, справки, сводки, заключения, отзывы, перечни, телеграммы, телефонограммы и др. Требования к их составлению и оформлению.
Вопросы для самоконтроля:
Перечислите виды информационно-справочных документов и расскажите, каков общий порядок их оформления;
Дайте определение понятию «информационно-справочные документы»
Литература: 2, 3, 4, 5, 7, 10, 13, 14.
Тема 3.5. Система документации по личному составу
Студент должен
знать:
законодательные акты и нормативные документы по системе документации по личному составу;
состав документов, входящих в систему документации по личному составу;
унифицированную форму документации по личному составу
уметь:
составлять и оформлять документы по личному составу
Методические указания:
Система документации по личному составу – подсистема Организационно-распорядительной документации (ОРД).
Документация по личному составу как комплекс документов, оформляющих трудовые правоотношения между физическими и юридическими лицами: прием, перевод, освобождение от должности, представление отпусков, поощрения, дисциплинарные взыскания и т.п.
Классификация документов по личному составу: личные, первичные, вторичные, итоговые, сводные.
Нормативно-методическое обеспечение составления и оформления документации по личному составу. Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации.
Вопросы для самоконтроля:
Классифицируйте документы по личному составу;
Назовите состав документов, входящих в систему документации по личному составу;
Назовите значение альбома унифицированных форм первичной учетной документации.
Литература: 2, 3, 4, 5, 7, 10, 13, 14.
РАЗДЕЛ 4. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Студент должен
знать:
возможности применения компьютерных технологий в документационной деятельности
Методические указания:
Использование компьютерных технологий для совершенствования процессов документирования. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов. Понятие «Электронный документ». Использование локальных и глобальных компьютерных сетей в бездокументном обмене информацией. Правовое регулирование документационной деятельности при использовании компьютерных технологий.
Вопросы для самоконтроля:
Дайте определение понятию «электронный документ»;
Назовите компьютерные технологии подготовки текстовых документов;
Назовите новейшие компьютерные технологии подготовки табличных документов;
Перечислите организационно-технические мероприятия по документированию деятельности коллегиальных органов
Литература: 1, 7, 14, 16, 17, 18, 19.
ВАРИАНТЫ КОНТРОЛЬНЫХ РАБОТ
Вариант 1.
Информация и документ. Основные функции документа.
Требования к оформлению реквизитов на рабочем поле документа.
Характеристика и состав организационных документов.
4. Докладные записки и справки, порядок их составления.
5. Используя традиционный способ и унифицированную форму, составить и оформить приказ генерального директора акционерного общества «Согаз» о приеме Вас на работу офис-менеджером.
Вариант 2.
1. Состав нормативно-правовых документов, регламентирующих документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами.
2. Требования к оформлению реквизитов «дата» и «номер документа». Значение этих реквизитов.
3. Протоколы. Их виды, состав и порядок оформления.
4. Компьютерные технологии подготовки табличных документов.
5. Составить и оформить приказ об итогах работы с документами в 2007 году в ОАО «Стайлинг». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей структурных подразделений к качеству подготовки документов и контроля за исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению этой работы.
Вариант 3.
1. Виды бланков ОРД и их характеристика. Состав реквизитов и варианты их расположения.
2. Требования к оформлению реквизитов: гриф согласования и гриф утверждения документов.
3. Распорядительные документы. Процедура издания распорядительных документов. Документы, издаваемые на основе коллегиального принятия решения: постановления, решения. Правила их составления и оформления.
4. Заявления. Требования к их составлению и оформлению.
5. Составить и оформить гарантийное письмо ОАО «Сампро» в ОАО «Прогресс» об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции. ОАО «Сампро» просит произвести эту работу непосредственно на площадке.
Вариант 4.
Способы документирования. Материальные носители информации.
2. Требования к оформлению реквизитов по составу удостоверения документов (подпись, печать). Значение этих реквизитов.
3. Характеристика и состав справочно-информационных документов. Требования к оформлению.
4. Протокол. Требования к составлению и оформлению. Компьютерные технологии подготовки протокола.
5. Составить и оформить указание начальника метрополитена о порядке оформления организационно-распорядительной документации в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Вариант 5.
1. Нормативно-методическое обеспечение составления и оформления документации по личному составу. Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации.
2. Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документа.
