План
Немного из истории.
Возможности секретаря-референта.
Основные функции секретаря.
Современные требования.
Классификация секретарей.
Обязанности.
Вывод .
1. Немного из истории.
Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы.
А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-секретари.
Возможности секретаря-референта.
Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.
Секретарь должен быть всегда в “форме” : тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения., уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать “нюансы” дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.
Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.
Основные функции секретаря.
Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:
знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс) ;
знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями ; заниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;
знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.
Современные требования.
Чтобы отвечать современным требованиям, секретарь должен обладать следующими качествами:
иметь профессиональный имидж;
хорошо владеть речью и письмом;
обладать хорошей памятью;
хорошо ориентироваться во времени;
содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;
уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;
осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;
быть энергичным, проявлять инициативу;
быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;
поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;
контролировать финансы офиса;
быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.
Классификация секретарей.
Есть несколько позиций, которые занимают секретари: RECEPTIONIST – девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность. На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.
Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса.
Самая же высокая должность –PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры… Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.
Обязанности.
Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:
учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;
оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п.. ;
подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;
оформление протоколов рассылок выписок из них;
анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;
подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;
прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;
организация приемов посетителей;
прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.
Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:
техническое обеспечение работы руководителя;
подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;
организация приема работников и посетителей;
телефонное обслуживание;
подготовка командировок;
организация презентаций и специальных приемов гостей;
стенографирование;
контроль за праздничными и юбилейными датами;
обработка почты;
машинописные работы;
сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;
сбор материалов для докладов и речей руководителя;
ведение табеля учета рабочего времени и т.д.
Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.
Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.
Вывод .
Помните: ваши ошибки – это ошибки того должностного лица, в структурном подразделении которого вы работаете.
Приступая к работе, ответьте себе на следующие вопросы: Что нужно сделать? Как? Когда? Какой ожидаемый результат?
Немного размышления, чуточку здравого смысла, оперативности – и все готово. Если вы целеустремленная и организованная, деловая, доброжелательная в общении с окружающими, обаятельная и привлекательная, то профессия секретарь ждет вас.
Другие работы по теме:
Мирзоян, Левон Исаевич
Левон Исаевич Мирзоян (ноябрь 1896 — 26 февраля 1939) — советский, государственный и партийный деятель. Родился в Нагорном Карабахе в семье крестьянина, армянина по национальности. В 1917 вступил в РСДРП(б). С 1919 на партийной работе. В 1926—1929 первый секретарь ЦК ВКП(б) Азербайджана. В 1929—1933 секретарь Пермского окружкома, затем 2-й секретарь Уральского обкома ВКП(б).
Герштейн, Хаим Срулевич
Хаим Срулевич Герштейн (партийный псевдоним Типограф; 1903, Кишинёв Бессарабской губернии — 1963, Москва) — участник коммунистического подполья в Бессарабии, советский партийный деятель. Секретарь Временного обкома Коммунистической организации Бессарабии с декабря 1922 года, в 1937—1938 годах — секретарь Бессарабского обкома Коммунистической партии Румынии.
Клейтон, Джон Миддлтон
Джон Миддлтон Клейтон (англ. John Middleton Clayton; 24 июля 1796 года — 9 ноября 1856 года) — североамериканский государственный деятель. Окончил Йельский университет и занимал юридической практикой с 1819 года. C 1824 года депутат Палаты представителей штата Делавэр, в 1826—1828 государственный секретарь штата.
Новотный, Антонин
Антонин Новотный (чеш. Antonнn Novotnэ, 10 декабря 1904, Летнаны, ныне Прага — 28 января 1975, Прага) — чешский и словацкий политический деятель, Президент Чехословакии в 1957—1968, 1-й секретарь ЦК КПЧ в 1953—1968.
Пуль, Эмиль
Введение 1 Биография Список литературы Введение Эмиль Пуль (нем. Emil Puhl), полное имя: Эмиль Йохан Рудольф Пуль (28 августа 1889 года, Берлин — 1962 год), государственный деятель Третьего рейха, директор и вице-президент Имперского банка, статс-секретарь Имперского правительства (11 февраля 1939 года — 8 мая 1945 года).
Моргенштерн, Израиль Маркович
Израиль Маркович Моргенштерн (1903, Баронча Сорокского уезда Бессарабской губернии — 25 сентября[1] 1941, Микауцы Страшенского района Молдавии) — деятель компартии Румынии, секретарь Бессарабского подпольного обкома партии (1936—1937).
