Планирование организационных систем

Рефераты по теории организации » Планирование организационных систем

МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЕГАЗОВЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ

Факультет менеджмента

Кафедра ОП и ВЭД

Реферат

по дисциплине: «Теория организации»

на тему :

«Планирование организационных систем»

Выполнил: стдент

группы ВЭД-95-1

Иванов Олег

Руководитель: доц.

Хасанов М. Х.

Тюмень 1999

СОДЕРЖАНИЕ :

1. Введение 3

2. Методы планирования организационных систем

а) системный подход ; 4

б) нормативный метод ; 6

в) метод параметрического ( организационного ) моделирования ; 7

г) метод функционального моделирования

( метод аналогий ) ; 7

д) Программно-целевой метод ; 8

3. Закономерности планирования и построения ОС 10

4. Организация планирования ОС 15

5. Заключение 21

6. Список использованной литературы 22

ВВЕДЕНИЕ

На протяжении тысячелетий люди создавали организационные системы пользуясь интуицией здравым смыслом и опытом прошлого .

С возникновением письменности практический опыт построения систем стал переноситься на бумагу в виде проектов и передаваться будущему поколению таким образом для построения новых операционных систем конструктор получил возможность пользоваться готовыми проектами аналогичных систем хорошо зарекомендовавших себя в прошлом . Такая практика широко используется и в настоящее время .

Для создания системы имеющей аналоги в прошлом разработчик подыскивает подходящий аналогичный проект и принимает его за основу будущей системы . Если же такого аналога найти не удаётся на помощь приходят здравый смысл и интуиция частично дополняемые известными методами планирования организационных структур управления среди которых наибольшее распространение получили системный подход нормативный метод метод параметрического моделирования метод функционального моделирования и программно-целевой метод .

МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Системный подход .

Он основан на представлении о системе как о чём-то целостном обладающем новыми свойствами ( качествами ) по сравнению со свойствами составляющих её элементов . Новые свойства при этом понимаются очень широко . Они могут выражаться в частности в способности решать новые проблемы или достигать новых целей .

Для этого требуется определить границы системы выделив её из окружающего мира и затем соответствующим образом изменить ( преобразовать ) или говоря математическим языком перевести систему в желаемое состояние .

В. М. Глушков[1] выделил в системном подходе следующие этапы :

1. Постановка задачи ( проблемы ) : определение объекта исследования постановка целей задание критериев для изучения объекта и управления им .

2. Очерчивание границ изучаемой системы и её структуризация . На этом этапе вся совокупность объектов и процессов имеющих отношение к поставленной цели разбивается на 2 класса - собственно изучаемая система и внешняя среда .

3. Составление математической модели изучаемой системы : параметризация системы задание области определения параметров установление зависимостей между введёнными параметрами .

4. Исследование построенной модели : прогноз развития изучаемой системы на основе её модели анализ результатов моделирования .

5. Выбор оптимального управления .

Выбор оптимального управления как раз и позволяет перевести систему в желаемое ( целевое ) состояние и тем самым решить поставленную проблему .

Несмотря на чёткую математическую трактовку системного подхода он не получил однако однозначной практической интерпретации . В связи с этим развиваются несколько направлений его практической реализации .

Наибольшее распространение получили АСУПовские и системотехнические направления суть которых заключается в совершенствовании существующих систем управления . Для этого проводится их обследование ( диагностический анализ ) выявляются недостатки и пути устранения последних формируются мероприятия по совершенствованию систем разрабатываются проекты АСУ внедрение которых рассматривается как способ преобразования существующих систем управления . АСУПовское направление официально признано и закреплено в соответствующих руководящих методических материалах[2] .

Системотехническое направление является более наукоёмким и находится в настоящее время в стадии развития .

