Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, т.к. при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагается в одном письме только в том случае их взаимосвязанности.
Каждый вид официального письма имеет свою языковую формулу. Языковая формула — это устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто профессиональной функции.
Виды служебных писем
Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, требование, приглашение при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.
Просим Вас сообщить…
Просим Вас предоставить…
Просим Вас предоставить данные о…
Обращаемся к Вам с просьбой о… и т.д.
Просьба может формулироваться и без глагола просить, например:
Надеемся на положительное решение вопроса…
Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение…
Письмо-сообщение. В данном виде делового письма даётся сообщение о каких-либо фактах, представляющих взаимный интерес, (сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров).
Сообщаем Вам, что…
Доводим до Вашего сведения, что…
Считаем необходимым поставить Вас в известность о…
Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие. В отдельных случаях необходимо изложить вкратце содержание того письма или документа, на который ссылаются, чтобы было ясно, о каком документе идёт речь.
Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.)…
Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…
Подтверждаем намерение…
С благодарностью подтверждаем получение материалов… и др.
Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении принятых решений, доверенностей и указание мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Пометка «Вторично» отправляется тогда, когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее. Кроме напоминания в таких письмах часто содержаться требования выполнить те или иные обязательства.
Напоминаем Вам…
Вторично напоминаем Вам…
Обращаем Ваше внимание на то, что…
Ставим Вас в известность, что…
Несмотря на неоднократные напоминания…
Письмо-приглашение. Может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое-либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографическим способом тексты, так и тексты-трафареты. Уважаемый господин Лужков!
Уважаемый Алексей Михайлович!
Уважаемые господа!
Приглашаем Вас принять участие в…
Просим Вас принять участие в…
Имеем честь пригласить Вас…
Примите наше приглашение…
Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность (за выполнение какого-либо рода деятельности, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т.п.). Чаще всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета и совершенно необходимо с точки зрения перспективного сотрудничества.
Благодарим за оказанную помощь в…
Выражаем Вам свою благодарность за…
Позвольте Вас поблагодарить за…
Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за…
Информационное письмо. Служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения. Такие письма часто имеют типовой характер и рассылаются вышестоящими организациями в подведомственные. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.
Письмо может иметь приложения и состоять как из одного абзаца, так и из нескольких страниц. Информационное письмо подписывается руководителем организации отправителя
По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма – ответы:
1. письма, требующие письма – ответа;
2. письма, не требующие письма – ответа.
Электронные письма
Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки.
Другие работы по теме:
Коммерческие письма оферты, акцепты, договорные и претензионные письма
Коммерческие письма (оферты, акцепты, договорные и претензионные письма) Коммерческие письма составляются от имени юридического лица для заключения или сопровождения коммерческой сделки. Существуют следующие виды коммерческих писем: запрос, оферта (предложение), договорное и претензионное письмо, а также ответы на них.
Кран машиниста №394
Описание принципа действия и конструктивного устройства крана машиниста №394. Его назначение: управление тормозами поезда путем изменения давления в тормозной магистрали или полярности тока в электрической линии при электропневматическом торможении.
Рекламное письмо
Исходная ситуация: Небольшое туристическое агентство желает привлечь массового потребителя со средним уровнем достатка. Требуется написать текст письма для рассылки.
Гос. экзамен билеты. Машиностроение
Министерство образования и науки Республики Казахстан Машиностроительный факультет Кафедра «Технология машиностроения» Тема: Билеты государственного экзамена
Виды обработки документов
Содержание: Введение. 3 Виды обработки документов. 4 Докладная записка (внутренняя). 7 Служебное письмо (внешнее) 9 Заключение 11 Список используемой литературы: 12
История письма
Целью данной работы было рассмотрение развития письма от древнейших эпох до современных дней
Чудесный доктор
Автор: Куприн Александр. Основан на реальных событиях. 2 мальчика рассматривают богатую витрину гастрономии, потом бегут домой — в сырой и грязный подвал, где живет нищее до крайности семейство Мерцаловых. Мальчики носили письмо бывшему папиному работодателю — барину, но швейцар выгнал оборванцев взашей.
Ванька
Автор: Чехов Антон. «Ванька Жуков, девятилетний мальчик, отданный три месяца тому назад в ученье к сапожнику Аляхину, в ночь под Рождество не ложился спать». Он писал письмо своему деду Константину Макарычу. Ванька — сирота. Он думает про своего деда — 65-летнего «тощего и юркого старикашку с весёлым лицом и вечно пьяными глазами», служащего сторожем у господ Жихаревых.
Пелагея Опальные рассказы
Автор: Зощенко М.М. Пелагея была женщина неграмотная. Даже своей фамилии она не умела подписывать. А муж у Пелагеи был ответственный советский работник. И хотя он был человек простой, из деревни, но за пять лет житья в городе поднаторел во всем. И не только фамилию подписывать, а чорт знает, чего только не знал.
