Отчет по производственной практике 5

Федеральное агентство по образованию

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНДУСТРИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИНСТИТУТ ДИНСТАЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

ОТЧЕТ ПО ПРАКТИКЕ

Место прохождение

практики ООО «ТРАНСБАРЬЕР»

Срок практики с 01.07.09 по 29.08.09

Студент Забродская Елена

Группа ЭЛ08М22п

Руководитель практики Блинова Светлана Николаевна

Дата

Содержание

Стр.

Введение………………………………………………………………….. ....3

Цель и задачи практики………………………………………………..….....4

Миссия, цель и задачи фирмы……..……………………………………......5

Основной вид деятельности, структура фирмы……..………………..…....7

Организация делопроизводства на фирме………………………………….9

Перечень документов, необходимых выполнить самостоятельно в со-

ответствии с ГОСТ Р 6.30-2003………………………………………………....11

Общая оценка организации делопроизводства на предприятии и ре-

комендации по ее улучшению…………………………………………………..27

Список литературы …………………………………………………………..27

Справка………………………………………………………………………..28

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство – это ведение документации организации, предприятия , фирмы ,приём , заполнение, оформление, отправка документов, учёт и контроль за их движением и исполнением, обновления документов.

Не нужно доказывать , что знание делопроизводства , умение документально оформить управленческое решение , для любого специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движение документов с момента их создания до завершения.

В федеральном законе «Об информации , информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами , позволяющими её идентифицировать.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления фактов , событий . Документы , зафиксировав информацию , тем самым обеспечивают её сохранение и накопление , возможность передачи другому лицу , многократное использование , повторное и неоднократное возвращение к ней во времени.

ЦЕЛЬ И ЗАДАЧИ ПРАКТИКИ

Основной целью прохождения практики является закрепление и углубление знаний, приобретение практических навыков работы. Практические навыки играют определенную роль в профессионально деятельности любого специалиста.

Во время практики студент должен:

- приобрести навыки практической реализации теоретических знаний при решении задач документирования в управленческой и экономической деятельности;

- изучить по месту практики организационную структуру базового

предприятия, структуру своего подразделения, организацию рабочего

места;

- изучить особенности и специфику процесса производства, установление внешних и внутренних взаимосвязей, организацию документооборота;

- изучить используемые информационные технологии и вычислительную технику в организации процесса документооборота.

- научиться оформлять документы в соответствии с требованиями

ГОСТ Р 6.30-2003; Перечень типовых документов прилагается ниже.

- изучить методы и приобрести навыки работы с управленческой и

технической документацией.

МИССИЯ, ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ФИРМЫ-МЕСТА ПРАКТИКИ

Общество с ограниченной ответственностью ООО «ТРАНСБАРЬЕР» располагается

по адресу : г. Москва, ул. Бирюсинка, д.4, стр.19

Контактная информация: 462-35-61 , tb@transbarier

Почтовый адрес:107497,г. Москва, ул. Бирюсинка, д.4, стр.19

Цель создания ООО «ТРАНСБАРЬЕР»:

Максимизировать свою долгосрочную экономическую ценность и свой вклад в улучшение жизнедеятельности страны.

Предметом деятельности Общества является производственно-хозяйственная деятельность, направленная на получение прибыли и удовлетворение общественных потребностей в сфере строительно-монтажных работ широкого профиля деятельности, а также выполнение иных работ и оказания услуг.

Общество является юридическим лицом с момента его государственной регистрации в установленном законом порядке, имеет в собственности обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в судебных органах, в арбитражных и третейских судах.

Общество имеет самостоятельный баланс, расчетный, валютный и другие счета в банковских учреждениях, фирменный бланк, печать со своим наименованием, угловой и другие штампы.

Фирма ООО «ТРАНСБАРЬЕР» - это производственно – инжиниринговая компания, специализирующаяся в области проектирования и производства стальных и алюминиевых металлоконструкций для дорожного строительства.

