1Л.Д. Ефремова,
заместитель генерального директора аудиторсно-нонсультационной группы «РБС»
Эффективная эксплуатация основных средств (ОС) не может быть организована без построения системы их ремонта. Это самый распространенный, наиболее частый и доступный по объему расходуемых ресурсов способ восстановления ОС (помимо модернизации или реконструкции — п. 26 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н). О порядке оформления ремонта и приемки отремонтированных ОС, формировании и расходовании резерва на ремонт и о многом другом читайте в данной статье.
Внутрифирменный документооборот по организации ремонта
Государственным комитетом РФ по статистике утвержден и введен в действие ряд унифицированных форм первичной учетной документации (постановления Госкомстата России от 30.10.1997 № 71 а, от 18.08.1998 № 88, от 25.12.1998 № 132, с учетом изменений и дополнений). Среди этих унифицированных форм для оформления операций по ремонту имущества используются следующие: — форма № ОС-3 «Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов» (подписывается работником организации, уполномоченным на приемку основных средств, и представителем ремонтного подразделения организации (при хозяйственном способе работ), утверждается руководителем организации или иным уполномоченным лицом, после чего передается в бухгалтерию). Если ремонт выполнен сторонней организацией (подрядным способом), акт составляют в двух экземплярах;
форма № ОС-6 «Инвентарная карточка учета основных средств» (в случае осуществления капитального ремонта);
форма № ИНВ-10 «Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств» (применяется при инвентаризации незаконченных ремонтов зданий, сооружений, оборудования и других объектов основных средств). Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании проверки состояния работ в натуре, подписывается всеми членами комиссии, после чего один экземпляр передается в бухгалтерию, второй — материально ответственным лицам. Форма содержит данные об экономии и перерасходе затрат на выполнение ремонта по сравнению с планом, которые применяются для выявления внутренних резервов и в системном бухгалтерском учете не отражаются;
форма № КС-3 «Справка о стоимости выполненных работ и затрат» (применяется для расчетов и составляется ежемесячно специалистом организации, выполнявшей в отчетном периоде работы по капитальному ремонту зданий и сооружений). Заполняется в двух экземплярах: первый — для подрядчика (строительной организации), второй — для заказчика (владельца ремонтируемого объекта). При осуществлении операций, по которым не утверждены унифицированные формы, организации имеют право использовать формы, разработанные самостоятельно, при условии их соответствия требованиям Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Ремонт основных средств рекомендуется проводить в соответствии с планом, сформированным в разрезе видов основных средств, подлежащих ремонту, в денежном выражении исходя из системы (графика) планово-предупредительных ремонтов, разрабатываемой организацией с учетом технических характеристик основных средств (возраста, степени фактической изношенности и др.), условий их эксплуатации и других причин. Этот план и система (график) утверждаются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом (главным инженером, главным механиком и т.п.).
В целях обеспечения контроля над своевременностью возврата основных средств из ремонта инвентарные карточки (форма № ОС-6) на данные объекты в картотеке переставляются в группу «Основные средства в ремонте». При возвращении основных средств из ремонта производится обратное перемещение инвентарных карточек в группу «Основные средства в эксплуатации». Если после ремонта объекты передаются в запас, инвентарные карточки включаются в группу «Основные средства в запасе».
Одним из самых важных документов для оформления операций по ремонту ОС является дефектная ведомость — акт визуального осмотра объекта ОС, требующего ремонта. Он составляется комиссией в составе представителей бухгалтерской службы, службы, в которой эксплуатируется данный объект, и ремонтной службы организации (либо подрядчика по ремонту). Дефектная ведомость должна состоять из трех разделов-.
идентификация осматриваемого объекта (инвентарный номер, данные изготовителя, адрес и данные БТИ для объектов недвижимости, паспорт транспортного средства для автотранспорта и проч.);
причины, по которым объект требует ремонта (ссылка на технические регламенты при осуществлении периодического планово-предупредительного ремонта, рассмотрение причин поломки при аварийном ремонте и т.д.);
перечень работ, необходимых для приведения объекта в рабочее состояние (иногда указывается также плановая стоимость этих работ).
Если дефектная ведомость содержит указанные сведения, это позволяет организации:
разработать и внедрить мероприятия по устранению причин аварийного ремонта. что обусловит реальную экономию средств на ремонт и эксплуатацию ОС;
обосновать экономическую оправданность производства ремонтных работ для целей налогообложения прибыли (ст. 252 Налогового кодекса РФ), поскольку без дефектной ведомости бухгалтеру сложно доказать налоговому инспектору, почему, например, данный объект ремонтируется каждый год, а не раз в два-три года;