Любовное письмо
Автор: Сочинения на свободную тему Здравствуй, милый N! Вот уже в который раз я пишу тебе, не надеясь на то, что ты прочитаешь моё письмо... Уже давно меня не греет мысль, что я ещё когда-нибудь испытаю чувство бесконечной любви и счастья. Нет, все безвозвратно утеряно... Больше никогда твой нежный и глубокий взгляд не встретится с моим, и мы уже не скажем друг другу тех слов, которые говорили прежде.
Письмо другу из Парижа
Автор: Разное Dear Alex, I am writing to you from Paris. My family and I arrived here for our holiday a week ago. We are staying at a lovely hotel in the city center. The weather is fine, but it is not very hot.
Письмо от матери
Автор: Есенин С.А. Чего же мне Еще теперь придумать, О чем теперь Еще мне написать? Передо мной На столике угрюмом Лежит письмо, Что мне прислала мать. Она мне пишет:
Анализ письма Обломова
Причины, побудившие Обломова написать письмо Ольге. Каким предстает Обломов перед читателями в своем письме.
Письмо Софье Павловне Фамусовой
Автор: Грибоедов А.С. Здравствуйте, уважаемая Софья Павловна! Прежде, чем написать Вам письмо, я долго раздумывал над этим. И окончательно сделал для себя вывод, что я должен был его написать.
Письмо Софье Павловне Фамусовой 2
Письмо Софье Павловне Фамусовой Автор: Грибоедов А.С. Здравствуйте, уважаемая Софья Павловна! Я давно хотел написать вам это письмо, но всё никак не решался. И наконец, после долгих раздумий, окончательно сделал для себя вывод, что я должен был его написать. Хотелось бы Вам сказать, что после прочтения ваших предыдущих писем, адресованных мне, я понял лишь то, что вы очень загадочная и весьма непредсказуемая молодая особа.
Письмо Обломова Штольцу
Автор: Гончаров И.А. Письмо Обломова Штольцу Здравствуйте, дорогой Андрей Иванович! Очень буду рад, если вы прочтёте моё письмо. Я давно уже хотел вам написать, но всё думал, что вот вы сейчас приедете – я вам и расскажу всё. Но вы всё не едете и не едете… А неприятности растут и растут… Идея письма пришла мне в голову ещё две недели назад: говорю Захару: «Напиши письмо Штольцу: пусть поскорее приезжает!», а он всё отнекивается: «Нет, – говорит, – плохо я умею писать, да и всё равно вы напишете лучше: я же не знаю, что вам нужно сказать в письме».
О чем я думаю и что чувствую, читая письмо Татьяны. 2
О чем я думаю и что чувствую, читая письмо Татьяны. Автор: Пушкин А.С. “Евгений Онегин” — самое задушевное произведение Пушкина. Главные герои этого романа — Онегин и Татьяна. В лице Татьяны Пушкин воспроизвел русскую женщину. Она любила своих родных, но не открывала им никогда внутренний мир своей души, что-то ей подсказывало, что они люди другого мира, они ее не поймут.
О чем я думаю и что чувствую, читая письмо Татьяны. 3
О чем я думаю и что чувствую, читая письмо Татьяны. Автор: Пушкин А.С. Роман в стихах “Евгений Онегин” А.С. Пушкин писал около восьми лет. Он долго добивался поэтического совершенства своего произведения. И только в 1831 году оно вышло в свет.
О чем я думаю и что чувствую, читая письмо Татьяны. 6
О чем я думаю и что чувствую, читая письмо Татьяны. Автор: Пушкин А.С. Наша память хранит с малолетства доброе имя Пушкин. Каждый год на уроках литературы мы читали произведения этого замечательного поэта: сказки и стихи, поэмы и повести. И вот прочитали роман в стихах “Евгений Онегин”.
О чем я думаю и что чувствую, читая письмо Татьяны. 7
О чем я думаю и что чувствую, читая письмо Татьяны. Автор: Пушкин А.С. “Жизнь без любви не жизнь, а существование, без любви жить невозможно. Для того и дана душа человеку, чтобы любить”, — утверждает М. Горький.
Анализ стихотворения Пушкина "Сожженное письмо"
Стихотворение А.С. Пушкина "Сожженное письмо" - это настоящий шедевр русской любовной лирики: наполненный великими переживаниями, но вместе с этим необычайно лаконичный где каждый образ, каждая деталь является приемом выражения всего богатства чувств.
Виды деловой переписки, классификация
Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида - почтовая связь и электронная связь.
Письмо доктору Лоре
(англ. Letter to Dr. Laura) — открытое письмо к популярной американской радиоведущей и психологу Лоре Шлессингер (англ.), опубликованное в Интернете неизвестным автором в 2000 году. Поводом послужило заявление Шлессингер, что она, как ортодоксальная иудейка, считает гомосексуальность «мерзостью», сославшись при этом на Ветхий Завет (Левит 18:22).
Пролетарская революция журнал
Введение 1 Основные сведения Список литературы Пролетарская революция (журнал) Введение «Пролетарская Революция» — исторический журнал, издавался в Москве в 1921—1941 годах.
Для чего нужна процедура Function?
Функция выполняет служебное действие, например вычисление, и возвращает значение. Вызвать функцию можно, написав её имя и передав ей аргументы, в нужном месте вашей программы.