Она осуществляет свою деятельность на всей территории Российской Федерации и в странах ближнего и дальнего Зарубежья. На рынке дорожных удерживающих ограждений фирма вкладывает значительные ресурсы в испытание и разработку новых изделий, постоянно повышая качество изготовляемой продукции. За годы существования организация прочно заняла, своё место в данной, отросли, о чём говорит постоянно расширяющаяся номенклатура производимой продукции, увеличение объёмов производства и расширение рынков сбыта.

Все ограждения испытаны на полигоне НИЦИАМТ в городе Дмитрове

Московской области и признаны полностью соответствующими европейскому стандарту. Объекты, на которых используются барьерные ограждения ООО «ТРАНСБАРЬЕР»: Федеральные автодороги:

Автомагистраль «УРАЛ» Автомагистраль «РОССИЯ» Автомагистраль «БАЛТИЯ» Автомагистраль «УКРАИНА»

В г.Москве Московская Кольцевая Автодорога (МКАД) Ленинский проспект Набережная реки Яуза Андреевский мост

Практику проходила в отделе кадров ООО « ТРАНСБАРЬЕР» в качестве секретаря инспектора отдела кадров

Основнаямиссия организации ООО «ТРАНСБАРЬЕР» этовыполнение проектов на высочайшем уровне для создания безопасному, комфортному автомобильному движению.

Длядостижения миссии используются следующие главные принципы работы:

- обеспечение высокого технического и технологического уровня разработок;

- комплексный подход к работе;

- высокая социальная ответственность.

ОСНОВНОЙ ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, СТРУКТУРА ФИРМЫ

Общество - объединение капитала, не все участники общества участвуют в его делах. Обществом управляет общее собрание либо учредителей, либо акционеров.

ООО – это одна из организационно- правовых форм предприятия.

ООО – это когда большинство членов общества не участвует в его делах, не отвечает по его обязательствам. ООО – не только получают доход в зависимости от размера своих вкладов, но и несут риск убытков, связанными с делами общества.

Отдельные виды деятельности, на осуществление, которых общество приобретает право на основании специальной лицензии, сертификата.

Осуществление строительно-монтажных работ

- РАБОТЫ ПО ЗАЩИТЕ КОНСТРУКЦИЙ И ОБОРУДОВАНИЯ:

- Антикоррозийная защита строительных конструкций и оборудования (в том числе химзащитные покрытия при воздействии средне и сильно агрессивных сред);

- ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ФУНКЦИЙ ГЕНЕРАЛЬНОГО ПОДРЯДЧИКА:

- Заключение договоров субподряда на выполнение отдельных работ;

2. ПРОИЗВОДСТВО НЕСУЩИХ МЕТАЛЛИЧЕСКИХ КОНСТРУКЦИЙ ИЗДЕЛИЙ 1 и 2 ГРУПП:

Ограждающие конструкции:

- Барьерные ограждения мостовых групп;

- облицовочные панели тоннелей и путепроводов;

- шумопоглощающие панели.

3. ПРОЕКТНЫЙ, ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ И СТРОИТЕЛЬНЫЙ

ИНЖИНИРИНГ

- разработка технологических зданий;

- разработка технологических процессов, приемов и способов;

- обеспечение производственных процессов и реализация продукции, в том числе производственно-технологическая комплектация.

4. Перевозка грузов (кроме опасных) с выполнением условий, обеспечивающих защиту интересов потребителей автотранспортных услуг.

5. Производство на территории РФ специальной продукции - экран звукопоглощающий и звукоизолирующий, шумозащитный - рекомендуемый для применения в строительстве.

6.Производство продукции – ограждения дорожные удерживающие для автомобилей боковые первого типа одностороннего исполнения.

Общество может осуществлять и другие виды деятельности, не запрещенные действующим законодательством.

Структура в широком смысле слова, есть совокупность составляющих систему элементов и устойчивых связей между ними. Альтернативные варианты формирования организационной структуры предприятия должна базироваться на стратегических планах, поскольку именно стратегия определяет структуру, а не наоборот. В этой связи под организационной структурой предприятия мы понимаем весь пакет взаимных договоренностей о разделении задач и полномочий внутри предприятия.

