Обязательный состав реквизитов при регистрации документов
При оформлении документов необходимо соблюдать правила,
обеспечивающие юридическую силу документов: оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Документ должен, как правило, оформляться на бланке организации, соответствующем стандарту, иметь стабильный порядок расположения реквизитов и комплекс обязательных реквизитов. Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью.
Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самим предприятием, совокупность которых придаёт управленческим документам юридическую силу.
Для регистрации документов установлен следующий обязательный состав реквизитов:
автор (корреспондент);
название документа, которое должно соответствовать компетенции
организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю документов, применяемых в данной организации.
основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица;
идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);
Дата которая состоит из порядкового номера в пределах
регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности, и др.). Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. словесно-цифровой способ оформления даты,
индекс документа;
дата, индекс поступления документа (для входящих документов);
заголовок который должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Например: О выполнении темы 1.3.83; О направлении на учебу т. Иванова А.Н. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа.
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения;
отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
номер дела.
Регистрация документов - ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу - ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива
В процессе подготовки оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, а именно:
исполнители;
расписка исполнителя в получении документа;
ход исполнения;
приложения и др.
.
Неоднократно регламентировались и стандартизировались более подробные требования по оформлению и расположению на бумажном носителе реквизитов управленческих документов. Этому вопросу был посвящён в настоящее время приостановленный Государственный стандарт Российской Федерации 6.30 - 97 «УСД. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Другие работы по теме:
Экспертиза и хранение документов
МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ факультет Кафедра Реферат
Статистика таможенных платежей
Изучение цели, объекта осуществления статистики таможенных платежей и информационное обеспечение руководства ГТК. Характеристика основных задач таможенной статистики. Анализ первичных и вторичных показателей таможенных платежей. Состав группы 47.
Развитие и становление делопроизводства 2
Делопроизводство в древнерусском государстве. На ранних стадиях развития Древнерусского госудаврства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без штата чиновников, либо с очень ограниченным штатом.
Негосударственные архивы
Тема: : архивы политических партий и общественных объединений Оглавление Введение Негосударственные архивы Архивы политических партий архивы общественных организаций
Экспертиза ценности документов 5
Введение Деятельность всех организаций, предприятий, учреждений связана с образованием большого количества различных по виду и содержанию документов. Однако не все документы имеют одинаковую ценность. Одни из них могут служить источниками для изучения политической, экономической и культурной жизни общества, так как несут ценную информацию.
Регистрация и учет документов
Содержание Введение………………………………………………………………………..…4 1. Регистрация и учет документов………………………………………...5 1.1.Порядок обработки поступающих документов………..….…7
Делопроизводство и корреспонденция
Анализ документооборота в организации. Структура подчиненности отдела делопроизводства. Прием, обработка, распределение и регистрация поступающих документов. Движение внутренних документов и контроль их исполнения. Объемы и структура документооборота.
Е. Л. Дра-чева, Ю. В. Забаев, Д. К. Исмаев и др.; под ред. И. А. Рябовой, Ю. В. Забаева, Е. Л. Драчевой. 2-е изд., стер. М. Кнорус, 2005. 576 с
Экономика и организация туризма. Международный туризм / Е. Л. Дра-чева, Ю. В. Забаев, Д. К. Исмаев и др.; под ред. И. А. Рябовой, Ю. В. Забаева, Е. Л. Драчевой. — 2-е изд., стер. — М. Кнорус, 2005. — 576 с
Архивное хранение документов
Полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов. Описи и оформление дел. Описание документов постоянного и долговременного хранения.
Горшорлаг
Введение 1 История 1.1 Официальные документы 2 Производство 3 Известные люди Список литературы Введение Горношорский лагерь (Горшорлаг) — в 30-е годы XX века единственный самостоятельный лагерь системы ГУЛАГ на территории Кемеровской области.
Сыскной приказ
План Введение 1 Структура 2 Обязанности 3 Руководители Список литературы Введение Сыскной приказ — один из приказов Московского государства XVII века.
Учет труда и заработной платы 12
Раздел 9. Учет труда и заработной платы Согласно ст. 129 ТК РФ заработная плата - вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера.
Организация регистрации документов на предприятии
Понятие, назначение, принцип и формы регистрации документов. Индексирование документов и организация информационно-справочной системы. Необходимые сведения о входящих и исходящих документах. Изучение особенностей документооборота в ООО "Ижэлектроснаб".
Экспертиза ценности документов
Изучение документов на основании принципов и критериев ценности для определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Основные задачи и критерии проведения экспертизы ценности документов. Целевая комплексная экспертиза.
Технология работы с документами
Сущность делопроизводства и документирования. Нормативная база для разработки должностных инструкций. Организация и порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Понятие номенклатуры дел. Образцы правильного оформления документов.
Регистрация и индексация документов
Делопроизводство на предприятии с полным циклом обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Документы для закрепления производственных отношений внутри предприятия и с другими организациями, требования к ним.
Разделение групп документов по функциональному значению
Организационно-правовые и распорядительные документы. Журналы первичного учета документов. Регистрационно-контрольные карточки. Отчеты, докладные, сводки. Первичные документы трудоустройства. Типы записи текстов документов, унификация и стандартизация.
Оформление дел в деловодстве
Формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. При территориальной разобщенности структурных подразделений организации дела формируются канцелярией подразделения или лицами, ответственными за делопроизводство.