Планирование сложной системы разбивается на два этапа : внешнее ( или макро- ) и внутреннее ( или микро- ) планирование . Внешнее планирование отвечает за вопрос : с какой целью создаётся система ? Внутреннее - на вопрос : какими средствами реализуется система ? Другими словами : " При внешнем планировании формируется цель и критерий эффективности будущей системы а затем корректируется её модель . Локализуется сама система определяются её границы фиксируются факторы внешней среды влияющие на систему или находящиеся под её влиянием ; определяются входы на которые система должна реагировать и виды реакций критерии эффективности её функционирования . Внутреннее планирование определяет содержание самой системы ."[3]

Этап внешнего планирования складывается из подэтапов анализа и синтеза . На первом подэтапе формируется цель разрабатываемой системы проводится изучение существующей системы составляется генеральная схема будущей системы . На втором - последовательно выполняется эскизное техническое рабочее планирование системы .

Данный подход активно разрабатывается однако не решён пока принципиальный вопрос : как на основе анализа существующей системы перейти к модели будущей системы ?

Нормативный метод .

Второе название этого метода - экспортно-аналитический . Он основан на выявлении статистических зависимостей между параметрами характеристик структуры ОС и факторами влияющими на эти характеристики . Статистические зависимости устанавливаются в результате исследования однородной группы лучших ( в определённом смысле ) ОС : собираются данные о численных значениях структурных параметров и факторов ; с помощью корреляционного анализа определяется степень влияния каждого фактора на структурные параметры и отбираются наиболее существенные факторы ; выводятся нормативные формулы для расчёта параметров структуры . Разработанные нормативы определяют состав и содержание функций перечень решаемых основных задач тип организационной структуры и т. д. Полученные нормативы используют при планировании определённого класса ОС . Например планирование организационной структуры управления машиностроительными предприятиями осуществляется на основе типовой схемы структуры управления утверждённой для определённой группы предприятий и схемы должностных окладов инжинерно-технических работников служащих и младшего обслуживающего персонала .[4]

Метод параметрического ( организационного ) моделирования .

Этот метод заключается в установлении функциональных зависимостей между характеристиками ОУ ( объекта управления ) и СУ ( субъекта управления ) для выявления степени их соответствия . Для этого применяется аппарат математической статистики и логического анализа . В частности с помощью корреляционного анализа изучаются зависимости между количеством работников аппарата управления и объёмом производства на основе чего рассчитываются нормативы численности управленческого звена .

" Логика и механизм зависимости системы управления от объекта управления состоят в следующем . Во-первых эта зависимость является объективной и реальной . Во-вторых характер этой зависимости и теснота связи между элементами управляющей системы с одной стороны и объекта управления с другой - неоднородные . Так если система функций а система информации преимущественно зависят непосредственно от особенностей объекта управления то аппарат и техника управления зависят от объекта управления не непосредственно а через функции управления и систему информации "[5] . Метод помогает производить синтез ОС на основе изучения сложившихся соотношений ( пропорций ) между характеристиками ОУ и СУ .

Метод функционального моделирования

( метод аналогий ) .

Он заключается в том что в основу формирования аппарата управления кладётся стандартный набор функций осуществление которых необходимо на каждом объекте для его нормальной работы . К ним относятся такие функции как оперативное управление производством материально-техническое снабжение расчёт труда и заработной платы технико-экономическое планирование и др. Основной характеристикой организационной структуры управления считается численность административно-управленческого персонала которая рассчитывается по функциям управления с учётом масштабов производства отраслевой принадлежности предприятия и других факторов . Исходя из численности для каждого уровня управления принимается определённое организационное решение : формирование отдела управления или бюро для выполнения работ по каждой функции установление определённых должностей и т. п.

Программно-целевой метод .

Этот метод основан на формировании " древа целей " в соответствии с которым определяется система мероприятий по реализации целей называемая целевой комплексной программой ( ЦКП ) . Для выполнения ЦКП строится специальная система управления ( СУ ЦКП ) которая доводит задания ЦКП до конкретных исполнителей и контролирует выполнение программы . Организационная структура СУ ЦКП определяется таким образом " древом целей " составом исполнителей и содержанием ЦКП .