3. Распорядительные документы. Процедура издания распорядительных документов. Документы, издаваемые на основе единоличного принятия решения: приказы, распоряжения, указания. Правила их составления и оформления.
4. Требования к оформлению телеграмм, телефонограмм.
5. Составить и оформить совместное письмо-ответ областного управления здравоохранения и управления финансов администрации Новосибирского района о выделении дополнительных ассигнований из областного бюджета на оказание медицинской помощи жителям района.
Вариант 6.
1. Виды и разновидности документов, входящих в состав организационно-распорядительной документации.
2. Реквизиты документов, их размещение на бланках. Обязательные и дополнительные реквизиты.
3. Приказ – самый распространенный распорядительный документ.
4. Документация по личному составу как комплекс документов, оформляющих трудовые правоотношения между физическими и юридическими лицами: прием, перевод, освобождение от должности, представление отпусков, поощрения и дисциплинарные взыскания.
5. Составить и оформить информационное письмо Московского полиграфического техникума об открытии новых факультетов.
Вариант 7.
1. Формуляр-образец организационно-распорядительных документов. Состав реквизитов, их назначение.
2. Требования к оформлению реквизитов: текст документа, заголовок к тексту документа.
3. Понятие «реквизит». Постоянные и переменные реквизиты. Правила оформления.
4. Служебное письмо. Виды служебных писем. Использование типовых текстов и текстов-трафаретов при составлении служебных писем с однотипной информацией.
5. Составить и оформить постановление Совета директоров ОАО «Вента» о ликвидации службы документационного обеспечения в связи с переходом предприятия на новые формы хозяйствования и значительным сокращением объема работ с документами. Функции по организации работы с документами возложить на секретаря.
Вариант 8.
Суть унификации и стандартизации в делопроизводстве.
2. Требования к оформлению отметок на документах. Значение этих реквизитов.
3. Инструкции. Их виды. Порядок составления.
4. Приказ по основной деятельности. Требования к составлению и оформлению.
5. Составить и оформить акт комитета по культуре администрации г. Омска о проверке сохранности документов в комитете на основании приказа председателя комитета «О проверке сохранности управленческих документов».
Вариант 9.
1. Формы представления унифицированных текстов: текстовой, трафаретной, таблица, анкета. Особенности унификации текстов документов с учетом применения автоматизированных систем. Единая структура текста. Состав информации.
2. Протоколы. Их виды, состав, порядок оформления.
3. Требования к оформлению реквизитов общего бланка и бланка конкретного вида документа.
4. Акт. Правила составления и оформления.
5. Составить и оформить приказ по предприятию «Оникс» об итогах ревизии по проверке финасово-хозяйственной деятельности. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.
Вариант 10.
1. Унифицированные формы документов. Альбомы форм унифицированных документов. Табель форм документов.
2. Требования к оформлению реквизитов бланка письма.
3. Использование компьютерных технологий для совершенствования процессов документирования. Понятие «электронный документ». Правовое регулирование документационной деятельности при использовании компьютерных технологий.
4. Государственные стандарты Российской Федерации: ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 51141-98. Характеристика, состав и область применения.
5. Составить и оформить приказ ректора Томского государственного университета о научно-исследовательской работе на летний период для изучения языка и фольклора народов Севера.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» // Собрание законодательства РФ, 1995 № 8
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Главархив РФ, 1991
3. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. – М.: ВНИИДАД, 1991
4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003
5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998
6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999
7. Березина Н.М., Воронцова Е.П. Современное делопроизводство – СПб.: Питер, 2005
8. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев: Знання, 2003
9. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. – Москва ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004
10. Общероссийский классификатор управленческой документации. – М.: Изд-во стандартов, 1994
11. Стенюков М.В. Справочник секретаря. М.: Изд-во ПРИОР, 2001
12. Зиновьева Н.Б. Документоведение. – М.: Профиздат, 2001
13. Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004
14. Галахов В.В., Корнеев И.К. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы). – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004
15. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Обучение секретарскому делу. М.: Высшая школа, 1989
16. Степанов Е.А., Корнеев И.К. Информационная безопасность и защиты информации. М.: Инфра-М, 2001
17. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. Изд. 2-е, перераб. и доп. М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2002
18. Журнал «Секретарское дело» (ежемесячный)
19. Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» (ежемесячный)
20. Методические рекомендации по выполнению лабораторно-практических работ
21. Методические указания для студентов заочного отделения по выполнению домашней контрольной работы