Часть I. Системы управления документами, их функции
Основные функции СУД Архитектура СУД Хранилище документов Система управления документооборотом Коммуникационная средаИнтеграционные компоненты
Системные компоненты
Заключение Список литературы ВведениеСистема управления документами (СУД)1 — система, обеспечивающая работу с документами.
Информация, которая находится в разрозненно хранящихся документах, содержит много ценного, выявляемого только при обработке. Этой цели отвечает СУД, обеспечивающая управление документами, т.е. способная создавать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы.
Главная функция этой системы — поиск и индексирование документов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно также знать, кто пользуется документами в любой момент времени.
Часть I. Системы управления документами, их функцииКомпания IDC дает следующее определение рынка Систем Электронного Управления Документами:
"Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Обычными возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность".2
Основными функциями СУД являются:
прием, регистрация и учет документов;
упорядочение и классификация документов;
обработка документов;
дописывание комментариев к документам;
поиск документов по названиям разделов, ключевым словам;
создание личных библиотек документов;
изменение конфигурации документов;
контроль версий документов при их модификации;
предоставление возможности удаленного доступа к документам;
управление информацией в базе данных;
обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;
пересылка и рассылка документов;
администрирование учета и архивирования данных.
Система управления документами должна также обладать возможностью редактирования и слияния документов, включения в них звуковых фрагментов, видеофильмов, изображений и текстов. СУД обеспечивает постоянное обновление информации, входящей в документы.
Поиск документов должен осуществляться в соответствии с разнообразными их характеристиками: дата создания, авторы, организация, рассматриваемая тема, тип документа. Управление документами наиболее эффективно осуществляется в сети предприятия, но все шире используется доступ к информации через глобальные сети.
СУД можно разбить на пять подсистем3, решающие самостоятельные задачи (см. таблицу).
Задача | Подсистемы СУД |
Документы нужно надежно хранить | Централизованное хранилище электронных документов |
Документы нужно обрабатывать | Система управления документооборотом |
Участники процессов должны иметь эффективные средства взаимодействия | Коммуникационная среда |
СУД должна быть связана с другими компонентами информационной системы | Интеграционные компоненты |
Все это должно на чем-то работать | Системные компоненты |
Создается единая база данных на сервере, которая позволяет надежно хранить документы, систематизировать их и быстро находить нужную информацию. При этом реализуется важнейший принцип СЭУД: документ хранится в единственном экземпляре в месте, хорошо защищенном от несанкционированного доступа.
Бумажные документы попадают в хранилище в результате их сканирования, а электронные — прямо из той программы, в которой они создаются.
Для быстрого поиска документов хранилище снабжается механизмом сквозного или, как его еще называют, полнотекстового поиска, позволяющим за очень короткое время найти нужный документ по содержащимся в нем ключевым словам.
Система управления документооборотомДокументооборот обычно рассматривается в рамках одной компании, и является отражением ее бизнес-процессов, а способы управления ими у каждой фирмы уникален.
Кроме того, любая успешно действующая организация непрерывно меняется. Создание новой продукции, приобретение нового бизнеса, завоевание новых рынков вызывают изменения в организационной структуре, в управленческих процедурах, в формах и маршрутах движения документов. Чтобы успеть за этими изменениями, нужно использовать для автоматизации рабочих процедур специальные программные средства.
С помощью конструктора бизнес–процедур процесс обработки документов можно представить как последовательность шагов. На каждом шаге обработки документа определяется, что следует сделать с документом и кто должен быть исполнителем. По окончании шага система автоматически вычисляет, куда направить документ дальше, и происходит автоматическое уведомление следующего исполнителя. При этом все участники процесса могут наблюдать его в виде наглядной диаграммы и видеть, на какой стадии обработки находится документ.
Коммуникационная средаЧтобы обеспечить эффективное взаимодействие участников автоматизированного документооборота, СУД требуется некая "сигнальная система". Обычно это электронная почта.
По электронной почте сотрудники получают извещения о событиях, происходящих в системе, таких как появление новых документов, поступление документа на рассмотрение, нарушения контрольных сроков. Извещение, как правило, содержит гиперссылку, которая позволяет открыть соответствующий документ из централизованного хранилища.
В последнее время популярными становятся также средства обмена сообщениями, позволяющие участникам бизнес-процессов, в том числе и между различными организациями, общаться "в режиме реального времени": получать информацию о наличии друг друга на рабочем месте, обмениваться текстовыми сообщениями, а также проводить аудио- и видеоконференции.
Интеграционные компонентыСУД - это всего лишь одна из компонент информационной системы, причем, как правило, создается она не в первую очередь. И, конечно, СУД должна быть интегрирована в общую среду таким образом, чтобы не возникало участков с "ручной" обработкой информации.
Системные компонентыТехническими средствами, позволяющими обеспечить функционирование СУД, являются информационные магистрали, серверы, дисковые массивы, библиотеки оптических дисков, сканеры для массового ввода документов и специализированное серверное программное обеспечение.
ЗаключениеУправление документами лишь часть глобальной системы, частью которой может является и простое хранилище файлов или электронная почта. В своем развитии подобные системы стремятся к воплощению идеала – системы управления знаниями, обычно на корпоративном уровне.
Как показывает практика, внедрение СУД проходит поэтапно, отдельными составляющими, некоторые из которых, бывает, и вовсе не приживаются в конкретном бизнес-процессе.
Следует отметить, что потребность в таких системах появляется у организаций (фирм) прежде, чем у них появляется финансовая возможность, готовые системы могут стоит не одну сотню тысяч долларов, и ещё столько же внедрение. В России использование импортных СУД осложнено их неприспособленностью к условиям нашей действительности.
Список литературыКак управлять документами в современной организации, Виктор Таранов, 2003г., directum/514280.shtml.
Гипертекстовый энциклопедический словарь по информатике, 2004г., ibd.tsi.lv/sart.pl?T1=QEP.
Системы Управления Документами, Алексей Жданов, 2003г., naumen/go/company/press/judgement.
Захаров О. Что такое электронный документооборот. Компьютер пресс. 1997г., № 4, с. 79-82.
IDC. Europe Document Management Market Review and Forecast, 1998-2003, (2000. февр.).
МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
им. М.В. ЛОМОНОСОВА
ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ
кафедра экономической информатики экономического
факультета МГУ
Реферат
на тему: “СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ, ИХ ФУНКЦИИ”.
Выполнил:
студент 315 гр. Бровкин Александр
Проверил:
доц., канд. тех. наук Когаловский М.Р.
Москва
2004
1 Document Management System (DMS)
2 IDC. Europe Document Management Market Review and Forecast, 1998-2003,
(2000. февр.).
3 “Как управлять документами в современной организации”, Виктор Таранов, 2003г.
directum/514280.shtml