Флоракис, Харилаос
Введение 1 Биография Список литературы Введение Хари́лаос Флора́кис (греч. Χαρίλαος Φλωράκης, 20 июля 1914, Рахула, Кардица — 22 мая 2005, Афины) — греческий государственный и политический деятель, Генеральный секретарь Коммунистической партии Греции в 1972−1989.
Шарангович, Василий Фомич
Введение 1 Биография 2 Память Список литературы Введение Васи́лий Фоми́ч Шаранго́вич (белор. Васіль Фаміч Шаранговіч; 20 февраля (4 марта) 1897, деревня Кочаны (Виленская губерния, ныне Мядельский район Минской области — 15 марта 1938, Москва) — советский партийный деятель.
Коммунистическая партия Туркестана
- коммунистическая партия, правящая партия в Туркестанской Автономной Советской Социалистической Республике. По инициативе ташкентской организации большевиков с целью создания туркестанской краевой организации с единым партийным центром летом 1918 года в Ташкенте была созвана партийная конференция.
Коммунистическая партия Черногории
(сербохорв. Комунистичка партија Црне Горе) — коммунистическое движение, созданное в 1948 году и подчиненное Коммунистической партии Югославии. В 1952 году после Шестого конгресса КПЮ, Коммунистическая партия Черногории была переименована в
Морская блокада Юга
Морская блокада Юга — политическая, военная и экономическая акция властей Соединённых Штатов Америки против Конфедерации во время Гражданской войны в США. Блокада являлась частью плана «Анаконда» и была поддержана практически всеми властями Севера. Гедеон Уиллес, морской секретарь США, считал блокаду весомым вкладом ВМФ США в войну против Юга[1].
Птица-секретарь
Введение 1 Описание 2 Поведение 3 Распространение 4 Питание 5 Размножение 6 Человек и птица-секретарь Список литературы Введение Птица-секретарь[1], или секретарь[2] (лат. Sagittarius serpentarius) — птица из отряда соколообразных, единственный вид семейства секретарей. Её своеобразное имя происходит от чёрных перьев на голове, напоминающих гусиные перья, которые раньше любили вставлять в свои парики судебные секретари.
Горбунов, Николай Петрович
Введение 1 Биография 2 Служба в РККА 3 На правительственной и научной работе 4 Арест 5 Награды Список литературы Введение Николай Петрович Горбунов (9 (21) июня 1892, Красное Село — 7 сентября 1938) — советский государственный и общественный деятель, учёный-химик.
Тейтельбойм, Володя
Валентин Тейтельбойм Волоски (исп. Valentнn Teitelboim Volosky, псевдоним — Володя Тейтельбойм (исп. Volodia); 17 марта 1916, Чильян — 31 января 2008, Сантьяго) — чилийский писатель и поэт, общественный и политический деятель, подпольщик, генеральный секретарь Коммунистической партии Чили.
Хусейн ар-Ради
Хусейн Ахмед Ар-Ради (др. Ради, Ар-Рады или Рады, 1924 — 7 марта 1963) — иракский политический деятель, а также поэт и художник. Генеральный секретарь Иракской коммунистической партии (ИКП) с 1956 года вплоть до своей смерти.
Югов, Арон Абрамович
Арон Абрамович Югов (наст. фамилия Фрумсон ; 1886 ,Ростов-на-Дону — 1954) — российский социал-демократ. Меньшевик с 1903 года. Занимался нелегальной революционной работой в Ростове-на-Дону, Мариуполе, Одессе, Севастополе, Санкт-Петербурге, Москве.
Министр иностранных дел США
Министр иностранных дел США , точнее Секретарь иностранных дел Соединённых Штатов Америки (англ. United States Secretary of Foreign Affairs) — министерский пост, существовавший в правительстве Соединенных Штатов Америки с 10 января 1781 по 15 сентября 1789, отвечавший за иностранные дела и ведавший внешними сношениями.
Табель о рангах
При равенстве класса по "Табели" военный чин считался выше придворного, а придворный выше гражданского. Чины в гвардии считались до 1884 года на два класса выше чем в армии, с1884 года на один класс выше.
Гонсалес, Гало
Гало Гонсалес Диас (исп. Galo Gonzбlez Dнaz, 22 февраля 1894, Ногалес — 8 марта 1958, Сантьяго) — чилийский политический деятель, генеральный секретарь Коммунистической партии Чили (1949—1958).