Схема организационной структуры предприятия

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Общее руководство вопросами документационного обеспечения, возлагается на секретаря. Непосредственная организация этой работы возлагается на специализированное структурное подразделение- отдел кадров. В свою очередь руководство отдела кадров осуществляет – начальник отдела кадров.

Организация работы с документами ООО «Трансбарьер» предполагает:

1) обеспечение условий для создания, накопления, обработки, хранеия и использования документированной информации;

2)обеспечение документированной информацией ее потребителей (как внутри, так и за пределами фирмы) в соответствии с их потребителями;

3) обеспечение соблюдения установленной на фирме технологии обращения с документированной информацией на всех ее этапах:

-документооборота;

создания и эксплуатации информационно-поисковых систем по документам;

-подготовки документов, надобность в которых миновала, к передаче на архивное хранение.

Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения образует документооборот фирмы. Документооборот предполагает взаимосвязанное и взаимосогласованное движение документированной информации по трем основным каналам: для входящих, исходящих и внутренних документов.

Порядок работы с входящими документами:

прием корреспонденции, проверка целостности упаковки и вложений, правильность адресации, вскрытие конверта, систематизация документов, заполнение регистрационных карточек, простановка штампов ,распределение документов на подлежащие передаче директору или секретарю для рассмотрения и вынесения резолюции и на подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения фирмы.

Порядок работы с исходящими документами:

получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов наличия приложений, указанных в основном документе, регистрация документов в регистрационно-контрольной форме, сортировка отправляемых документов по адресатам и видам почтовых отправлений, простановление адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковка писем для отправки на почту.

Порядок работы с внутренними документами:

получение распоряжения на подготовку документа, изучение материалов в освещаемом документе, составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать),согласование проекта документа, представление документа на подпись, передача на регистрацию, передача документа должностным лицам фирмы для руководства в повседневной работе, помещение дело.

Значение при документировании, имеют средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов. Так, средства для обработки документов присутствуют, как вручную, так и технологическими средствами (компьютеры, факсы, ксерокс, сканер).

Перечень документов, с которыми приходилось сталкиваться во время практики.

1.Структура и штатная численность

2.Приказ по основной деятельности

3.Приказ по личному составу

4.Протокол заседания (собрания)

5.Докладная записка

6.Деловое (служебное) письмо

7.Трудовая книжка

8.Командировочное удостоверение по форме Т- 10

9.Доверенность

1. Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Штатное расписание обязательно составляется работодателем по форме № Т-3 утверждается приказом, который пишется в свободной форме. Внесение любых изменений тоже оформляется приказом.

2. Приказы по основной деятельности – приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам. Дата приказа является дата его подписания начальством.

3. Приказы по личному составу регулируют приём, перемещение, увольнение работников, представление отпусков, присвоение разрядов, вынесение поощрений и взыскания работников. Приказы по личному составу оформляются на бланках предприятия.

4. Протокол заседания (собрания) – документ содержащий последовательнуюзапись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях, совещаниях, заседаниях совещательных органов. Протокол заседания отражает деятельность по совместно принятым решениям.

5.Докладная записка- это информационный документ, который составляется на имя руководителя компании. Цель докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации. Докладные записки бывают: внутренние и внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4 и подписывает их автор-составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4 и подписываются руководителем предприятия. Датой записи является дата её подписания.

6. Деловое (служебное) письмо. Деловое письмо имеет определённые правила оформления и составления. Его печатают на стандартных бланках формата А4 и А5

Служебное письмо является носителем определённой информации и является правовым документом.