Множество исполнителей программы и СУ ЦКП образуют в совокупности программно-целевую ОС действующую в течение всего периода решения проблемы .

Такие системы предлагается планировать в три стадии :

1. Формирование общей структурной схемы системы и её главных характеристик ( стадия композиции ) .

2. Разработка состава подразделений и основных связей между ними ( стадия структуризации ) .

3. Разработка количественных характеристик аппарата управления установление порядка его деятельности ( стадия регламентации ) .

При этом первая стадия имеет принципиальное значение поскольку она определяет структуру организации . На ней определяются система целей и задач организации её тип и правовой статус степень самостоятельности границы деятельности состав функций .

К недостаткам программно-целевого подхода следует отнести методическую незавершённость . Достаточно сказать что в настоящее время " нет чётких устоявшихся определений по широкому кругу концептуальных положений разработки и реализации комплексных программ отсутствует единая точка зрения исследователей на основополагающие понятия программно-целевого планирования и управления соотношение плана ( в его традиционной форме ) и целевой комплексной программы ".[6]

В результате происходит адаптация ( приспособление ) программных методов к существующим методам планирования и управления . Всё это существенно ограничивает рамки применения программно-целевого подхода который наиболее эффективен для решения хорошо структуризованных ( изученных ) проблем для которых сравнительно нетрудно провести исследование по схеме " цель - система мероприятий - ОУ - СУ " .

В целом указанные выше подходы и методы применяются главным образом для совершенствования существующих ( действующих ) ОС . Что же касается создания новых ОС то здесь пока ещё царят стихийность и субъективный подход . В самом деле вопрос о том быть или не быть той или иной организации предприятию объединению часто решается волевым путём сверху вниз без научного обоснования . Такой путь формирования ОС к сожалению прочно укоренившийся в нашей практике даёт большой процент " брака " - нежизнеспособных и неэффективных систем .

Отсутствием научной основы разработки ОС объясняется во многом и " забывчивость " создаваемых систем . Не потому ли на каком-то этапе своего развития они начинают утрачивать связь с проблемами для решения которых создавались что эта связь не была учтена в полной мере при самом создании системы определении её границ структуры функций и т. д. ?

Как уже отмечалось при создании новых ОС приходится отбирать ресурсы ( в основном трудовые ) у существующих . Понятно что выделение ресурсов под каждую ОС должно быть строго дозировано в зависимости от важности решаемых ими проблем . К сожалению и вопросы ранжирования проблем по их общественной значимости и оценки эффективности использования тех или иных ресурсов в различных ОС остаются почти без внимания .

Это приводит к тому что решение многих важных проблем ( и соответственно их ОС ) не имеет достаточного ресурсного обеспечения . Преобладание отраслевого принципа распределения ресурсов не способствует улучшению положения .

Кроме того у нас нет и адекватных методик расчёта экономической эффективности ОС что делает невозможным обоснование необходимости их создания .

Недостатком существующей практики планирования и создания ОС является также недостаточная оперативность . Иногда с момента появления проблемы и до момента построения ОС проходят многие годы в течение которых обществу наносится невосполнимый ущерб от игнорирования проблем . Например десятилетиями замалчивалась проблема охраны окружающей среды пока наконец не была создана специальная ОС . Лишь сравнительно недавно стали предметом обсуждения проблемы наркомании проституции борьбы с организованной преступностью . Рано или поздно эти проблемы всё равно бы " всплыли на поверхность " однако очевидно что чем раньше та или иная проблема будет обнаружена и решена тем больший ущерб удастся предотвратить .

Вряд ли можно признать такое положение удовлетворительным и без разработки теории планирования и построения ОС его не улучшить .