Охеда, Алонсо
Алонсо Охеда Олаэчеа (исп. Alonso Ojeda Olaechea, подпольный псевдоним — Карлос Самора , 11 августа 1918, Баринас — 8 апреля 2006, Каракас) — один из видных деятелей венесуэльского рабочего и коммунистического движения, генеральный секретарь Коммунистической партии Венесуэлы (1985 - 1990).
Деннис, Юджин
Юджин Деннис - деятель американского и международного рабочего движения, Генеральный секретарь, затем - Председатель Коммунистической партии США.
Сегизбаев Султан
(1899(1899), аул Жагалбайлы, Ташкентский уезд (ныне Южно-Казахстанская область), Сырдарьинская область (Российская империя) — 25 февраля 1939), Москва) — советский партийный и государственный деятель. Сын крестьянина. Казах.
Хани, Крис
Крис Хани (коса Chris Hani, 28 июня 1942 — 10 апреля 1993) — южноафриканский революционер, генеральный секретарь Коммунистической партии ЮАР, член Национального исполкома АНК, начальник штаба Умконто ве сизве.
Хрущев Никита Сергеевич
ХРУЩЕВ Никита Сергеевич (1894-1971), советский государственный политический деятель, Герой Советского Союза (1964), Герой Социалистического Труда (1954, 1957, 1961). Из крестьян. С 1909 слесарь на заводах и шахтах Донбасса. В 1928 заведующий организационным отделом ЦК КП(б) Украины, с 1929 учился в Промышленной академии.
Олжас Омарович Сулейменов
Сулейменов Олжас Омарович (18.05.1936) Казах, поэт, общий деятель, Член КПСС с 1969 года. Окончил геологический факультет КазГУ (1959г.) и Литературный институт имени А. М. Горького (1961г.). В 1962 – 71 литературный сотрудник газеты «Казахская правда», главный редактор сценарно-редакционной коллегии киностудии «Казахфильм», заведующий отделом журналистики «Проетор», 1971-81 секретарь правления СП Казахстана, 1981-83 председатель Государственного комитета Казахской ССР по кинематографии.
Смоле, Янко
Янко Смоле (словен. Janko Smole; 2 июня 1921, Любляна, Королевство Югославия — 11 июня 2010, Любляна, Словения) — югославский и словенский политический деятель, председатель Исполнительного веча Социалистической республики Словения (1965—1967), федеральный секретарь финансов СФРЮ (1967—1974).
Аммосов, Максим Кирович
Макси́м Ки́рович Аммо́сов (10 (22) декабря 1897, Хатырыкский наслег, Намский улус, Якутская область — 28 июля 1938, Москва) — советский государственный и партийный деятель, активный участник борьбы за установление Советской власти в Сибири. Максим Аммосов вместе с Платоном Ойунским и Исидором Бараховым, сыграл решающую роль в образовании Якутской АССР в апреле 1922 года.
Гикало, Николай Фёдорович
Никола́й Фёдорович Гика́ло (8 (20) марта 1897 г., Одесса — 25 апреля 1938 г.) — советский государственный и партийный деятель. Член компартии с 1917 года.
Барамия, Михаил Иванович
Михаил Иванович Барамия (1905 с. Лесичине, Грузия — ?) — советский государственный и партийный деятель. Биография С 19 лет на комсомольской, а затем и партийной работе.
Картвелишвили, Лаврентий Иосифович
Лаврентий Иосифович Картвелишвили (псевдоним. Лаврентьев) (груз. ლავრენტი იოსების ძე ქართველიშვილი, 16 апреля 1890 село Ианеты Грузия - 22 августа 1938 Москва) - советский политический и партийный деятель, революционер.
Антипов, Николай Кириллович
Николай Кириллович Антипов (3 (15) декабря 1894—29 июля 1938) — советский государственный, партийный и военный деятель, видный революционер. Член ЦИК СССР 1—7 созывов, член ЦК ВКП(б) (1924—1937), кандидат в члены Оргбюро ЦК ВКП(б) (1924—1925, 1928—1930).
Багиса, Педро
Педро Багиса (исп. Pedro P. Baguisa, 31 января 1952, Кабанатуан, провинция Нуэва-Эсиха — 29 мая 2009, Антиполо, провинция Рисаль) — филиппинский политик, генеральный секретарь Коммунистической партии Филиппин (PKP-1930).
Мадлен Олбрайт
Олбрайт, Мадлен (Albright, Madeleine) (р. 1937), государственный секретарь США. Родилась 15 мая 1937 в Праге. Окончила Колумбийский университет, получив в 1968 степень магистра, а спустя восемь лет степень доктора наук.