7.Трудовая книжка – один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Все сведения в трудовую книжку заносятся без сокращения – полностью. Фамилия, имя, отчество и дата рождения работника записываются на основании паспорта, образование – на основании соответствующего документа, профессия – тоже на основании документа. По ней считают общий стаж работника. Трудовая книжка обязательно хранится у работодателя (ст. 66 ТК РФ)

8. Командировочное удостоверение – это документ, выдаваемый сотруднику

на время выполнения им служебных обязанностей вне постоянного места работы. Оно служит оправданием о месте и время нахождения в командировке. Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре на основании приказа о направлении в командировку и передаётся сотруднику. Бланк по форме №Т-10 является документом, подтверждающим время пребывания в служебной командировке.

9. Доверенность –документ о представлении права доверенному лицу на совершение каких либо действий от лица доверителя. Доверенность может быть выдана только дееспособными гражданами и юридическими лицами. Доверенность составляется в строго определённой письменной форме.

Штатное расписание составляется по установленной форме и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно приказом руководителя.

приложение 1

Унифицированная форма № T-3

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004г.№ 1

Фрязевский филиал ООО "ТРАНСБАРЬЕР"

Форма по ОКУД по ОКПО

Код

0301017

56506912

наименование организации

на период с « 06 »

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

января 20 09

УТВЕРЖДЕНО Приказом организации от Штат в кол-ве

« 31 декабря 20 08 г. № 53

111 единиц

Директор производства _________________________________ ________________________________________________________

личная подпись расшифровка подписи

Зам.ген.директора по экономике _________________________________ ________________________________________________________

личная подпись расшифровка подписи

Менеджер по кадрам _________________________________ ________________________________________________________

личная подпись расшифровка подписи

приложение 2

Приказ по основной деятельности

Общество с ограниченной ответственностью

«ТРАНСБАРЬЕР»

______________________________________________________

ПРИКАЗ

10 июля 2009г. №20

Согласно должностным обязанностям ряду сотрудникам необходимо вести переговоры и поддерживать контакты с представителями других организаций, предоставляя при этом необходимую о себе служебную информацию. В связи с этим

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Изготовить визитные карточки следующим сотрудникам:

Ефремову С.А. – 150 шт.

Полосину В.н. – 100 шт.

Новиковой М.А. – 100 шт.

Ответственный помощник по рекламе и технологиям Газин Д.В. срок исполнения 3 дня.

Генеральный директор ООО «ТРАНСБАРЬЕР» А.И. Никольский

приложение 3

Приказ по личному составу

Общество с ограниченной ответственностью

«ТРАНСБАРЬЕР»

П Р И К А З

20 июля 2009 № 15

О направлении на обучение

Максименко П.В.

В соответствии с законом г. Москвы от 12 марта 2008г. №13 «О пожарной безопасности» и Распоряжением первого заместителя Премьера Правительства Москвы от 14 мая 1997г. №508-РЗП «О порядке обучения в области пожарной безопасности»

ПРИКАЗЫВАЮ:

Направить на обучение по охране труда, технике безопасности и мерам пожарной безопасности Максименко П.В. с 12.07.2009.

Главному бухгалтеру Шариковой Ю.А. оплатить расходы связанные с обучением.

Контроль за выполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор

А.И. Никольский

Проекты приказов по ГОСТ Р 6.30-2003 печатаются на стандартных бланках установленной формы шрифтом №13.

приложение 4

Протокол заседания (собрания) ООО «ТРАНСБАРЬЕР»

ПРОТОКОЛ №26

от « 19 » июля 2009г.

г. Москва

Присутствовали:

Никольский А.И.- ген.директор ООО «ТРАНСБАРЬЕР»

Максименко П.В. – нач. конструкторского отдела

Тимофеев В.И. – ген.директор ООО «Владимир»

Тимов Ю.В. – заместитель гл. инженера ОАО «Мобильные ГТЭС»

Свиридов И.Э. – коммерческий директор ОАО «Мобильные ГТЭС»

Сроки окончания строительства:

10 августа 2009 г. – окончание заливки бетона (Тимофеев);

11 августа 2009 г. – стойки 50 шт. (доставка на площадку (Максименко));

13 августа 2009 г. – установка шпилек;

14 августа 2009 г. - установка стоек на участке;

17 августа 2009 г. – установка ворот (Максименко).