ЗАКОНОМЕРНОСТИ ПЛАНИРОВАНИЯ И ПОСТРОЕНИЯ ОС .

Всякая теория должна исходить из практики чтобы потом служить ей же опорой . В этом смысле и теория планирования и построения ОС не исключение она должна основываться на анализе практики создания и функционирования ОС . Основная сложность состоит в том чтобы среди множества единичных фактов и наблюдений различных специалистов выявить какие-то ключевые положения закономерности общие для планирования и построения всех ОС . Среди них можно выделить следующие :

1. Формирование ОС - это многоэтапный процесс .

2. Необходимым условием для начала планирования а затем и создания ОС является наличие определённой общественной потребности . Однако одной потребности недостаточно нужны ещё определённые экономические юридические социальные технические условия и другие гарантии обеспечивающие им самостоятельность и относительную устойчивость .

3. Решение вновь возникающих проблем не обязательно требует создания новых ОС . Многие проблемы могут успешно решаться в рамках " старых " ОС . Обычно для этого разрабатывается специальный комплекс мероприятий ( или ЦКП ) и готовятся постановления ( или приказы ) обязывающие соответствующие ОС выполнять предписанные им работы . Контроль за реализацией комплекса мероприятий ( или ЦКП ) осуществляется организацией назначаемой головной по данной проблеме . Необходимость в планировании и построении новых ОС возникает обычно когда становится очевидным что существующие организационные структуры управления не справляются с решением проблемы и требуется создать новые .

4. Для выбора способа решения проблем предварительно проводится их исследование . Наибольшее распространение при этом получили методы системного анализа в основном программно-целевые методы наиболее естественным путём связывающие проблему со средствами её решения . Решение сложной проблемы обычно начинают с построения " дерева целей " которых требуется достичь путём организации и проведения определённого комплекса мероприятий . Задача заключается в том чтобы найти этот комплекс указать конкретных исполнителей и сроки выполнения мероприятий . Для этого " дерево " как бы " накладывается " на реальную среду в результате чего находится необходимая информация и составляется конкретная программа работ .

Для решения сложных проблем иногда используются методы аналитического и имитационного моделирования .

5. После исследования проблемы наибольшую трудность вызывает обычно выбор исполнителей ( или организаций-исполнителей ) деятельность которых в рамках будущих ОС способна удовлетворить общественную потребность ( или решить проблему ) полностью или частично . Сложность задачи заключается не столько в том чтобы найти таких исполнителей ( или организаций-исполнителей ) которые способны решить проблему сколько в том чтобы их можно было организовать в систему . При этом должна учитываться возможность перехода исполнителей из одной ОС в другую ( из старой в новую ) . Последнее обстоятельство требует учёта ущерба который может быть нанесён обществу вследствие ухода исполнителя из " старой " ОС и соизмерение этого ущерба с ожидаемой полезностью вследствие перехода его в новую ОС . Конечно необходимость соизмерять ожидаемую полезность с ущербом возникает далеко не всегда однако когда в качестве исполнителей рассматриваются крупные ОС то она становится очевидной .

Оптимальный выбор исполнителей т. е. состава ОУ - задача достаточно сложная . С ростом числа потенциально возможных исполнителей ( n ) количество их сочетаний растёт как 2n поэтому объективно оценить все альтернативные варианты состава ОУ и выбрать из них один оптимальный в качестве основы для будущей ОС как правило не представляется возможным . В связи с этим данная задача решается обычно экспертным путём . При этом часто допускаются ошибки снижающие эффективность создаваемой ОС .

Некоторые из этих ошибок исправляет практика другие же сопровождают всю "жизнь " созданной ОС .

Выбор состава ОУ - длительный процесс условно разбиваемый на два этапа . На первом этапе определяются потенциально возможные исполнители т. е. те кто своей деятельностью способен ( судя по имеющейся информации ) оказать заметное влияние на решение проблемы .

Страницы: 1 2