Председатель А.И. Никольский

приложение5

Докладная записка

Директору производства

ООО «ТРАНСБАРЬЕР»

Месхия В.В.

Цех №1

Докладная записка

05.05.2009 № 5

Довожу до вашего сведения, что штамповщица Турова Н.Н отсутствовала на работе 04.05.2009г. без уважительной причины.

Прошу принять соответствующие меры.

Мастер цеха Галанова С.В.

приложение 6

Трудовая книжка

приложение 7

Унифицированная форма № Т-10

Утверждена постановлением Госкомстата

России от 5 января 2004 г. № 1

наименование организации

фамилия, имя, отчество

____________________________ФРЯЗЕВСКИЙ ФИЛИАЛ_______________________________________________________

структурного подразделения

____________________ВОДИТЕЛЬ________________________________________

должность (специальность, профессия)

командируется в _г.Санкт-Петербург___ «Мостоотряд 19»____________________

место назначения (страна, город, организация)

__________________________________________________________________________________________________________

для _____поставки продукции__________________________________________

цель командировки

на 4 (четыре)_______ календарных дней (не считая времени нахождения в пути)

________________________________________________________________________

с «_30_» июня______________ 2009_ г. по «__02» июля______________ 2009 _ г.

Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его

документа _________паспорт____4606 №_125320_______________________

наименование, серия, номер

Руководитель организации _директор______ ______________ _В.В._Месхия_____________

должность личная подпись расшифровка подписи

________________________________________________________________________

Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения,

выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:

приложение 8

Доверенность №16

05.05.2009г.

Я, Завьялов Евгений Васильевич, проживающий в г.Электросталь, ул. Победа, д.10, кв. 45, доверяю Шавриковой Елене Борисовне, проживающей в г. Электросталь,ул. Победа, д.10, кв. 47,получить в кассе бухгалтерского отдела ООО «Трансбарьер», причитающуюся мне заработную плату за апрель месяц 2009г.

В получении за меня расписаться и выполнить все действия, связанные с данным поручением.

Завьялов

приложение 9

Генеральному директору ООО «Трансбарьер» Никольскому А.И.

28.04.2009г. 5674

Уважаемый Алексей Игоревич !

Прошу Вас рассмотреть возможность выезда специалиста на ОАО «Пермский Моторный Завод» для проведения дефектации трех компрессоров 1.6МК-20/12.5 (г.Свердловск, 1978г. выпуска) и восстановления технической документации с целью последующего капитального ремонта и автоматизации работы компрессоров.

При положительном решении прошу выслать в наш адрес договор и счет на проведение данных работ. Счет за техническую документацию компрессора 1.6МК-20/12.5 прошу предоставить отдельно.

(паспорт предприятия прилагается).

Главный энергетик Н.А. Бобров

Контактное лицо: Лямин Д.В.

Т.: 8(342)240-25-27, 8-902-32-56-420,

Ф.:8(342)245-92-71

Общая оценка организации делопроизводства на предприятии и рекомендации по ее улучшению

Оперативность и надежность управления документооборота на предприятии связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Сокращению документооборота способствует более четкое распределение функций между структурными подразделениями и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии предприятия и его руководства. Это означает полную управляемость подчиненных руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплину.

Список литературы

1.Парова Л.М. Документирование управленческой деятельности: Учебное

пособие. – М.: МГИУ, 2007. – 83 с.

2.Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учеб. пособие для вузов. - М.-Новосибирск.: ИНФРА-М.Сибирское соглашение, 2005

3. Информатика. Базовый курс: учеб. пособие для вузов. / С.В.Симонович, Г.А.Евсеев,В.И.Мураховский и др.; под ред.С.В.Симоновича - СПб.: Питер, 2006 Гриф МО,

4. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов, 2003

6. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности. С-Пб.: Питер, 2005